Ограничение доступа к чужим документам в 1С по полю «Менеджер» или группе пользователей

С одними и теми же документами в программе работают разные пользователи. Кто ведёт заказ или реализацию, видно по полю Менеджер или Ответственный в карточке документа. Но видно это всем: любой менеджер открывает заказы коллег, видит их клиентов и цены, а при желании и правит чужие документы.

Многим руководителям это нежелательно, особенно в отделах продаж, где у каждого менеджера свои клиенты. Типовыми средствами запретить доступ к чужим документам сложно, а иногда и невозможно: ограничение доступа на уровне записей настраивается долго и не всегда соответствует структуре отдела.

Расширение решает задачу без правки типовой конфигурации. Менеджер открывает список и видит только свои документы или документы своей группы, а руководитель и пользователи с особой ролью видят всё.

Что это даёт

• Клиентская база под защитой. Менеджер не видит чужих заказов и клиентов, поэтому не может перехватить сделку коллеги или выгрузить себе его клиентов.
• Порядок в списках. В журналах только то, с чем менеджер работает сам, поэтому нужный документ находится быстрее.
• Работа в команде без лишнего доступа. В режиме «по группам» менеджер видит документы своего отдела и подменяет коллегу на время отпуска, а документы соседних отделов ему не видны.
• Доступ руководителю — одной ролью. Пользователи с ролью «Полные права» или «Доступ к чужим документам» видят все документы: фильтр на них не действует.
• Без вмешательства в типовую. Это расширение: конфигурация остаётся на поддержке и обновляется штатно.

Как работает отбор

Расширение фильтрует списки документов, в которых есть поле Менеджер, Ответственный, Заявитель или Кассир. При открытии списка отбор по текущему пользователю устанавливается автоматически, поле отбора в командной панели заполняется и становится недоступным для редактирования. Снять отбор пользователь не может, поэтому чужие документы в списке не появляются. В режиме «по группам» поле доступно, но выбор в нём ограничен коллегами по группе; об этом ниже.

Так выглядит журнал заказов клиентов:

Заказы поставщику:

Журнал документов закупки:

Внутренние складские документы:

Заявки на расходование денежных средств:

Обработка «Документы по партнёру и сделке» показывает документы с учётом того же отбора: менеджер видит в ней только свои документы или документы своей группы.

Отчёты по продажам

Два отчёта показывают продажи только текущего пользователя: «Выручка и себестоимость продаж» и «Валовая прибыль по оплаченным отгрузкам». Отбор идёт по полю Менеджер и действует, даже когда поле отбора на форме отчёта пустое. Остальные отчёты, в том числе сторонние, расширение не фильтрует: если менеджеру они не нужны, закройте к ним доступ правами.

Режим «по группам»: менеджер видит документы своего отдела

Отбор только по самому пользователю подходит не всем: когда менеджеры одного отдела подменяют друг друга, им нужны документы коллег. Для этого есть второй режим — отбор по группам пользователей. Менеджер видит документы всех участников своих групп, а документы других отделов от него скрыты.

Форма настроек открывается командой Настройки фильтрации в разделе НСИ и администрирование.

В форме выберите, как фильтровать документы:

• по пользователям — менеджер видит только документы, где указан он сам;
• по группам — менеджер видит документы всех участников своих групп пользователей.

Настройки общие для всей базы и действуют со следующего открытия списка. Для режима «по группам» включите настройку программы Группы пользователей. Справка формы описывает каждый переключатель.

Состав групп задаётся штатно, в справочнике групп пользователей. Ниже пример группы, в которую входит пользователь Гладилина:

Под этим пользователем список заказов клиентов показывает документы всех участников группы «Менеджеры отдела продаж»:

Выбор коллеги в поле «Менеджер»

В режиме «по группам» поле Менеджер над списком открыто для выбора. В нём предлагаются только коллеги по группе, поэтому через это поле не открыть документы чужого отдела.

Выбор коллеги сужает список до его документов: так удобно найти заказы менеджера, которого вы подменяете. Очистка поля возвращает документы всей группы.

Поле фильтра: «Менеджер» или «Автор»

В сборке для УТ, КА и ERP форма настроек позволяет выбрать, по какому полю отбирать документы:

• Менеджер — документы отбираются по менеджеру (ответственному);
• Автор — в списках, где есть поле Автор, документы отбираются по автору, а где такого поля нет, по менеджеру.

Отбор по автору подходит, когда документ оформляет один сотрудник, а менеджером в нём указан другой, и видеть документ должен тот, кто его создал.

В конфигурации УНФ 3.0 в журналах документы отбираются по полю Автор, в отчётах — по полю Ответственный.

Кто видит все документы

Чаще всего доступ к чужим документам закрывают не всем, а только части пользователей. Фильтр не действует:

• для пользователей с ролью «Полные права»;
• для пользователей с ролью «Доступ к чужим документам».

Чтобы открыть доступ ко всем документам, например руководителю отдела, выдайте ему роль «Доступ к чужим документам» через группу доступа. Настройки пользователей и прав находятся в разделе администрирования:

Сначала создайте профиль групп доступа и отметьте в нём роль «Доступ к чужим документам», затем создайте группу доступа с этим профилем:

В группе доступа на вкладке Участники выберите пользователей, которых ограничение касаться не должно:

Подготовка к работе

Чтобы расширение работало, при установке отключите для него безопасный режим:

Из практики

Режим «по группам» опирается на состав групп пользователей, и это первое, что стоит проверить при настройке. У одного из клиентов каждый менеджер был включён в отдельную группу из одного человека. В таком составе режим «по группам» работает так же, как отбор по пользователю: менеджер видит только свои документы. Чтобы менеджеры отдела видели документы друг друга, они должны состоять в одной группе.

Обратная ситуация: менеджер видит все документы, хотя фильтр включён. Тогда первым делом проверьте его права. Роли «Полные права» и «Доступ к чужим документам» снимают фильтр, и такую роль легко выдать вместе с профилем, настроенным под другую задачу.

Для каких конфигураций

• 1С:Управление торговлей 11.4 и 11.5, 1С:Комплексная автоматизация 2.4 и 2.5, 1С:ERP 2;
• 1С:Розница 2.3;
• 1С:Управление нашей фирмой 3.0 и 1С:Розница 3.0.

Выбор коллеги в поле Менеджер и переключатель Поле фильтра есть в сборке для УТ, КА и ERP.