Авто-отметка неликвидных товаров в 1С — без ручной ревизии остатков

Раз в квартал кто-то в компании выгружает остатки в Excel, сводит их с продажами и красит строки руками, чтобы понять, какие позиции лежат мертвым грузом. К концу дня получается таблица, которую через неделю уже никто не откроет: она осталась в почте у одного человека. А менеджер в зале по-прежнему предлагает клиенту тот же ходовой товар и не видит, что рядом два года стоит партия, за которую заплачены деньги.

Эта разработка убирает ручной этап целиком. Она сама находит товар, который лежит на остатках дольше заданного срока и за это время не продавался, и ставит ему статус прямо в карточке номенклатуры. Статус — не строка в отчете, а реквизит товара: его видно в списке, по нему работают отборы, автоматические скидки и выгрузки на площадки.

Менеджер видит залежавшийся товар прямо в момент набора заказа, без единого отчета

Что меняется в работе со складом

• Деньги на складе перестают быть невидимыми. Позиции, которые не двигаются, помечены и посчитаны: видно, сколько их и на какую сумму, а не «где-то что-то лежит».
• Признак живет в самой номенклатуре. Не нужно открывать отчет и держать его в голове: статус подставляется в списки и отборы, и о нем узнает каждый, кто работает с товаром.
• Обновление идет само. Команду ставят в расписание, и картина пересчитывается с нужной периодичностью без участия человека.
• Товар возвращается в оборот честно. Как только по позиции прошла продажа, признак снимается и заменяется на другой — «Бывший неликвид» или любой ваш.
• Типовую менять не придется. Обработка и отчет — внешние файлы, они подключаются в список дополнительных обработок, конфигурация остается на поддержке.

Один реквизит, на котором держится все

Признак неликвидности хранится в дополнительном реквизите номенклатуры. Заводите его сами, обычной типовой настройкой: НСИ и администрирование → Общие настройки → Дополнительные реквизиты и сведения, набор «Номенклатура». Назовите реквизит «Статус товара», тип возьмите «Дополнительное значение» и заведите внутри два значения: «Неликвид» для залежавшегося товара и второе — для того, который снова начал продаваться.

Статус виден прямо в карточке товара — там же, где вид номенклатуры и ставка НДС

Названия значений ваши. Слово «неликвид» удобно не всем: в компании, где остатками занимается отдел продаж, статус часто называют «Распродажа», а обратный — «Ассортимент». Обработка берет значение из своих настроек, а не ищет его по имени, поэтому называть его можно как угодно.

Реквизит заводится один раз штатными средствами конфигурации: два значения — на въезд и на выезд из статуса неликвида

Значения разных дополнительных реквизитов 1С лежат в общем справочнике, и одноименные значения легко подменяют друг друга: значение «Неликвид» может оказаться и у реквизита «Статус товара», и у реквизита «Состояние партии», заведенного кем-то раньше. Поэтому обработка определяет реквизит не по названию, а по владельцу выбранного значения: какой реквизит владеет значением, тот и берется в работу. Подмену иначе не поймать — в интерфейсе она не видна, статус просто проставляется не тот.

Настройки: что и где задается

Обработку подключают в списке дополнительных обработок: НСИ и администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Дополнительные отчеты и обработки. Безопасный режим при добавлении надо снять — обработка обращается к внешним файлам, когда отправляет письмо.

В карточке появляются две команды: 1.Настройки и 2.Обновление статусов неликвидности товара. Первая открывает форму параметров, вторая выполняет расчет.

Настройка и запуск — две отдельные команды: одна для администратора, вторая для расписания

Первая вкладка формы настроек задает общую рамку расчета.

Заполняется один раз: настройки общие для всех пользователей базы

Отдельно про поле Новый статус. Если его не заполнить, товар, по которому пошли продажи, останется помеченным навсегда — статус только ставится и никогда не снимается. Это осмысленный режим, если пометка нужна как «история», но чаще нужен обратный ход, и тогда поле заполняют.

Настройки меняет администратор

Настройки хранятся в карточке самой обработки, то есть в справочнике «Дополнительные отчеты и обработки». В типовой конфигурации менять его вправе только администратор, и это ограничение самой 1С, а не разработки: штатный механизм хранения настроек дополнительных обработок пишет туда же.

Поэтому форма говорит об этом заранее. Пользователь без прав видит ограничение прямо в заголовке окна — «только просмотр: изменение настроек доступно администратору» — и узнает о нем до того, как заполнит поля. Если он все же нажмет Записать и закрыть, то получит объяснение, что не сохранилось и что делать, а не системное «Нарушение прав доступа!». Форма при этом не закрывается, введенное остается на месте.

На работу это не влияет: сам расчет рядовому пользователю доступен, настройки общие для всех, и задать их достаточно один раз.

Разные сроки для разных товаров

Один срок на весь склад работает редко: молоко становится неликвидом за месяцы, а кабель или холодильник спокойно лежит годами. Вторая вкладка формы — Сроки проверки — задает срок отдельно для каждой категории.

Сначала выберите тип отбора, затем добавьте в таблицу строки «категория — срок в месяцах». Тип отбора один на всю таблицу, вариантов пять:

• вид номенклатуры;
• группа справочника (учитывается вложенность до трех уровней);
• ценовая группа;
• товарная категория;
• марка, она же бренд.

Товар, который ни в одну строку не попал, считается по сроку из первой вкладки.

Для каждой категории свой срок — молочная группа и кабельная продукция не могут жить по одному правилу

Отбор по маркам имеет смысл только там, где учет по маркам ведется. Если в вашей конфигурации марок нет, выбирайте любой из четырех остальных — они есть везде.

