Массовое перепроведение документов в 1С:Предприятие 8

Короткий ответ

1. Универсальный путь — «Все функции» — «Стандартные» — «Проведение документов»: работает в любой конфигурации, отбор идет по видам документов и периоду.
2. В 1С:Бухгалтерии 3.0 и 1С:Управление нашей фирмой правильнее брать типовую обработку: раздел «Операции» — группа «Сервис» — «Групповое перепроведение документов». Она учитывает специфику учета, идет фоновым заданием и отбирается по организации.
3. В 1С:Управление торговлей 11.5 типовой обработки нет — там остается стандартная.
4. На базе с историей за несколько лет операция идет часами. Запускать ее нужно вне рабочего времени и после резервной копии.

Чем отличаются стандартная обработка и типовая

Стандартная обработка «Проведение документов» — часть платформы, а не конфигурации. Она берет документы выбранных видов за период и записывает каждый в режиме проведения, соблюдая хронологию. Про конфигурацию она не знает ничего: для нее все документы одинаковы.

Типовая обработка знает, что перепроведение — это не то же самое, что обычная запись пользователя. Перед проведением она кладет в документ признак группового перепроведения, и модули документов этот признак читают. В 1С:Бухгалтерии 3.0 таких документов 62 из 864: получив признак, документ пропускает часть работы, которая при перепроведении не нужна. Например, в модуле объекта документа «Авансовый отчет» стоит прямая проверка с комментарием: при групповом перепроведении реквизиты документов не меняются, поэтому обновление связанных данных выполнять не требуется.

Отсюда практическое следствие. Стандартная обработка проводит документ полным путем — так, как если бы пользователь открыл его и нажал «Провести». Результат тот же, но работы делается больше, и на больших объемах разница во времени заметна. Типовая обработка, наоборот, проходит короткой дорогой, зато знает про регламентные операции закрытия месяца, последовательности и запрет изменения данных.

Как открыть стандартную обработку «Проведение документов»

Команда «Все функции» по умолчанию скрыта. Включается она в параметрах: главное меню — «Сервис» — «Параметры» — флажок «Отображать команду „Все функции“». После этого в главном меню появляется пункт «Все функции», а в нем — ветка «Стандартные» со списком обработок платформы.

Команда видна не всем: у пользователя должна быть роль с правом «Администрирование» или «Вывод». В базе с настроенными правами рядовой бухгалтер этой ветки не увидит вовсе — и это правильно, потому что перепроведение массово меняет данные.

Перепроведение за период: порядок действий

1. Сделайте резервную копию базы. Перепроведение необратимо: старые движения снимаются, и вернуть их можно только из копии.
2. Убедитесь, что в базе никто не работает. Список сеансов открывается в разделе «Администрирование» — «Обслуживание» — «Активные пользователи»; как понять, кто и чем занят, разобрано в статье про активность пользователей, а как выставить всех из базы — в статье про отключение пользователя.
3. Откройте обработку и задайте период. Чем уже период, тем короче прогон: перепроводить пять лет ради правки в прошлом месяце не нужно.
4. Выберите виды документов. Перепроводить все подряд — самый долгий и самый рискованный вариант.
5. Уточните состав. Перепроводить имеет смысл документы, которые уже были проведены. Непроведенные часто лежат в базе осознанно — черновики, ошибочные, отложенные до выяснения, — и превращать их в проведенные массовым прогоном не нужно.
6. Запустите операцию и дождитесь окончания. Прерывать прогон нельзя: часть документов останется перепроведенной, часть — нет.

«Групповое перепроведение документов» в 1С:Бухгалтерии 3.0

Форма простая: период, организация и один флажок. Организация по умолчанию не заполнена — подсказка в поле прямо говорит «По всем организациям». Флажок «Останавливать выполнение при ошибке» решает, что делать с документом, который провести не удалось: со снятым флажком обработка запомнит ошибку и пойдет дальше, с установленным — остановится на первом же отказе.

Запускается перепроведение кнопкой «Выполнить» и работает фоновым заданием: форма при этом показывает ход выполнения, а сеанс не блокируется. Ошибки собираются в отдельный список, который открывается по окончании.

Фоновое задание видно в списке заданий — там же можно убедиться, что прогон еще идет, а не завис.

Итог приходит не одним числом, а сводкой: сколько документов проведено, сколько провести не удалось, восстановлена ли последовательность, прерывался ли прогон. На стенде за три месяца сводка вышла такой: проведено документов 6, не удалось провести 0, последовательность восстановлена.

Отдельно стоит знать, что обработка делает с закрытием месяца. Документы «Регламентная операция» за период она сначала помечает неактуальными и отменяет их проведение, а после перепроведения первички восстанавливает — но только те, у которых отмена прошла успешно. Если по организации и дате действует запрет изменения данных, регламентные операции не трогаются вовсе.

