Сверка остатков по счетам бухучета между двумя базами 1С

Швейное производство ведет оперативный учет в одной базе, а регламентированный — в другой. Документы переносятся синхронизацией, но через несколько месяцев остаток материалов на счете 10.01 в двух базах расходится. Обе стороны формально правы: в одной базе он один, в другой — другой. Найти, какая из тысяч проведенных операций стала причиной, получится только выгрузив обороты из каждой базы в Excel и построчно сведя их руками. На объеме в тысячу документов это работа на день, а результатом остается только цифра расхождения — не ее причина.

Обработка «Сверка остатков по счетам между двумя базами» сверяет остатки напрямую, без выгрузок: подключается ко второй базе, сравнивает регламентированный учет и по каждой разошедшейся строке называет документ, из-за которого это произошло. Сверке подлежит любой счет плана счетов. Запрос строится программно по регистру бухгалтерии «Хозрасчетный» той базы, где обработка запущена, поэтому он не привязан к жестко заданному списку реквизитов.

Что это дает:

• Причина расхождения, а не только цифра: документа нет в одной из баз, сумма или количество не совпали, документ помечен на удаление, объект перенесен в базу дважды под одним именем.
• Входящее сальдо и остаток на конец периода по обеим базам в одной таблице — оборотку по каждой стороне отдельно поднимать не требуется.
• Диагностика самой связи баз: обработка определяет, чем связаны базы, и пишет это в протокол до того, как вы начнете разбирать расхождения.
• Настройки сравнения сохраняются в файл и загружаются заново — период, счета и разрезы не приходится вводить каждый раз.
• Результат выгружается в табличный документ и сохраняется в Excel.

Подключение ко второй базе и настройка сверки

Обработку подключают в справочнике «Дополнительные отчеты и обработки» (раздел «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки»). Открывается она командой «Сверка остатков по счетам между двумя базами» из карточки обработки.

Связь со второй базой — обычное внешнее соединение 1С. Параметры задаются в разделе «Вторая база» формы:

Кнопка «Проверить подключение» устанавливает соединение и сразу показывает в протоколе конфигурацию, редакцию и версию платформы второй базы — например, «Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0, версия 3.0.201.16». Если соединение не устанавливается, протокол отдельно указывает, в чем сбой: не зарегистрирован компонент внешнего соединения или не проходит вход по логину и паролю. Это разные проблемы с разным решением, и обработка их не смешивает. Заодно протокол сообщает, сколько счетов из указанных кодов найдено в каждой базе и каких организаций по ИНН нет.

Сравнение без указанной второй базы не завершается ошибкой: обработка объясняет отказ в протоколе и ничего не сравнивает. Так же она реагирует на несуществующую вторую базу — в протоколе названа причина отказа.

Тут же обработка выясняет, чем связаны базы, и пишет вывод в протокол:

Вывод о связи — предупреждение для вас: сами документы обработка сопоставляет по аналитике, дате и сумме.

Раздел «Что сверяем» задает предмет сравнения:

Аналитику счета обработка не задает заранее: она читает состав видов субконто выбранных счетов из метаданных каждой базы и сопоставляет их по виду, а не по порядковому номеру. Это важно, потому что на счете 10.01 в разных конфигурациях состав аналитики разный: в одних есть партии, в других нет. Ключом сравнения становится пересечение разрезов, которые есть в обеих базах; разрез, которого нет на другой стороне, в сравнение не попадает и показан отдельной заметкой.

Какие счета сверять и по какой аналитике:

Настройки обработка запоминает сама:

• период;
• счета;
• ИНН организаций;
• разрезы;
• данные второй базы, кроме пароля.

Чтобы перенести их на другой компьютер или отдать коллеге, нажмите «Настройки в файл», а на другом компьютере — «Настройки из файла». Файл обычный текстовый (JSON); испорченное значение обработка пропускает, а число принятых параметров пишет в протокол. Пароль в файл не попадает намеренно.

