Учёт в сервисном центре для 1С:УТ 11 — заказы на ремонт, гарантия и уведомления клиентов

В небольшом сервисном центре одновременно ремонтируются десятки устройств. Пока учёт ведётся в тетради или таблице, легко упустить, на каком этапе ремонт, когда обещали отдать устройство и сколько клиент уже внёс. Клиенты при этом звонят и спрашивают, готово ли оно. Расширение «Учёт в сервисном центре» добавляет в «Управление торговлей» раздел для приёма техники в ремонт. Предоплата, выдача и перемещение собственного товара оформляются типовыми документами на основании заказа, а клиенту уходит уведомление, когда устройство готово. В заказе на ремонт записываются:

• устройство и его серийный номер;
• неисправность со слов клиента;
• выполненные работы;
• использованные запчасти;
• текущий статус ремонта.

С расширением:

• Каждое устройство в ремонте видно в одном списке с текущим статусом, мастером и сроком готовности, а просроченные заказы выделены.
• Плановая дата готовности ставится сама: дата заказа плюс срок ремонта из настроек.
• Если устройство продано в вашей компании, гарантия проверяется по серийному номеру: расширение находит дату продажи и считает, до какого числа действует гарантия.
• Деньги и склад ведут типовые документы: приходный кассовый ордер, реализация и перемещение создаются на основании заказа и уже заполнены.
• История статусов хранит каждую смену с автором и временем.
• При переходе в статус «Готов» клиент получает сообщение по SMS, почте, в WhatsApp или Telegram по шаблону статуса.
• Печатные формы и отчёты описаны ниже в отдельных разделах.

Раздел «Сервисный центр» и список заказов на ремонт

После установки расширения в панели разделов появляется раздел Сервисный центр. В нём находятся:

• заказы на ремонт;
• статусы ремонта и история статусов;
• журнал уведомлений;
• гарантийные сроки;
• настройки;
• отчёты.

Доступ к разделу дают три роли расширения:

Список заказов на ремонт: номер, дата, клиент, устройство, серийный номер, тип ремонта, текущий статус, мастер и плановая дата готовности.

Команды заказа выполняются прямо из командной панели списка, открывать форму не требуется:

Эти команды стоят и в командной панели формы заказа, поэтому приёмщик оформляет оплату, выдачу и перемещение, не выходя из заказа.

Заказ на ремонт

В заказе указываются:

• организация;
• склад запчастей;
• клиент (партнёр и контрагент);
• соглашение для реализации;
• тип ремонта.

Тип ремонта бывает трёх видов:

• Платный — клиент оплачивает работы и запчасти;
• Гарантийный производителя — ремонт оплачивает гарант, производитель или продавец;
• Собственный товар — ремонт товара со своего склада, например после возврата покупателя.

Устройство выбирается из номенклатуры с учётом серий, а серийный номер или IMEI — это серия номенклатуры. Дополнительно в заказе записываются:

• комплектация и внешний вид устройства;
• неисправность со слов клиента;
• контактный телефон и электронная почта;
• мастер;
• плановая дата готовности;
• согласованная с клиентом сумма.

Заказ на ремонт, вкладка «Клиент и устройство»: сверху организация, склад запчастей и соглашение, ниже двумя колонками клиент и устройство — серийный номер, комплектация, внешний вид, заявленная неисправность и контакты. В заголовках вкладок «Работы (2)» и «Запчасти (1)» видно число строк, а в командной панели — команды заказа.

Форма заказа разбита на вкладки:

• Клиент и устройство;
• Ремонт — тип ремонта, мастер, статус, плановая дата готовности, согласованная сумма;
• Работы;
• Запчасти;
• Гарантия.

Под вкладками — комментарий к заказу, в командной панели — справка по форме.

Вкладка «Ремонт»: поля «Тип ремонта», «Мастер», «Статус», «Плановая дата готовности» и «Согласованная сумма». Здесь платный заказ, который уже прошёл ремонт и выдан клиенту, поэтому статус — «Выдан».

В шапке формы — поля Номер и дата заказа. Номер присваивается так же, как у типовых документов: с префиксом организации и префиксом информационной базы.

На вкладке Клиент и устройство сверху стоят организация, склад запчастей и соглашение, ниже — клиент и устройство двумя колонками рядом. В заголовках вкладок Работы и Запчасти видно число строк, например «Работы (3)»; оно обновляется сразу при добавлении и удалении строк.

