Автонумерация договоров контрагентов в 1С — номер и наименование

У договора контрагента в 1С есть реквизит Номер, но нумерации у него нет. Это обычное строковое поле: что менеджер напечатал, то и стало номером. Наименование тоже набирается руками, каждый раз заново. Через год в справочнике «Договоры с контрагентами» соседствуют «Договор 12», «дог. 12 от 03.09», «12/1-ЭМ», два договора с одинаковым номером и десяток вовсе без номера. Найти нужный договор по номеру становится нельзя, а в печатных формах и в переписке с клиентом номер выглядит по-разному у каждого менеджера.

Расширение закрывает это на уровне записи: при сохранении нового договора номер, дата и наименование заполняются сами. Менеджер работает как обычно и номер не трогает — счётчик ведёт расширение.

Что это даёт

• Номера договоров идут подряд и не повторяются: счётчик один на базу или один на организацию, а не свой у каждого менеджера.
• Нумерация продолжается с текущего места, а не начинается с единицы: в настройках вы указываете, каким номером договоры пронумерованы сейчас.
• Наименование договора собирается по единому шаблону — одинаково у всех менеджеров и во всех печатных формах.
• Договор с несколькими юридическими лицами в базе больше не путается: у каждой организации может быть собственная нумерация со своим префиксом.
• Ничего не переучивать: форма договора остаётся типовой, новых кнопок в ней не появляется.

Нумерация договоров: сквозная по базе или отдельная по организации

Разрез нумерации задаётся переключателем Разрез нумерации и имеет два положения.

Сквозная по базе — один общий счётчик на всю информационную базу. Поле Последний номер показывает, каким номером нумерация закончилась; следующий записанный договор получит номер на единицу больше. Так работали прежние версии расширения, и для базы с одной организацией этого достаточно.

Отдельная по организации — у каждой организации собственный счётчик. Под переключателем появляется таблица из двух колонок: организация и её последний номер. Добавьте в неё строку по каждому юридическому лицу и укажите, каким номером его договоры пронумерованы сейчас. Организацию, которой в таблице нет, расширение заведёт само при первой же записи договора — её нумерация начнётся с единицы.

Смысл таблицы именно в продолжении: вы открываете последний договор организации, смотрите его номер и вписываете это число. Тогда следующий договор получит следующий номер, а не единицу поверх сотни уже существующих.

Счётчик увеличивается только после того, как договор фактически записан. Если запись не состоялась — сработала типовая проверка заполнения или пользователь закрыл форму — номер не расходуется и не образует «дыру» в нумерации.

Отдельная деталь для баз, где настройки открывает не один человек: если пока форма настроек была открыта, кто-то записал договор и счётчик ушёл вперёд, при сохранении формы он перечитывается заново. Назад значение не откатывается, и следующий договор не получает уже занятый номер.

Префикс номера договора: без префикса, префикс организации или свой

Что подставить перед числом, задаёт переключатель Вариант префикса:

• Без префикса — только число: 1, 2, 3.
• Префикс организации — префикс из карточки организации, тот же, что типовая использует в номерах документов: ТМ-1, ТМ-2.
• Свой префикс — произвольный текст из поля Префикс; само поле появляется на форме только при выборе этого варианта.

Префикс организации и нумерация по организации — вещи независимые: можно вести сквозной по базе счётчик, но с префиксом каждой организации, и наоборот.

Наименование договора по шаблону из его же реквизитов

Поле Шаблон наименования описывает, как собрать наименование нового договора. Любой реквизит договора подставляется по имени в квадратных скобках:

Договор [Номер] от [Дата] с [Владелец]

Даты подставляются в формате дд.мм.гггг. Полный список доступных параметров показывает кнопка ? рядом с полем — она открывает перечень реквизитов справочника «Договоры контрагентов» именно вашей конфигурации, так что точное имя реквизита вспоминать не нужно.

Одно место здесь стоит знать заранее: контрагент договора подставляется параметром [Владелец], а не [Контрагент]. В карточке договора поле подписано «Контрагент», но владельцем элемента справочника платформа считает именно его, и в шаблоне работает имя стандартного реквизита. То же с параметром [Код] — это код контрагента-владельца. До версии 739.2.1.0 оба параметра оставались в наименовании как текст в скобках: расширение перебирало только собственные реквизиты договора и не доходило до стандартных.

Там же исправлена вторая неочевидная вещь: наименование собиралось раньше, чем выдавался номер, поэтому [Номер] в шаблоне давал пустое место — ровно в том примере, который предлагает подсказка. Теперь наименование собирается последним, когда номер и дата уже проставлены.

Если шаблон не заполнен, наименование расширение не трогает. Если наименование введено вручную — оно остаётся как есть: заполняются только пустые реквизиты.

