Удаление движений документов в 1С — списком, по выбранным регистрам, с резервной копией

Документ распровели, а отчеты по-прежнему показывают его данные. Или документ пришел обменом из другой базы, перепроводить его нельзя, а в регистрах уже лежат записи, которых там быть не должно. Или партию закрыли, документ пометили на удаление, а остатки на складе так и остались завышенными.

Типовая 1С умеет одно: отменить проведение и убрать движения целиком. Штатных средств нет там, где движения нужно убрать выборочно, где документ трогать нельзя или где записи в регистрах остались от документов, которых в базе уже нет.

Эта обработка удаляет движения документов адресно: по одному документу или списком, целиком или по выбранным регистрам, у документа в любом состоянии — проведен, не проведен, помечен на удаление. Перед удалением она показывает, сколько записей и в каких регистрах будет удалено, а после — позволяет вернуть их из резервной копии.

Когда это нужно

Задача выглядит редкой ровно до того момента, когда с ней сталкиваются. Вот ситуации, в которых обработку берут чаще всего:

• После обмена данными. Документ загрузился в базу вместе с движениями или был проведен правилами обмена, а в этой базе он проводиться не должен. Перепровести его нельзя: обмен вернет всё обратно или проведение отработает по другим правилам.
• После переноса из другой базы или другой конфигурации. Документы удалили, а их записи в регистрах остались.
• Документ помечен на удаление, но не удален. Пока он лежит в базе с движениями, его записи попадают в остатки и взаиморасчеты.
• Проведение отработало неверно, а перепроводить нельзя. Закрытый период, изменившиеся настройки учета, доработанная схема проведения — перепроведение даст другой результат, а нужно просто убрать записи.
• Нужно убрать часть движений. Документ должен остаться проведенным и продолжать формировать движения по одним регистрам, но не по другим.

Что вы получаете

• Понятную картину до удаления. Кнопка Показать движения считает записи запросом и выводит таблицу: документ, регистр, число записей. База при этом не меняется — можно посмотреть и закрыть форму.
• Работу списком, а не по одному документу. Документы вы добавляете вручную или подбираете отбором: по виду документа, периоду и состоянию.
• Обратимость. Перед удалением записи выгружаются в резервную копию. Копию можно сохранить в файл и вернуть записи в базу одной командой.
• Отчет о том, что сделано. Протокол по каждому документу и регистру, а также запись в журнал регистрации: кто, когда и что удалил.
• Безопасность операции. Каждый документ обрабатывается в одной транзакции: либо удаляются записи по всем отмеченным регистрам, либо не удаляется ничего.
• Работу в конфигурациях на управляемых формах. Обработка внешняя — конфигурацию она не меняет и с поддержки не снимает.

Как это работает

Обработка подключается как дополнительная: НСИ и администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Дополнительные отчеты и обработки → Создать → выбрать файл product642.epf. После этого она открывается кнопкой Выполнить из своей карточки. Отдельный вариант — открыть файл через Файл → Открыть, если подсистема дополнительных обработок в базе не используется.

Работа идет в три шага, и до третьего шага база не меняется.

Шаг 1. Собрать список документов

Строку в таблицу Документы можно добавить вручную: сначала вы выбираете вид документа, затем сам документ. Так удобно, когда документ уже известен.

Когда документов много, список собирает сама обработка. В группе Подбор документов по отбору укажите:

• Вид документа — список собран по вашей конфигурации, в нем только те виды, у которых бывают движения по регистрам;
• период с и по — по дате документа;
• Состояние — любое, только проведенные, только не проведенные, только помеченные на удаление.

Кнопка Подобрать добавляет найденные документы в список, не удаляя уже добавленные. За один подбор берется до 500 документов — этого хватает на разбор одного периода, а база при этом не встает.

Шаг 2. Посмотреть, что будет удалено

Кнопка Показать движения заполняет таблицу Движения по регистрам: документ, регистр, число записей. Числа берутся прямо из таблиц регистров, а не из метаданных вида документа, поэтому в списке нет регистров, по которым у этого конкретного документа записей нет.

Флажок Удалять стоит у каждой строки. Снимите его там, где записи нужно оставить: например, движения по себестоимости убрать, а взаиморасчеты сохранить. Кнопки Отметить все и Снять отметки работают со всем списком сразу.

Пока не отмечено ни одной строки, кнопка Удалить движения недоступна — случайно запустить операцию не получится.

Шаг 3. Удалить движения

Кнопка Удалить движения сначала показывает вопрос: он называет число записей и регистров и предупреждает, что операция необратима. Удаляет она только после подтверждения. Результат попадает на страницу Протокол: по каждой паре «документ — регистр» видно, сколько записей удалено, а по документам с ошибкой — что именно произошло и что изменения отменены.

Резервная копия: записи можно вернуть

Флажок Создавать резервную копию включен по умолчанию. Обработка выгружает записи до того, как удалит их. После операции кнопка Сохранить копию переносит их в файл на вашем компьютере.

