Сверка остатков между двумя базами 1С с расшифровкой причин

Швейное производство ведет оперативный учет в «Комплексной автоматизации» 2.5, а регламентированный — в «Бухгалтерии предприятия» 3.0. Документы переносятся из КА в БП синхронизацией, но через несколько месяцев остаток материалов на счете 10.01 в двух базах расходится. Обе стороны формально правы: в КА он один, в БП — другой. Найти, какая из тысяч проведенных операций стала причиной, можно только выгрузив обороты из каждой базы в Excel и построчно сведя их руками. На объеме в тысячу документов это работа на день, а результатом остается только цифра расхождения — не ее причина.

Обработка сверяет остатки счетов между двумя базами напрямую, без выгрузок: подключается ко второй базе, сравнивает регламентированный учет и по каждой разошедшейся строке называет документ, из-за которого это произошло. Сверять можно любой счет плана счетов — товарные остатки, взаиморасчеты с контрагентами, забалансовые. Одна сборка работает в «Бухгалтерии предприятия» 3.0, «Комплексной автоматизации» 2.4/2.5 и ERP 2 — запрос строится программно по регистру бухгалтерии «Хозрасчетный» той базы, где обработка запущена, а не привязан к жестко заданному списку реквизитов.

Что это дает

• Причина расхождения, а не только цифра. По каждой разошедшейся строке видно: документа нет в одной из баз, сумма или количество не совпали, документ помечен на удаление, или один и тот же объект перенесен в базу дважды под одним именем.
• Одна обработка для трех конфигураций. Файл один и тот же для «Бухгалтерии предприятия» 3.0, «Комплексной автоматизации» 2.4/2.5 и ERP 2 — состав аналитики счета обработка читает из метаданных той базы, где запущена, и сама сопоставляет разрезы по виду субконто.
• Входящее сальдо по обеим базам сразу в одной таблице — не нужно поднимать оборотку отдельно по каждой стороне.
• Диагностика самой связи баз. Обработка сама определяет, чем связаны базы — типовой синхронизацией, старыми правилами конвертации данных или обменом нет вовсе, — и пишет это в протокол до того, как вы начнете разбирать расхождения.
• Настройки сравнения сохраняются в файл и загружаются заново — период, счета и разрезы не нужно вводить каждый раз.

Подключение ко второй базе

Связь со второй базой — обычное внешнее соединение 1С, поэтому обе базы должны быть на платформе 8.3 под Windows, а не в сервисе 1С:Фреш и не на Linux без установленного COM-коннектора. В разделе Вторая база формы задаются: переключатель Вторая база на сервере 1С (иначе файловая), при файловом варианте — поле Каталог файловой базы (путь на сервере 1С), и обязательные Пользователь второй базы и Пароль (не сохраняется).

Раздел «Вторая база» и раздел «Что сверяем» задаются один раз и сохраняются в файл настроек

Кнопка Проверить подключение устанавливает внешнее соединение и сразу показывает в протоколе конфигурацию, редакцию и версию платформы второй базы — на моей проверке это была «Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0, версия 3.0.201.16». Если соединение не устанавливается, протокол отдельно указывает, где сбой: не зарегистрирован компонент внешнего соединения на сервере или не проходит подключение по логину и паролю — это разные проблемы с разным решением, и обработка их не смешивает в одну общую ошибку.

Протокол сразу показывает конфигурацию и версию второй базы — это первая проверка, что подключились именно туда

Как обработка определяет, чем связаны базы

Прежде чем сопоставлять документы, обработка выясняет, как вообще связаны две базы, и пишет вывод в протокол при нажатии Проверить подключение. Здесь есть тонкость, которую я проверил отдельно, потому что она напрямую влияет на точность сопоставления.