На вкладке работ перечисляются услуги с количеством, ценой и исполнителем, на вкладке запчастей — номенклатура с характеристикой, количеством и ценой. Сумма заказа равна сумме работ и запчастей, остаток к оплате — сумме заказа за вычетом предоплаты по приходным кассовым ордерам этого заказа.

В обеих таблицах есть колонки Количество, Цена и Сумма, у работ ещё и Исполнитель. Сумма строки пересчитывается при изменении цены или количества.

Вкладка «Работы (2)»: колонки «Работа», «Количество», «Цена», «Сумма» и «Исполнитель». В заказе две работы — «Диагностика смартфона» и «Замена разъёма зарядки», у каждой указан исполнитель. Над таблицей — «Добавить», перемещение строк и поиск.Вкладка «Запчасти (1)»: колонки «Номенклатура», «Характеристика», «Количество», «Цена» и «Сумма». Здесь одна запчасть — разъём зарядки USB-C для Samsung A54; число строк видно в заголовке вкладки.

При проведении заказ получает статус «Принят». Дальше статус меняет команда Сменить статус: она предлагает выбрать новый статус, а смена записывается в историю вместе с автором.

Команды заказа создают документы и записи:

Гарантия по серийному номеру

Когда в заказе выбран серийный номер, расширение ищет последнюю продажу этой серии и заполняет дату продажи. Поле Гарантия до — это дата продажи плюс гарантийный срок в месяцах из регистра гарантийных сроков (по номенклатуре или по виду номенклатуры). Если гарантия ещё действует, ставится флажок Гарантия действует и появляется сообщение. Для гарантийного ремонта производителя указываются гарант, его контрагент и номер гарантийного талона.

Вкладка «Гарантия» заказа с типом ремонта «Гарантийный производителя»: гарант и контрагент гаранта, номер гарантийного талона, поля «Дата продажи» и «Гарантия до» и флажок «Гарантия действует». Здесь устройство продано этой же компанией, поэтому дата продажи 12.07.2026 найдена по серийному номеру, гарантия действует до 12.07.2027. В командной панели — «Оформить выдачу», «Передать в ремонт / вернуть» и «Отправить сообщение».

Гарантийные сроки своих продаж в месяцах задаются отдельно в регистре Гарантийные сроки — по номенклатуре или по виду номенклатуры. Регистр открывается из раздела «Сервисный центр», а срок из него вместе с датой продажи по серийному номеру определяет значение поля «Гарантия до» в заказе.

Регистр «Гарантийные сроки товаров»: колонки «Номенклатура», «Вид номенклатуры» и «Гарантия, месяцев». Здесь для смартфона Samsung Galaxy A54 задана гарантия 12 месяцев — по ней в заказе считается поле «Гарантия до».

Печатные формы

Команда Печать в заказе и в списке предлагает пять форм. В каждой есть номер заказа, клиент и устройство.

1. Квитанция о приёме в ремонт — два экземпляра, клиенту и сервисному центру, с условиями обслуживания из настроек.
2. Акт выполненных работ и выдачи устройства.
3. Гарантийный талон на ремонт — срок гарантии на ремонт берётся из настроек.
4. Бирка на устройство — номер заказа крупным шрифтом, клиент и телефон, устройство и дата готовности.
5. Акт диагностики и согласования стоимости — работы, запчасти, согласованная сумма и место для подписи клиента.

Печатная форма «Квитанция о приёме в ремонт»: экземпляр клиента и экземпляр сервисного центра. В квитанции исполнитель, клиент, устройство с серийным номером, комплектация, заявленная неисправность, условия обслуживания из настроек и места для подписей.Печатная форма «Акт выполненных работ и выдачи устройства»: таблицы «Выполненные работы» и «Запчасти», ниже — итог по заказу, внесённая предоплата и остаток к оплате.Печатная форма «Гарантийный талон на ремонт»: выполненные работы и установленные запчасти, строка «Гарантия на выполненные работы: 30 дн., до 19.11.2026» по сроку из настроек и место для подписи мастера и печати.Печатная форма «Бирка на устройство»: номер заказа крупным шрифтом, клиент, контактный телефон, устройство и плановая дата готовности — бирку крепят к устройству, чтобы оно не потерялось на полке.Печатная форма «Акт диагностики и согласования стоимости ремонта»: заявленная неисправность, таблицы работ и запчастей, итог по смете, согласованная сумма из заказа и строка «С объёмом работ и стоимостью согласен» для подписи клиента.

