Контроль скидок кассиров в 1С — кто продал ниже плановой цены

Кассир пробил товар на 340 ₽ дешевле плановой цены — «для своих». В отчётах смены этого не видно: выручка сошлась, чек закрыт, товар списан. Разница всплывает через месяц, когда маржа по магазину просела, а объяснить провал нечем. Этот отчёт сравнивает фактическую цену каждой розничной продажи с плановой ценой склада и показывает, кто, когда и на какую сумму продал дешевле.

Чем это отличается от штатного «Анализ скидок (наценок)»

Первый вопрос любого 1С-ника: в УТ уже есть отчёт по скидкам, зачем второй. Разница принципиальная, и она в источнике данных.

Штатный отчёт показывает скидки, которые назначила сама система — по схемам автоматических скидок, маркетинговым акциям и картам лояльности. То есть он отвечает на вопрос «как отработали настроенные механики».

Этот отчёт идёт с другой стороны: он берёт фактическую цену из чека и сравнивает её с плановой ценой номенклатуры — тем видом цен, который указан у склада как розничный. В отклонение попадает всё, что развело факт и план, включая ручную правку цены кассиром, которую ни одна схема скидок не регистрировала. Отвечает он на вопрос «сколько денег ушло мимо плановых цен и по чьей вине».

Дополняет это разделение сумм на ручные и автоматические скидки — типовые данные учёта, выведенные в одну таблицу с отклонением. Видно и то, что дала система, и то, что сделал человек.

Что это даёт

• Сумма потерь в рублях, а не проценты. Отчёт считает не только отклонение цены, но и сумму скидки по каждой строке и итогом за период — с этой цифрой уже можно идти к директору магазина.
• Порог допустимой скидки. Задаёте предел (например, 5 %), и всё, что за него вышло, подсвечивается красным. Отчёт превращается из просмотрового в контрольный: смотреть нужно только выделенные строки.
• Продажи ниже себестоимости. Отдельный вариант отчёта показывает позиции, проданные дешевле их себестоимости, и прибыль по каждой строке.
• Рейтинг продавцов. Кто из кассиров даёт скидки чаще и на большие суммы — отдельный вариант с сортировкой по сумме скидки и долей скидки в процентах от плановой суммы.
• Детализация до чека. От итога за месяц можно спуститься до конкретного документа «Отчёт о розничных продажах», продавца и позиции номенклатуры — с комментарием, который кассир оставил в документе.

Настройки отчёта: что задать перед формированием

Настроек ровно столько, чтобы отчёт заработал сразу после открытия.

• Период — стандартный выбор периода, по умолчанию текущий месяц.
• Вид цены — оставьте пустым, и отчёт возьмёт для каждого склада его собственный розничный вид цен (реквизит Розничный вид цены в карточке склада). Это правильный режим для сети, где у магазинов разные прайсы. Заполните поле, если нужно сравнить продажи с каким-то одним видом цен — например, с закупочным или с ценой конкурента.
• Скидка выше, % — порог, за которым строка считается нарушением. Значение 0 отключает подсветку.
• Номенклатура — отбор по товару или группе товаров, работает по иерархии.

Пять готовых вариантов отчёта

Варианты переключаются в списке вариантов отчёта — каждый отвечает на свой вопрос руководителя.

Отчёт по скидкам в рознице

Основной вариант: группировка по дате продажи, продавцу и комментарию к документу, внутри — номенклатура с характеристикой. По каждой строке видно количество, плановую цену, цену по чеку, отклонение в рублях и процентах, сумму скидки. Строки, где скидка превысила заданный порог, выделены красным.

Отборы вынесены в пользовательские настройки, включаются флажком:

• Только отклонения — скрыть всё, что продано ровно по плановой цене;
• Только скидки сверх порога — оставить лишь нарушения;
• Только продажи ниже себестоимости — самые дорогие ошибки;
• отбор по складу;
• отбор по продавцу.

Рейтинг продавцов по скидкам

Свёрнутая таблица по продавцам: сумма продажи, сумма по плановым ценам, сумма скидки и доля скидки в процентах. Сортировка — по сумме скидки, сверху те, кто раздал больше всех. Именно этот вариант отвечает на вопрос, с кем из смены нужно разговаривать.

Динамика скидок по месяцам

Группировка по месяцу продажи и складу: сумма продажи, сумма по плановым ценам, сумма скидки, сумма наценки и доля скидки. Показывает, растёт ли доля скидок от месяца к месяцу и в каком магазине это происходит — разовый случай отличается от системы именно по динамике.

Продажи ниже себестоимости

Отбор уже включён: остаются только позиции, где выручка без НДС оказалась ниже себестоимости. Колонки — количество, цена по чеку, сумма продажи, себестоимость и прибыль со знаком минус. Это отдельный класс проблем: тут потеряна не часть наценки, а собственные деньги.

Ручные и автоматические скидки

Разносит по колонкам суммы ручной и автоматической скидки в разрезе продавца и склада. Ручная скидка берётся из документа продажи, автоматическая — из чеков ККМ кассовой смены: сумма скидки по чеку распределяется между строками продаж пропорционально количеству. Если розничные продажи оформляются без чеков ККМ, колонка автоматической скидки останется пустой — это не ошибка отчёта, а отсутствие самих данных: в документе «Отчёт о розничных продажах» такого реквизита нет. Ручная скидка — решение человека за кассой, автоматическая — работа настроенных схем. Когда доля ручных растёт, вопрос не к маркетингу, а к дисциплине в зале. А если ручные скидки в зале нужно заменить управляемым механизмом, посмотрите промокоды и одноразовые купоны в 1С: скидка выдаётся кодом и попадает в учёт как автоматическая, а не как правка цены в чеке.

Как этим пользуются на практике

Сценарий, ради которого отчёт и делался — разбор итогов месяца за десять минут.

1. Открываете вариант Рейтинг продавцов по скидкам за прошлый месяц. Сверху — двое, у кого доля скидки заметно выше остальных.
2. Ставите отбор по первому продавцу и переключаетесь на основной вариант. Видно каждую его продажу с отклонением: дата, товар, плановая цена, цена чека, сумма.
3. Включаете Только скидки сверх порога при пороге 5 % — остаются те продажи, которые нужно объяснить.
4. Проверяете вариант Продажи ниже себестоимости: если позиции этого продавца есть и там, разговор становится предметным.
5. Двойным щелчком по строке открываете сам документ «Отчёт о розничных продажах» и читаете комментарий кассира.

На демонстрационной базе УТ 11.5 за три года такой прогон занимает секунды: отчёт разбирает 1 135 движений по рознице, находит 530 позиций с отклонениями и раскладывает их на 84 550 ₽ скидок и 1 127 572 ₽ наценок.

Если ручные скидки в вашей базе пока не настроены и вы разбираетесь, как они устроены в УТ 11, посмотрите урок ручные скидки в УТ 11 — он объясняет механику назначения, а этот отчёт нужен для контроля постфактум.

Кому нужен отчёт

• Владельцу розничной сети — увидеть, сколько денег в месяц уходит мимо плановых цен, и в каком магазине.
• Руководителю розницы — контролировать дисциплину смены по фактам, а не по ощущениям, и отделять законные акции от самодеятельности.
• Экономисту и аналитику — считать реальную маржу с учётом фактических цен продажи, а не плановых.
• Бухгалтеру и ревизору — быстро находить продажи ниже себестоимости и позиции без установленной цены.

Отчёт не меняет данные и ничего не блокирует — он показывает то, что уже произошло, в понятных руководителю цифрах.