Реферальная программа в 1С — вознаграждение партнерам начисляется само

Что это дает

• Проценты не считаются руками. Вознаграждение появляется в момент проведения документа продажи, а при возврате товара уменьшается на ту же сумму.
• Клиент закрепляется за партнером один раз. Промокод вносится в заказ или документ продажи, и связь запоминается в карточке клиента.
• Всегда видно, сколько партнеру начислено, сколько выплачено и сколько осталось выплатить. Выплату нельзя оформить на сумму больше остатка.
• Условия задаются по товарам: свой процент для каждого вида номенклатуры (в УНФ — категории) или сегмента, отбор исключает позиции, за которые вознаграждение не полагается.
• Вознаграждение выдается деньгами или бонусными баллами по программе лояльности.
• Партнеры получают уведомления в WhatsApp, Telegram и MAX, на почту уходят письма, а ответственные сотрудники получают сводку.

Настройки реферальной программы

Все параметры собраны в одной форме, которая открывается командой Настройки в группе команд Реферальная программа: в УТ 11 — в разделе Администрирование, в УНФ 3.0 — в разделе Продажи. Для работы с формой и отчетом есть отдельная роль «Реферальная программа (настройки и отчет)», для выплат — роль «Выплата реферального вознаграждения».

Общие настройки

Форма состоит из четырех страниц. На странице Общие настройки задается, сколько и с чего платить партнеру:

Процент у каждого вида задается один раз, и дальше расчет идет без участия человека, будь то пять процентов на крепеж или восемь на инструмент. Порог выплаты избавляет от переводов на десятки рублей: остаток копится, пока не дорастет до минимальной суммы. Минимальная сумма на сам расчет не влияет, вознаграждение начисляется всегда, а порог проверяется только при выплате.

Страница Отбор по номенклатуре содержит отбор в привычном виде настроек компоновки данных. Вознаграждение считается только по тем строкам документов, которые подходят под отбор, поэтому услуги, подарочные сертификаты и любые другие позиции вывести из программы.

Уведомления и мессенджеры

Страница Уведомление управляет почтой: в ней выбирается учетная запись, список сотрудников-адресатов, тема и текст письма, а флажок Уведомлять рефералов включает письма самим партнерам. В тексте работает подстановка деталей: покупателя и строки вида «номенклатура — сумма». Партнер получает начисление в понятном виде и не звонит в бухгалтерию уточнить, за что и сколько.

Страница Мессенджеры подключает WhatsApp, Telegram и MAX через сервис Green API. Для каждого канала указываются флажок включения, idInstance, apiTokenInstance, при желании адрес API и адрес медиа, а кнопка Проверить подключение сразу сообщает, авторизован ли канал. Ошибку в настройках видно до первой рассылки.

Как работает рассылка:

• Реферал получает сообщение по каждому включенному каналу, сотрудники-адресаты — сводку по всем рефералам с итогом.
• Номер телефона приводится к виду из одних цифр с кодом страны 7 сам: скобки, плюс, дефисы и пробелы убираются, восьмерка в начале заменяется на семерку, а к десятизначному номеру семерка добавляется.
• Сбой одного канала не мешает остальным: если WhatsApp не авторизован, письмо и другие мессенджеры все равно уйдут.
• По одному и тому же документу повторное уведомление не уходит, по возвратам уведомления не отправляются.
• Токен в журнале регистрации маскируется.

В УТ 11 есть ограничение, о котором стоит знать заранее: получатели выбираются по контактной информации партнера, и реферал без адреса электронной почты не получает уведомлений вообще, включая мессенджеры. Заполните e-mail у каждого партнера, которому нужны сообщения. В УНФ 3.0 такого условия в выборке получателей нет.

Промокоды партнеров в 1С

Промокод — это способ привязать клиента к партнеру без ручной работы: партнер называет код, менеджер вносит его в заказ, а дальше расширение всё делает само.

Карточка партнера

В карточке партнера (в УНФ — контрагента) добавляются два поля: Реферал — партнер, который привел этого клиента, и Реферальный промокод — собственный код партнера. Промокод приводится к верхнему регистру, у двух партнеров он совпасть не может: при повторе программа сообщит, что он уже используется другим партнером. Поля видны пользователям с полными правами.

Код вводится вручную либо создается автоматически: кнопка Сгенерировать промокоды в настройках выдает код из 8 символов сразу всем партнерам, у которых его еще нет. В набор входят только буквы и цифры без похожих по написанию, поэтому код не спутать при диктовке: нет нуля и буквы O, единицы и буквы I.

Промокод в заказе и в документе продажи

В заказе клиента и реализации (в УНФ — в заказе покупателя и расходной накладной) появляется поле Промокод. При записи документа программа находит владельца кода и назначает его рефералом клиента, но только если у клиента реферал еще не указан. Если реферал уже есть, документ записывается, а программа предупреждает, что реферал уже указан. Так действующая связь не переписывается случайно, а клиент не оказывается закрепленным за двумя партнерами сразу.