Как считается неликвид

Механику полезно понимать до покупки, потому что от нее зависит, совпадет ли результат с вашим представлением о залежавшемся товаре. Расчет идет в три шага.

1. Берутся позиции с ненулевым остатком — по складам из настроек или по всем. Товар, которого на складе нет, в расчет не попадает вовсе: помечать нечего.
2. У каждой позиции находится дата последнего прихода — по документам поступления, оприходования излишков и ввода остатков, а также по приходным ордерам. Если с последнего прихода прошло меньше срока, товар считается новым, а не залежавшимся.
3. Проверяются продажи за тот же срок. Была хоть одна продажа — позиция из списка выбывает.

То есть неликвид здесь — это товар, который лежит на остатках дольше своего срока и за это время ни разу не продан. Дата создания карточки и дата первого прихода роли не играют: партия, завезенная заново, обнуляет счетчик, и это правильно — на складе лежит свежий товар.

Запуск: вручную и по расписанию

Команду 2.Обновление статусов неликвидности товара можно нажать руками прямо в карточке обработки, но смысл разработки в том, чтобы ее не нажимать. В клиент-серверной базе команду ставят в расписание: карточка обработки → вкладка Команды → колонка Расписание → периодичность, например каждый день в девять утра. Дальше картина обновляется сама.

Раз в день к началу работы — и список актуален без чьего-либо участия

Результат каждого запуска пишется в журнал регистрации: какие товары получили статус, с каких он снят и на какой заменен. Если статусы не изменились, там будет и об этом — «Статусы товаров не изменены». Это тот случай, когда молчание хуже короткой строчки: непонятно, отработало или нет.

Команда отрабатывает за секунды и оставляет запись в журнале регистрации

Письмо с протоколом

Если в настройках заполнены получатели и учетная запись, после каждого запуска на почту уходит письмо «Актуализация неликвидов» с файлом Excel во вложении. В файле четыре колонки: артикул, наименование, статус и примечание — что именно сделано с позицией.

Это удобнее, чем заходить в базу и смотреть журнал: категорийный менеджер получает список изменений утром в почте и сразу видит, что вчера ночью в неликвиды ушли еще двенадцать позиций.

Список изменений приходит на почту самАртикул, наименование, статус и что с позицией сделано — четыре колонки

Подсветка прямо там, где выбирают товар

Статус в карточке работает, но менеджер в момент набора заказа в карточку не заходит. Поэтому в состав входит расширение, которое красит строки неликвидов персиковым фоном там, где товар выбирают: в УТ, КА и ERP — в форме подбора номенклатуры, в УНФ — в списке номенклатуры. Ставят его отдельно и только если подсветка нужна: НСИ и администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Расширения, флажок безопасного режима снять, 1С перезапустить.

Расширение берет то же значение статуса из настроек обработки, так что отдельно настраивать его не нужно.

Отдельно про то, как это уживается с обновлениями типовой. Расширение дописывает поле в текст запроса типовой формы подбора, а такие тексты в новых релизах меняются. Чтобы обновление не сломало форму подбора, врезка сначала проверяет, что нужные куски запроса на месте: не нашлись — подсветка молча отключается, в журнал пишется предупреждение, а список работает как типовой. Потерять подсветку неприятно, потерять форму подбора — гораздо хуже.

Отчет по неликвидам

В составе есть отдельный внешний отчет — список помеченных товаров со свободным складским остатком. Колонки: номенклатура, артикул, производитель, остаток. Итоги — по группам, с иерархией справочника. Шапка закреплена, так что при прокрутке длинного списка видно, что за колонка перед вами.

Отчет отвечает на вопрос, на который подсветка ответить не может: сколько всего таких позиций и в каких группах они скопились. Подключают его туда же, в список дополнительных отчетов и обработок, а открывается он как обычный отчет.

Видно не только какие позиции, но и где именно скопились деньги

Более глубокий разбор запасов с оборачиваемостью и ABC/XYZ — отдельная задача, для нее есть анализ складских запасов.

Что делать с помеченным товаром

Статус сам по себе денег не возвращает — он нужен, чтобы включить механизмы, которые уже есть в типовой. Основное применение: автоматическая скидка на неликвид. В карточке скидки условием ставят значение реквизита «Статус товара», и дальше все происходит без участия менеджера — товар с меткой уходит покупателю дешевле, остальные позиции не трогаются.

Скидка обычная, типовая: процент и признак «предоставляется на номенклатуру по отбору»Отбор скидки собирается на том же реквизите: одно условие — и уценка дальше идет сама

Правила уценки бывают и сложнее — например, размер скидки зависит от того, сколько именно осталось на складе. Такую логику закрывает скидка от складского остатка.

Кроме скидок, статус работает везде, где есть отбор по реквизитам номенклатуры: при выгрузке на маркетплейсы, при формировании заданий на инвентаризацию, при планировании закупок — помеченный товар просто исключается из заявки поставщику.

Кому не подходит

Если у вас нет остатков в базе (работа идет по заказам под клиента, товар не хранится), считать нечего: расчет опирается на складской остаток и дату прихода.

Если нужен полноценный анализ оборачиваемости с прогнозом спроса и коэффициентами по периодам, это другая задача и другой инструмент: здесь считается один факт — лежит и не продается дольше заданного срока.

На чем проверено

Разработка проверена на УТ 11.5.27.47 и УТ 11.4.14.181 — это две разные модели учета остатков, и обработка сама определяет, какая из них в базе. Минимум платформы — 8.3.18: на ней файлы открываются, а расширение устанавливается и проходит проверку модулей.

Отдельно проверен запуск под пользователем с обычными правами — профиль менеджера по продажам с доступом к внешним обработкам. Читаются настройки, читаются данные, статусы проставляются; недоступно только изменение самих настроек, о чем форма и предупреждает.