Ограничение пользователей при работе с документами в 1С

Один менеджер распроводит документ прошлого месяца и рушит закрытый период. Другой правит сумму в уже проведенном заказе. Кассир помечает на удаление пробитый чек. А кто-то заводит третьего по счету дубля одного и того же контрагента. Штатные роли 1С такие вещи почти не различают: у пользователя либо есть право на документ целиком, либо его нет. А задача звучит иначе: «проводить — да, распроводить — нет, и только до конца месяца».

Расширение закрывает такие сценарии точечно: запрещает выбранным пользователям и группам отдельные операции над конкретными документами и справочниками — по объекту, периоду, условию на реквизите и по расписанию. Все настраивается в одной форме, без снятия конфигурации с поддержки и без участия программиста.

• Закрытый период остается закрытым. Распроведение и правка документов задним числом блокируются на уровне записи — обход через список, копирование или ввод на основании не сработает.
• Точная настройка вместо «все или ничего». Право дается не на документ, а на конкретную операцию: провести — да, распровести — нет, печатать непроведенное — нет.
• Меньше дублей в справочниках. Запрет на создание элементов действует и когда типовая заводит их автоматически при проведении, а не только при ручном создании.
• Прозрачность. Каждая заблокированная попытка попадает в журнал регистрации, а ответственные получают сводку на почту и в мессенджер.
• Безопасное внедрение. Расширение не меняет типовую конфигурацию и отключается одним движением, поэтому переживает обновления.

Список правил запрета

Все правила ведутся в одном месте. Точка входа — раздел Администрирование → Настройки запретов. Команда открывает список «Настройки запретов» — таблицу всех действующих правил с колонками «Пользователь / группа», «Объект», «Справочник» и флажками включенных видов запрета.

В командной панели списка собраны кнопки:

• Создать — новое правило;
• Заполнить по шаблону роли — быстрый набор правил для типовой роли;
• Заявки (временные разрешения) — разовое снятие запрета;
• Настройки уведомлений — каналы оповещения и режим белого списка;
• Справка и гиперссылка Инструкция.

Карточка правила: кто, на что и какие операции

Кнопка Создать открывает карточку «Правило запрета операций» — одно правило на связку «пользователь + объект». В карточке задается вся логика запрета:

• виды запрета;
• период действия;
• условие на реквизите объекта;
• расписание;
• текст сообщения при блокировке.

Пользователь / группа — конкретный пользователь или группа пользователей, на которых распространяется правило. Группа «Все пользователи» задает запрет для всех, кроме полноправных.

Объект — документ или справочник, к которому применяется запрет; выбирается из списка и показывается синонимом («Заказ клиента»). Флажок Это справочник переключает правило между документами и справочниками. Пустое поле «Объект» распространяет правило на все объекты сразу: так одной строкой закрывают распроведение и пометку удаления по всем документам базы для рядового менеджера, а отдельным правилом добавляют точечный запрет проведения, например, по документу «Списание с расчетного счета».

Каждый вид запрета — отдельный флажок-выключатель со всплывающей подсказкой:

Запрет срабатывает при попытке выполнить операцию из карточки или из списка. Контроль создания распространяется и на программное создание: если пользователю запрещено заводить партнеров, дубль не появится и при автоматическом создании в ходе проведения документа. Именно так базы обычно и «распухают» — не руками оператора, а фоновым созданием служебных элементов.

Период запрета ограничивает срок действия правила. Он задается единым полем стандартного периода: прошлый месяц, прошлый год или произвольный интервал. Вариант «Прошлый месяц» сам сдвигается вместе с календарем и перекрывает закрытый период без ручной правки дат. Допустимы обе границы, только начало (бессрочно вперед) или только окончание.

Условие включает правило только для объектов с подходящим значением реквизита. Для условия в карточке три поля:

• Реквизит — выбирается из списка реквизитов выбранного объекта; поля условия становятся доступны после выбора объекта;
• Оператор — сравнение из списка;
• Значение — поле само принимает тип выбранного реквизита: число, выбор из справочника или дата. При смене реквизита тип значения переустанавливается.

Операторы сравнения:

• = — равно;
• <> — не равно;
• > и >= — больше и больше или равно;
• < и <= — меньше и меньше или равно.

Числовые реквизиты сравниваются как числа, ссылочные и строковые — по представлению. Пример: запрет проведения только при СуммаДокумента > 100000 — мелкие документы менеджер проводит сам, крупные уходят на контроль руководителю. Значение условия бывает и «пустым»: правило «Проведен = Ложь» сработает только на непроведенных документах, а сравнение с пустой ссылкой — только там, где реквизит не заполнен.