Таблица расхождений, причины и выгрузка в Excel

По кнопке «Сравнить» обработка строит запрос по регистру «Хозрасчетный» в своей базе, передает параметры во вторую базу через внешнее соединение и там же строит аналогичный запрос по ее собственным метаданным. Между базами передаются только простые значения — представления объектов, а не ссылки: ссылка одной базы ничего не значит в другой. Данные читаются партиями по 5000 строк, а если пакетное чтение не проходит, обработка сама переключается на построчное — без остановки сверки.

Результат — «Таблица расхождений». Ее колонки:

Цвет строки показывает вид расхождения:

Протокол под таблицей печатает, по каким разрезам шло сравнение, сколько строк свода получилось в каждой базе и итог по сумме. Таблица поддерживает поиск по строкам полем «Поиск (Ctrl+F)».

По каждой строке кнопка «Показать документы» раскладывает расхождение по документам-виновникам — это запрос оборотов по регистратору за период, а не пересчет остатка заново. Она работает для любой выбранной строки и дополняет протокол; если строка не выбрана, обработка предупредит об этом. Автоматически после «Сравнить» разложение выполняется по десяти крупнейшим по модулю разницы строкам. Причины ровно четыре:

1. документ проведен в одной базе и отсутствует в другой;
2. документ есть в обеих базах, но сумма или количество различаются;
3. документ не проведен или помечен на удаление в одной из баз;
4. объект не сопоставлен или сопоставлен дважды — задвоение, о котором сказано ниже.

Двойники номенклатуры. Виртуальная таблица остатков отдает одну строку на каждую комбинацию ссылок: если позиция заведена в базе двумя карточками с одинаковым наименованием, они поступают отдельными строками. Но в свод для сравнения уходят представления, и при свертке две карточки с одним именем склеиваются в одну строку с суммарным остатком. Поэтому обработка ищет двойники до свертки — по совпадению всех представлений разрезов. В отчетах и в оборотке эта проблема не видна: суммы там сходятся, расходится только то, к какой карточке они привязаны. В протоколе эти объекты выведены отдельным разделом с указанием стороны («эта база» или «вторая база»); если их нет, так и написано: «Объектов-двойников не найдено».

Объекты аналитики сопоставляются по представлению, поэтому две карточки с одинаковым наименованием в одной базе показываются заметкой о двойниках.

Выгрузка в Excel. Кнопка «Выгрузить в таблицу» (она видна на командной панели формы на первом кадре страницы) открывает результат табличным документом: расхождения и документы-причины двумя блоками. Пока сравнение не выполнено, кнопка предупредит, что выгружать нечего. Из табличного документа результат сохраняется как Excel-файл для отчета руководству.

Как это выглядит в работе. Порядок действий пронумерован:

1. Откройте обработку из справочника «Дополнительные отчеты и обработки», заполните данные второй базы и выберите период.
2. Нажмите «Проверить подключение» — в протоколе видны конфигурация второй базы и вывод о связи баз.
3. Укажите коды счетов, отметьте нужные разрезы и нажмите «Сравнить».
4. В таблице расхождений красным и желтым видно, какие остатки не совпали; по строке нажмите «Показать документы» и получите конкретную причину.
5. Сохраните настройки в файл, а результат выгрузите в Excel.

Кому подходит. Компаниям, которые ведут регламентированный учет в одной базе, а оперативный — в другой, связанным обменом любого вида: типовой синхронизацией, старыми правилами конвертации или даже ручным вводом документов в обе базы. А также бухгалтерам и внедренцам, которым надо не просто увидеть расхождение по счету, а найти документ, из-за которого оно возникло.

Проверено на «Бухгалтерии предприятия» 3.0, редакция 3.0.201.16, под пользователем без полных прав, с ролью главного бухгалтера. Под этой ролью:

• обработка видна в списке дополнительных обработок;
• форма открывается;
• сверка и протокол работают так же, как под администратором.