Код проверяется сразу при записи: если такого промокода нет ни у одного партнера, документ не записывается и выдается сообщение об этом. Опечатка в коде не превращается в потерянное вознаграждение. Клиент не может стать рефералом самого себя: попытка ввести собственный код не сработает.

Учет реферального вознаграждения в 1С

Вознаграждение начисляется при проведении документов продажи клиента, у которого указан реферал. У документов, где реферала нет, начисления не возникает.

Что учитывается в УТ 11 и в УНФ 3.0

Расширение считает не все документы подряд, а только продажи и их возвраты.

Отдельно в УТ 11 не учитывается розничный покупатель, а в обеих конфигурациях клиент не может быть собственным рефералом. Если вы продаете через кассу в УТ 11, вознаграждение по чекам ККМ не начисляется, учитывается только отчет о розничных продажах. В УНФ 3.0 чек ККМ учитывается, а если в чеке не указан контрагент, покупателем считается владелец дисконтной карты.

Как считается сумма

Начисление рассчитывается по формуле «сумма строки, умноженная на процент и деленная на сто». База — сумма строк вместе с НДС, в валюте регламентированного учета по курсу на дату документа. Возврат уменьшает вознаграждение на ту же сумму, а при отмене проведения документа его начисления удаляются. Расчет выполняется фоновым заданием, событие записывается в журнал регистрации как «Запись реферальных начислений».

Если бонусная программа в настройках заполнена, вместо денежного начисления создается документ начисления бонусных баллов (при возврате — списания) на бонусную карту реферала. Нет карты — расширение пишет предупреждение в журнал регистрации «Реферальная программа.Бонусы», а расчет остальных документов продолжается.

Выплата реферального вознаграждения

Выплата оформляется документом Выплата реферального вознаграждения. В нем указываются реферал, сумма, способ выплаты (наличные, безналичные или прочее), документ оплаты и комментарий. Документ проводится по стандартной форме и записывает выплату в регистр накопления, поэтому каждый рубль выплаты попадает в расчет остатка.

Остаток к выплате считается так: начисления на дату документа минус все проведенные выплаты этого реферала. Программа не пропустит документ в трех случаях:

• в настройках задана бонусная программа: вознаграждение платится баллами, а не деньгами;
• остаток реферала меньше минимальной суммы выплаты (сравнивается именно остаток, а не сумма конкретной выплаты);
• сумма выплаты больше остатка.

Двойная выплата и переплата отсекаются на этапе проведения, а не находятся при сверке. Документ оплаты, то есть расходный кассовый ордер или списание с расчетного счета, программа не создает: деньги проводятся обычным порядком, а в выплате остается ссылка на них.

Отчет по реферальной программе

Отчет Отчет по реферальной программе открывается командой Отчет в той же группе команд и работает за выбранный период. У него два варианта.

Вариант Начисления по реферальной программе показывает, из чего сложилось вознаграждение: группировка идет по рефералу, затем по партнеру и документу, в строках видны номенклатура, процент и сумма. Отбор доступен по номенклатуре (в том числе по группе), партнеру и рефералу. Партнеру видно, за какую именно продажу и по какому проценту ему начислено.

Вариант Расчеты с рефералами — сводка по каждому рефералу с колонками Начислено за период, Выплачено за период, Остаток на конец периода и К выплате. Колонка К выплате равна остатку, если он достиг минимальной суммы выплаты, и нулю, если нет. Список к выплате виден прямо в отчете, без выгрузок и сводных таблиц. Если вознаграждение выдается бонусами, колонки Выплачено и К выплате отключаются, потому что денег к выплате нет.

Как это выглядит на практике

1. В настройках вы задаете проценты, порог выплаты и, по желанию, подключаете почту и мессенджеры.
2. Каждому партнеру генерируется промокод, и партнер передает его своим клиентам.
3. Менеджер вносит промокод в заказ клиента, и клиент закрепляется за партнером.
4. При проведении реализации (в УНФ — расходной накладной или чека ККМ) вознаграждение начисляется, и, если включены уведомления, партнер получает сообщение.
5. Раз в месяц в отчете Расчеты с рефералами вы видите, кому и сколько выплатить, и оформляете документ выплаты.

Для кого

Расширение подойдет компаниям, которые платят партнерам, агентам или постоянным клиентам процент с продаж привлеченных ими покупателей и работают в 1С:Управление торговлей 11 или 1С:Управление нашей фирмой 3.0. Если нужна многоуровневая партнерская сеть или расчет вознаграждения по договорам с индивидуальными условиями, это расширение для другой задачи: здесь процент задается для всех партнеров одинаково, по видам номенклатуры или сегментам.