Отчет по обеспечению заказов клиента в 1С — что готово к отгрузке, что ждет поставки

Торговые организации регулярно принимают заказы на товар, которого еще нет на складе: заказ от клиента приняли, у поставщика заказали, товар получили, покупателю отгрузили. Типовая 1С эту схему поддерживает, но ответить на простой вопрос менеджера — «какие строки заказа уже можно отгружать, а какие еще ждут поставку» — по типовым отчетам о состоянии выполнения трудно.

Отчет по обеспечению заказов клиента отвечает на этот вопрос по каждой строке: чем именно она закрыта, когда придет недостающее и успеет ли поставка к дате отгрузки. Поставляется как внешний отчет .erf: подключается к базе и работает поверх типовой конфигурации.

Готовность отгрузки и доступный остаток по заказам клиента

Отчет открывается из раздела дополнительных отчетов и обработок и по кнопке «Сформировать» строит страницу «Обеспечение» — строки заказов клиента со статусом «К обеспечению». По каждой позиции видно:

• доступный складской остаток — свободный остаток за вычетом резервов;
• тип обеспечения — «Привязанный», «Свободный», «Со склада», «Перемещение», «Сборка» или пусто, если строка не закрыта ничем;
• документ-источник — кликабельная ссылка на конкретный заказ поставщику, перемещение или сборку;
• дату поступления обеспечения и поставщика.

Отбор по одному заказу задается полем «Заказ клиента»; пустое поле — вывод по всем заказам сразу. Складской остаток распределяется между заказами по очереди: один и тот же остаток не засчитывается двум заказам одновременно, поэтому обеспеченность не завышается.

Прогноз опоздания и светофор отгрузки

Колонки «Дней до отгрузки» и «Опоздание, дней» сопоставляют дату отгрузки строки заказа с датой поступления обеспечения, а строка окрашивается по светофору:

• зеленый — обеспечение придет не позже даты отгрузки;
• желтый — обеспечение есть, но придет позже: заказ опоздает;
• красный — обеспечения нет совсем.

Пример: дата отгрузки 25.06, поступление 28.06 — в колонке «Опоздание, дней» будет 3, строка станет желтой. Менеджер заранее видит, какие обязательства перед клиентами под угрозой срыва, а не узнает об этом в день отгрузки.

Свободные закупки, перемещения и сборка в едином пуле

Обеспечением считается не только заказ поставщику, привязанный к заказу клиента. Отчет собирает единый пул будущих поступлений и распределяет его между строками с нехваткой по очереди — от самой ранней даты:

• свободные заказы поставщику — закупки на общий склад, ни к какому заказу клиента не привязанные;
• заказы на перемещение — товары в пути между складами;
• заказы на сборку.

Пример: позиция требует 50 шт, 26.06 придет перемещение на 30 шт, 29.06 — закупка на 40 шт. Строка закроется 30 + 20, датой обеспечения станет 29.06. Без такого пула товар, который уже едет на общий склад, выглядел бы дефицитом и закупался бы повторно.

Флажок «Учитывать склад» определяет, обязано ли поступление приходить именно на склад строки заказа, или склад не важен.

Порядок распределения, когда обеспечения не хватает на всех

Если поступления хватает не на все строки, порядок распределения задает параметр «Приоритет распределения»:

• по дате отгрузки — первым обеспечивается заказ с более ранней отгрузкой (по умолчанию);
• по дате заказа — приоритет у оформленного раньше;
• по приоритету заказа — по полю приоритета из заказа клиента.

Пример: при распределении по дате отгрузки поставка уйдет заказу с отгрузкой 25.06, а не оформленному раньше с отгрузкой 30.06.

Группировки страницы «Обеспечение» и фильтр необеспеченного

Структура вывода переключается одним полем, вручную настраивать компоновку не нужно:

• по заказу клиента — вложенно заказ → номенклатура → документ-источник;
• по номенклатуре — сколько всего требуется позиции по всем заказам;
• по поставщику — верхним уровнем идет поставщик, обеспечивающий строку; закрытые складом, перемещением или сборкой собираются в группу «(Без поставщика)», совсем не обеспеченные — в «(Не обеспечено)»;
• по складу.