Кнопка Восстановить из копии делает обратное: читает файл и возвращает записи в регистры теми же наборами, с той же аналитикой и теми же периодами. Восстановление тоже идет в транзакции и тоже пишет протокол.

Копия живет в сеансе до закрытия формы, поэтому сохраняйте ее в файл сразу после удаления. Форму закрыли — копии больше нет.

Одно ограничение здесь задает сама конфигурация, и о нем стоит знать заранее. Часть движений по регистрам себестоимости формирует не документ, а расчет партий и себестоимости: у записи стоят признаки «Расчет партий» и «Расчет себестоимости». Такие записи конфигурация принимает только от собственного механизма расчета — у регистра «Выручка и себестоимость продаж» в УТ 11.5 обработчик записи набора пересобирает набор своим запросом и расчетные записи отбрасывает. На проверке в УТ 11.5 из четырех записей документа так возвращались две, причем молча: платформа не считает это ошибкой.

Обработка записывает копию в режиме загрузки данных, поэтому записи возвращаются полностью. Если конфигурация всё же приняла не всё, обработка сравнивает копию с тем, что легло в базу, и пишет в протокол и в журнал регистрации: какой это регистр и сколько записей из скольких принято. Сообщения «восстановлено успешно» там, где восстановлена половина, вы не увидите.

Это же дает безопасный способ проверить обработку на рабочей базе: удалить движения одного документа, посмотреть, что изменилось в отчетах, и вернуть всё обратно.

Поиск потерянных движений

Отдельная страница решает обратную задачу: не «удалить движения известного документа», а «найти документы, движения которых остались, хотя не должны были».

Укажите регистр и период. Кнопка Найти покажет документы, у которых в этом регистре есть записи, но сам документ:

• не проведен;
• помечен на удаление;
• удален из базы — тогда в списке видна ссылка на несуществующий объект и состояние «Документа нет в базе».

Кнопка В список документов переносит найденные документы на первую страницу, где по ним можно посчитать движения и удалить их.

Именно эта страница обычно и объясняет расхождение между отчетом и документами: в отчете по остаткам товар есть, а документа за ним нет.

Дата запрета изменения и последовательности

Два момента, из-за которых удаление движений обычно и не получается сделать «в лоб».

Дата запрета изменения данных. Запись набора в закрытый период система отклоняет. Флажок Игнорировать дату запрета изменения снимает проверку на время операции — тем же механизмом, которым это делает сама типовая конфигурация при загрузке данных обменом. Флажок выключен по умолчанию: включать его стоит осознанно, понимая, что закрытый период изменится.

Последовательности. Флажок Снимать регистрацию в последовательностях включен по умолчанию. Если флажок снять, движения документа исчезнут из регистров, но сам он останется в последовательности, и ее граница будет указывать на документ без движений. В конфигурациях, где последовательностей нет, флажок ни на что не влияет.

Почему не подходят бесплатные способы

Задача известная, и бесплатные решения для нее есть.

Метод библиотеки стандартных подсистем (БСП). В типовых конфигурациях есть служебный метод, который удаляет движения документа целиком. Им пользуется механизм обмена данными. Вызывается он из кода, интерфейса не имеет, работает по принципу «всё или ничего» и только по одному документу за вызов. Это инструмент программиста внутри своей задачи, а не рабочее место специалиста, которому нужно разобрать регистры.

Однокнопочные обработки. Они закрывают ровно один сценарий: выбрать документ, нажать кнопку, удалить все его движения. Ни подбора списком, ни подсчета записей до удаления, ни выбора регистров, ни резервной копии, ни протокола, ни поиска документов по регистру там нет — а именно это и занимает время, когда разбирать нужно не один документ.

Ниже — то же самое таблицей.

Что важно знать

Вот что выяснилось при работе с этой задачей в реальных базах. Это стоит знать до покупки.

Перепроведение вернет движения обратно. Обработка убирает записи, но не меняет схему проведения документа. Если документ проведен и его перепровести, движения сформируются заново. Это не дефект, а свойство задачи: обработка нужна там, где документ перепроводить не будут или не могут.

Взаиморасчеты в УТ, КА и ERP живут не только в движениях документа. В этих конфигурациях расчеты с партнерами пишет отдельный служебный документ — регистратор расчетов, связанный с исходным документом через справочник объектов расчетов. Удалив движения самой реализации, легко получить базу, где товар списан, а задолженность осталась. Обработка находит такой служебный документ по цепочке связей и обрабатывает его вместе с исходным.

Независимые регистры сведений — не движения документа. Записи вроде цен номенклатуры не подчинены регистратору: их пишет не проведение, а отдельный документ или ручной ввод. Такие регистры в списке движений не появляются, и удалять их этой обработкой не нужно — это другая задача.

На чем проверено. Обработка прогнана на живых базах Управления торговлей и Бухгалтерии предприятия: подсчет записей, удаление, восстановление из копии и поиск потерянных движений. Файл собран платформой 8.3.18 и открывается на любой более новой платформе.

Смежные темы: поиск проведенных документов без проводок и перепроведение документов в 1С.