Расписание задается полями Дни недели (числами 1–7 через запятую, где 1 — понедельник) и Время с / Время по в формате «ЧЧ:ММ». Вне указанного окна правило не действует. Например, распроведение и пометка удаления закрыты только по выходным или только после 18:00 в будни — когда рядом нет никого, кто проверит изменения.

Текст сообщения — то, что увидит пользователь при блокировке. Поле многострочное: в нем помещается целая инструкция — к кому обратиться за разрешением и что приложить к просьбе. Пустое поле дает стандартное сообщение вида «У вас нет прав на проведение документов». Свой текст снимает половину звонков в поддержку: человек сразу видит следующий шаг.

Режим белого списка с областью действия

Для жесткого сценария есть режим «запрещено все, кроме разрешенного». Флажок «Режим белого списка» находится в форме настроек уведомлений; в этом режиме правило меняет смысл на обратный и становится разрешением.

Режим действует не на всю базу, а только на объекты из перечня «Контролируемые объекты». Перечень заполняется тут же кнопкой Добавить объект: документ или справочник, по одному в строке. Внутри перечня непривилегированному пользователю закрыто все, кроме явно разрешенного правилами и временными разрешениями; объекты вне перечня режим не трогает.

Так сделано намеренно. Типовая конфигурация при записи одного документа сама пишет служебные объекты — например, справочник «Назначения» при записи заказа клиента. Запрет «вообще всего» заблокировал бы эту служебную запись и остановил обычную работу. Поэтому администратор перечисляет ровно те объекты, которые работают по принципу белого списка, а остальное живет как обычно. Полноправные пользователи в этом режиме не ограничиваются, и администратор не заблокирует сам себя.

Журнал блокировок и уведомления о запрещенных операциях

Каждая заблокированная попытка фиксируется в стандартном журнале регистрации событием «ЗРУ.Блокировка» с указанием пользователя, объекта и вида запрета. Запись сохраняется, даже если сама операция отменена, — администратор видит, кто и что пытался сделать. Журнал открывается через Администрирование → Журнал регистрации с отбором по этому событию.

Сводку о блокировках расширение рассылает по нескольким каналам. Настройки — в форме «Настройки уведомлений о блокировках» (кнопка Настройки уведомлений в списке правил); рассылка включается флажком «Рассылать уведомления о заблокированных операциях».

Каждый мессенджер настраивается независимо, поэтому сообщение уходит именно в тот мессенджер, который вы включили, а не все скопом в WhatsApp. Подгруппа без идентификатора или токена считается выключенной; токен в форме скрыт, как пароль. Телефоны получателей — общий список для всех включенных мессенджеров. Кнопка Сохранить и закрыть записывает настройки, ссылка Инструкция открывает инструкцию на сайте. Сводку формирует и отправляет фоновое регламентное задание, поэтому рассылка не замедляет работу пользователей в момент блокировки.

Заполнение по шаблону роли

Чтобы не собирать запреты вручную с нуля, в списке есть кнопка Заполнить по шаблону роли. Сначала выбирается роль — Кассир, Менеджер / кладовщик или Бухгалтер, затем пользователь или группа, на которых ляжет правило; по умолчанию предлагается группа «Все пользователи». Шаблон создает одно правило на все объекты с типовым набором запретов роли:

Дальше набор правится в карточке правила, как любое другое правило. Это экономит десяток кликов на каждом новом сотруднике.

Типичная настройка для кассира — пять шагов по порядку:

1. Полноправный пользователь открывает Администрирование → Настройки запретов.
2. Нажимает Заполнить по шаблону роли, выбирает «Кассир», затем самого кассира — правило с запретом распроведения и редактирования проведенных документов добавляется в список.
3. Открывает созданное правило, задает период «Прошлый месяц» и текст сообщения «Обратитесь к бухгалтеру».
4. Открывает Настройки уведомлений, заполняет Telegram-инстанс Green API и телефон руководителя.
5. Кассир пытается распровести чек прошлого месяца — операция отклоняется с сообщением «Обратитесь к бухгалтеру», а руководителю в Telegram уходит сводка о попытке.

Временные разрешения по заявке

Сотруднику предстоит разово выполнить запрещенную операцию — администратор выдает временное разрешение. Кнопка Заявки (временные разрешения) открывает список, где заводится запись «Временное разрешение»:

До срока операция выполняется без блокировки, а факт остается в журнале; после срока запрет возвращается сам. Комментарий потом объясняет, почему операция была разрешена. Разрешения работают и в обычном режиме, и в режиме белого списка. Так закрывается вечная ситуация «мне только один документ провести, а бухгалтер уже ушел» — без того, чтобы навсегда открывать право.