Примененный вариант печатается в заголовке отчета и в заголовке окна, поэтому видно, какая структура сейчас на экране. Флажок «Только необеспеченные» оставляет на странице лишь проблемные строки; страницы «Дефицит» и «Сводка» при этом считаются по полному набору данных.

Дефицит к закупке и создание заказа поставщику

Отдельная страница «Дефицит» показывает, чего и сколько не хватает. Нехватка свернута по номенклатуре, характеристике и складу — по заказам она не разбивается, потому что закупка планируется на номенклатуру. В каждой строке подставляется рекомендуемый поставщик — последний по истории закупок этой позиции, его можно поменять вручную.

По отмеченным флажками строкам одной кнопкой создаются черновики заказов поставщику — по одному документу на поставщика, с заполненным количеством упаковок. Переносить позиции вручную не нужно:

1. перейдите на страницу дефицита;
2. при необходимости поправьте рекомендуемого поставщика;
3. отметьте нужные позиции;
4. нажмите «Создать заказ поставщику»;
5. проверьте созданные черновики и проведите их.

Пример: отмечено 7 позиций по трем поставщикам — будет создано три черновика, в каждом только его номенклатура. Строки без поставщика пропускаются.

Сводка обеспеченности заказов для руководителя

Страница «Сводка» сводит картину к нескольким показателям: % обеспеченных строк и % обеспеченных заказов целиком, сумма необеспеченного в деньгах (цена строки × нехватка), количество опаздывающих строк и топ‑10 номенклатуры по нехватке.

Пример: «обеспечено строк 82%, заказов 64%, необеспечено на 1 240 000 ₽, опаздывает 9 строк» — масштаб проблемы виден без разбора таблиц, а топ‑10 сразу показывает, с каких позиций начинать закупку.

Уведомления менеджерам о необеспеченных заказах

Кнопка «Уведомить ответственных» рассылает каждому менеджеру его собственный срез — только те заказы, где он указан ответственным, и только необеспеченные и опаздывающие позиции. Уведомление состоит из текста-сводки и вложенного файла .xlsx с детализацией.

Каналы отправки: электронная почта (через учетную запись 1С) либо WhatsApp, Telegram и Макс через сервис Green API — идентификатор инстанса, токен и адрес сервиса задаются на форме.

После рассылки выводится протокол со сводкой «Отправлено N, Пропущено M, Ошибок K»: пропущены те, у кого не заполнен контакт или нет проблемных позиций, а по ошибкам видна причина отказа почтового сервера или Green API.

Работа под ограниченными правами

Отчет рассчитан на обычного пользователя базы, а не только на администратора. Под типовыми профилями «Менеджер по продажам», «Менеджер по закупкам» и «Кладовщик» он строится по тем данным, которые этому пользователю разрешено читать: права проверяются до запроса, поэтому недоступные источники в расчет просто не включаются.

Если прав на какие-то данные не хватает — например, на заказы на перемещение или заказы на сборку, которых нет в профиле продаж, — эти поступления в обеспечение не идут. Отчет прямо сообщает, что именно не учтено, и предупреждает: обеспеченность по таким строкам может быть занижена. Работать он при этом продолжает — платформенной ошибки «недостаточно прав» пользователь не увидит.

Команды, на которые прав нет, отключены заранее, а причина выводится сообщением: создание заказа поставщику недоступно тому, кто не вправе заводить закупочные документы. Если администратор подключит отчет в безопасном режиме, отчет так же заранее погасит рассылку уведомлений — из безопасного режима платформа не выпускает ни почту, ни сообщения в мессенджер.

Чтобы отчет учитывал все источники обеспечения, администратору достаточно добавить в профиль доступа чтение соответствующих заказов и их остатков.

Что входит в поставку

Готовое решение с инструкцией: единый файл .erf подключается как внешний отчет, без изменения типовой конфигурации — поддержка вендора и штатное обновление конфигурации сохраняются. Код открыт: отчет можно доработать под свои правила обеспечения самостоятельно или заказать платную адаптацию. Лицензия не ограничивает число баз и пользователей.