Сколько это длится и как не мешать пользователям

Скорость перепроведения упирается не в клиента, а в сервер и диск: каждый документ читает свои данные, снимает старые движения и пишет новые. Если прогон идет заметно медленнее ожидаемого, смотреть надо на показатели производительности базы, а не на саму обработку. Порядок величин такой: несколько тысяч документов за период — минуты, десятки тысяч — часы. Оценивать надо по своей базе на копии, а не по чужим цифрам.

Свой замер на стенде показал, из чего складывается время. Пять документов «Реализация (акты, накладные, УПД)» за три месяца перепроводились четыре раза подряд; порядок прогонов чередовался:

• первый прогон, без признака группового перепроведения — 2 868 мс;
• тот же набор с признаком — 397 мс;
• снова без признака, но по прогретому кешу — 551 мс;
• снова с признаком — 394 мс.

Отсюда два вывода. Первый: львиную долю времени первого прогона съедает не проведение, а разовые издержки — компиляция модулей и наполнение кеша, поэтому оценивать скорость по первым секундам нельзя, цифра завышена в разы. Второй: признак группового перепроведения экономит около трети времени на прогретой базе (551 против 394 мс) — заметно, но это не разница на порядок. Типовая обработка за тот же период отработала 1 524 мс и перепровела 6 документов: она берет не только реализации: ведет журнал регистрации и восстанавливает последовательности, и эта работа тоже стоит времени.

Правила, которые экономят выходные:

• Прогон делается на копии базы, если цель — просто понять, сколько времени он занимает и какие документы упадут.
• Рабочая база перепроводится вне рабочего времени, лучше с блокировкой соединений.
• Период дробится на куски: месяц, квартал. Прогон на три года одним заходом нельзя ни остановить, ни оценить по прогрессу.
• Список ошибок сохраняется до разбора. Документы, которые не провелись, разбираются поштучно — массовый прогон их не починит.

Грабли

Перепровелись не все документы

Типовая обработка перепроводит не все подряд: часть видов документов исключена из перепроведения намеренно. В 1С:Бухгалтерии 3.0 безусловно исключены 72 вида, среди них:

• «Розничная продажа»;
• «Установка цен номенклатуры»;
• «Формирование уставного капитала»;
• «Инвентаризация НЗП».

Еще 10 видов исключаются опционально, и это зарплатные документы: «Начисление зарплаты», «Больничный лист», «Отпуск», «Премия». Причина простая: такие документы не пересчитываются от изменения учетной политики, а их повторное проведение способно испортить данные. Если после прогона вы не нашли изменений по конкретному документу — сначала проверьте, не в списке ли он исключений, и только потом ищите ошибку.

Перепроведение не чинит документ, который не проводится

Массовая обработка не разбирает причины отказа: документ с закрытым периодом, помеченный на удаление или упирающийся в контроль остатков, просто попадет в список ошибок. Разбирать такие документы нужно поштучно — почему документ не проводится и что делать дальше. Отдельная беда — движения от прошлого проведения: документ уже не проводится, а его записи в регистрах живут, и отчеты продолжают считать по ним. Снимают их отдельно — например обработкой Удаление движений документов, которая показывает, что и в каком регистре записано, и перед удалением сохраняет резервную копию наборов записей.

Прогон запустили в рабочее время

Перепроведение блокирует данные, которые записывает. Пользователь, который в этот момент проводит свой документ, получает ошибку блокировки, а прогон замедляется на ожиданиях. Хуже другое: часть документов будет перепроведена по данным «до» правок пользователя, часть — «после».

Забыли про отложенное проведение

В конфигурациях с отложенным проведением документ при записи формирует не все движения сразу — остальное делает регламентное задание. Массовое перепроведение в такой базе имеет смысл только вместе с последующим выполнением отложенных операций, иначе картина в отчетах останется прежней.

Ждали, что перепроведение исправит остатки

Перепроведение пересчитывает движения по текущим данным и настройкам. Если данные не менялись и учетная политика та же, документ запишет ровно те же движения, что и раньше, — и ничего в отчетах не изменится. Перепроведение имеет смысл тогда, когда изменилось что-то, от чего зависит проведение:

• настройки учета и учетная политика;
• данные справочников, на которые ссылается документ;
• реквизиты документов-оснований;
• релиз конфигурации — после обновления алгоритм проведения бывает другим.

Итог

Стандартная обработка «Проведение документов» — универсальный инструмент: он есть в любой конфигурации, отбирает документы по виду и периоду и проводит их полным путем. Типовое «Групповое перепроведение документов» в 1С:Бухгалтерии 3.0 и 1С:Управление нашей фирмой знает про специфику учета: ставит документам признак группового перепроведения, обходит виды, которые перепроводить нельзя, и аккуратно обращается с регламентными операциями закрытия месяца. Оба инструмента одинаково требовательны к дисциплине: копия базы, свободная от пользователей база, узкий период и разбор списка ошибок после прогона.