Статусы ремонта

Обычный путь заказа проходит по статусам поставки в таком порядке:

1. Принят
2. Диагностика
3. Согласование с клиентом
4. Ожидание запчастей
5. В ремонте
6. Готов
7. Выдан

Отдельный статус «Отказ» закрывает заказ, если клиент отказался от ремонта.

Схема статусов заказа на ремонт: обычный путь от «Принят» через диагностику, согласование, ожидание запчастей и ремонт к «Готов» и «Выдан». Статус «Готов» уведомляет клиента; «Выдан» и «Отказ» — финальные, «Отказ» закрывает заказ без выдачи отремонтированного устройства.

У каждого статуса задаются:

• порядок;
• цвет фона;
• признак Финальный — заказ закрыт и уже не может быть просрочен;
• признак Уведомлять;
• шаблон сообщения.

Шаблон принимает поля:

• [Номер];
• [Клиент];
• [Устройство];
• [Сумма];
• [ДатаГотовности].

Признаки статусов поставки:

Справочник «Статусы ремонта»: восемь статусов поставки с кодом, порядком и флажками «Финальный» и «Уведомлять клиента». В списке видны и колонки «Цвет фона» и «Шаблон сообщения».

Каждая смена статуса записывается в историю статусов, где сохраняются:

• время смены;
• заказ;
• новый статус;
• автор;
• комментарий.

История статусов хранит каждую смену с автором и временем, поэтому видно, кто и когда перевёл устройство из диагностики в ремонт и когда его выдали.

История статусов заказов на ремонт: колонки «Период», «Заказ на ремонт», «Статус», «Автор» и «Комментарий». Каждый заказ начинается со статуса «Принят»; дальше, например, заказ ТД00-000001 прошёл «Готов» и «Выдан».

Уведомления клиента

Когда заказ переходит в статус с признаком «Уведомлять», клиенту отправляется сообщение по шаблону статуса во все включённые каналы:

• SMS — через провайдера, настроенного в «Управлении торговлей»;
• почта — через учётную запись электронной почты программы;
• WhatsApp и Telegram — через сервис Green-API, для каждого мессенджера свой экземпляр подключения.

Каждая отправка записывается в журнал уведомлений, где сохраняются:

• заказ;
• время отправки;
• канал;
• адресат;
• текст сообщения;
• результат.

Журнал уведомлений: период, заказ на ремонт, канал, адресат, текст сообщения, результат и признак тестового режима. Здесь сообщения отправлены в тестовом режиме, поэтому в колонке «Результат» стоит «тест».

Настройки

Форма «Настройки сервисного центра»: срок ремонта 3 дня, гарантия на ремонт 30 дней, склад ремонта собственного товара и текст условий для квитанции. Ниже флажки каналов SMS, почты, WhatsApp и Telegram, тестовый режим и группа Green-API: адрес сервера, инстанс и apiToken для каждого мессенджера. Вместо ключа показано его состояние: «не задан» или «сохранен».

Отчёты

В отчётах «Выработка мастеров», «Выручка сервисного центра» и «Гарантийные ремонты» поле «Период отчета» стоит в быстрых настройках над отчётом: период выбирают прямо на форме и нажимают «Сформировать», окно «Настройки» открывать не требуется.

1. Устройства в ремонте — незакрытые заказы по статусам и мастерам с отметкой просрочки.
2. Выработка мастеров — число ремонтов и сумма работ по исполнителям за период.
3. Выручка сервисного центра — работы и запчасти выданных заказов по дате выдачи.
4. Гарантийные ремонты — ремонты по гарантам для выставления компенсации.
5. История ремонтов устройства — все ремонты по серийному номеру.

«Устройства в ремонте»: незакрытые заказы сгруппированы по статусам и мастерам; по каждому заказу — клиент, устройство, серийный номер, плановая дата готовности и отметка просрочки.«Выручка сервисного центра»: над отчётом в быстрых настройках — период отчёта, даты начала и конца (здесь с 01.10.2026 по 31.10.2026). В таблице дата выдачи, заказ, сумма работ, сумма запчастей и выручка с итогом за период.«Выработка мастеров» за период из поля «Период отчета» в быстрых настройках: по каждому исполнителю — заказы и работы, число ремонтов и сумма работ за период.«Гарантийные ремонты» за период из поля «Период отчета» в быстрых настройках: заказы по гарантам с устройством, серийным номером, номером гарантийного талона, суммами работ и запчастей и итогом к возмещению.«История ремонтов устройства»: заказы сгруппированы по серийному номеру, по каждому — клиент, неисправность и смены статусов с датой и автором. Видно, что устройство SN-60-0001 приносили в ремонт дважды.