Где настройки автозаполнения договоров и кто их меняет

После установки расширения в разделе НСИ и администрирование появляется группа команд Автозаполнение договоров с единственным пунктом Настройки (в «Бухгалтерии предприятия» раздел называется Администрирование). Она открывает форму, где собрано всё перечисленное выше.

Настройки общие на всю базу: их задаёт администратор, а действуют они у всех пользователей. Сотрудник без полных прав форму откроет, но только на просмотр — сохранение ему недоступно, при этом номер и наименование его договоры получают штатно. Это проверено отдельным прогоном под пользователем с ролями менеджера по продажам.

Хранятся настройки в служебном элементе справочника «Дополнительные отчёты и обработки» — отдельной константы или регистра расширение не заводит. Практическое следствие: при выгрузке и загрузке информационной базы настройки переезжают вместе с данными, а искать их в списке констант бесполезно.

Ещё два поля формы:

• Заполнять дату — при записи договора с незаполненной датой подставляется текущая дата.
• Только при создании договора — расширение работает лишь на новых договорах. Снимите флажок, если хотите, чтобы пустые реквизиты дозаполнялись и при перезаписи ранее созданных договоров. Флажок стоит держать включённым, пока вы не убедились на паре договоров, что шаблон собирает наименование именно так, как задумано: перезапись затрагивает старые документы.

Описание каждого поля есть и внутри 1С — кнопка Справка на форме настроек, отдельно открывать инструкцию не нужно.

Установка расширения и выбор файла под конфигурацию

Поставка идёт двумя файлами: один для российских и белорусских конфигураций (УТ 11.4 и 11.5, КА 2.4 и 2.5, ERP 2, БП 3.0, УТ 3.4/3.5 BY, КА 2.4/2.5 BY), второй — для казахстанских (УТ 3.4 KZ и «Бухгалтерия для Казахстана» 3.0). Файл выбирается по названию: оно содержит перечень конфигураций.

Порядок установки обычный:

1. Распакуйте архив, полученный после оплаты.
2. Откройте НСИ и администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Расширения.
3. Нажмите Добавить из файла, выберите .cfe вашей конфигурации, снимите флажок Безопасный режим и перезапустите программу.

Флажок Безопасный режим снять обязательно, и это первое, что стоит проверить, если номер не заполнился. В безопасном режиме платформа не даёт расширению записывать данные: договор сохраняется с пустым номером, без ошибки и без сообщения — по внешнему виду не понять, что расширение вообще не отработало.

Если файл поставлен не тот, расширение предупредит об этом само и назовёт файл из архива, который нужен вашей конфигурации, — с версии 739.2.0.0 такая проверка встроена. Типовая конфигурация при установке не меняется, расширение снимается за минуту тем же списком.

Что изменилось в версии 739.2.1.0

• Номер попадает в наименование: [Номер] в шаблоне больше не даёт пустое место.
• В шаблоне заработали [Владелец] и [Код] — контрагент договора и его код.
• Появилась нумерация в разрезе организации с таблицей счётчиков.
• Настройки пишутся в транзакции с блокировкой: две одновременные записи больше не создают вторую запись настроек и не откатывают счётчик назад.
• Форма настроек переделана: подсказки по кнопке ? у каждого поля, выключатели вместо флажков, переключатель варианта префикса, кнопка Справка.
• Выдача номера больше не блокирует справочник «Дополнительные отчёты и обработки» целиком — блокируется один служебный элемент, и работа с другими обработками в этот момент не останавливается.
• Наименование договора не требуется вводить вручную: типовая проверка заполнения не мешает записать договор с пустым наименованием, если оно собирается по шаблону.

Если что-то пошло не так

• Номер не заполняется. Проверьте, снят ли флажок Безопасный режим у расширения и был ли номер договора действительно пуст.
• Нумерация пошла с единицы. В настройках не заполнен последний номер — при нумерации по организации это строка конкретной организации. Впишите номер последнего существующего договора и сохраните.
• Наименование осталось пустым. Не заполнен шаблон либо наименование было введено вручную.
• Форма настроек открылась только на просмотр. У пользователя нет полных прав: настройки общие на базу и меняются администратором.
• Предупреждение «этот файл не для вашей конфигурации». Поставлен файл другой поставки — в сообщении назван нужный, возьмите его из того же архива.

На чём проверено

Версия 739.2.1.0 проверена на «Управлении торговлей» 11.5 и платформе 8.3.18.1957: установка расширения, нумерация в обоих разрезах, сборка наименования по шаблону и работа под пользователем с ограниченными правами. Минимальная платформа поставки — 8.3.18.