При типовой синхронизации 1С через универсальный формат обмена (XDTO) связь объектов двух баз хранится в служебном регистре «Публичные идентификаторы синхронизируемых объектов». А регистр «Соответствия объектов информационных баз» — тот, который называют первым при слове «связь баз», — при таком обмене не заполняется вовсе. Его пишут только старые правила конвертации данных (КД 2.х) и ручной мастер сопоставления справочников. Поэтому опираться на этот регистр как на источник пар нельзя без проверки: пустой регистр при типовой синхронизации — это норма, а не признак того, что обмен не настроен.

В текущей версии эта диагностика работает как честное предупреждение, а не как источник пар для самого сопоставления: связь баз обработка определяет и показывает в протоколе, но сопоставление документов при поиске причины по-прежнему идет по аналитике, дате и сумме — использовать общий идентификатор объекта из XDTO-обмена в самом сопоставлении разработка следующей версии.

Настройка сравнения — период, счета, разрезы

Раздел Что сверяем задает, что именно сравнивается:

Разрезы включаются переключателями, а не жестко зашиты в код: обработка сама читает состав видов субконто у выбранного счета в метаданных каждой базы и сопоставляет их по виду субконто, а не по порядковому номеру. Это важно, потому что состав аналитики на счете 10.01 в «Бухгалтерии предприятия» и в «Комплексной автоматизации» разный: в БП на этом счете три вида субконто — номенклатура, партии и склады, а в КА — два, партий нет вовсе. Ключом сравнения становится пересечение разрезов, которые есть в обеих базах; разрез, которого нет на другой стороне (например, партии), в само сравнение не попадает и не может по ошибке сравняться со складом — вместо этого он показан отдельной заметкой.

Какие счета можно сверять: товары, взаиморасчеты, забалансовые

Обработка не привязана к товарным счетам, хотя чаще всего ее покупают именно ради них. В поле Коды счетов можно указать любой счет регистра бухгалтерии «Хозрасчетный» той базы, где обработка запущена: код ищется в плане счетов, а субсчета включаются в сравнение вместе с ним по иерархии. Никакого зашитого списка разрешенных счетов в коде нет, значение «10» в поле — просто умолчание формы, а не ограничение.

Аналитику обработка тоже не задает заранее: она читает фактический состав видов субконто выбранных счетов из метаданных каждой базы. Что это означает на практике:

• Товарные и производственные счета (10, 21, 41, 43) сверяются по номенклатуре, складу или подразделению и партии с характеристикой — то есть по тем разрезам, которые включаются флажками в разделе Что сверяем.
• Счета взаиморасчетов (60, 62, 76) сверяются по своей аналитике — контрагент, договор, документ расчетов. Отдельных флажков для этих разрезов нет и не нужно: аналитика, не попавшая под три номенклатурных переключателя, входит в ключ сравнения всегда, поэтому строки остаются разложенными по контрагентам и договорам, а не сворачиваются в одну сумму по счету.
• Забалансовые счета (003, 004, МЦ.04) ничем не выделены: признак забалансового учета в коде не проверяется, счет сверяется на общих основаниях.
• Денежные и любые другие счета — так же, по коду и фактической аналитике.

Ограничения, о которых честнее сказать сразу:

• Сравниваются сумма и количество регламентированного учета. Валютная сумма не сверяется: по счетам с валютным учетом (52, 62.21) валюта в ключ сравнения не входит, а проверка на объекты-двойники для таких счетов пропускается — обработка прямо пишет об этом в протокол.
• На счетах без количественного учета количество в регистре нулевое в обеих базах, поэтому разница количества по ним всегда нулевая, а сверка идет по сумме.
• Объекты аналитики сопоставляются по представлению, а не по внутреннему идентификатору: две карточки с одинаковым наименованием в одной базе обработка показывает отдельной заметкой о двойниках, потому что сравнить их по имени нельзя.

Причины расхождения остатков: не только разница, но и ее причина

По кнопке Сравнить обработка строит запрос по регистру «Хозрасчетный» в своей базе, передает параметры во вторую базу через внешнее соединение и там же строит аналогичный запрос по ее собственным метаданным. Между базами передаются только простые значения — представления объектов, а не ссылки: ссылка одной базы ничего не значит в другой. Данные читаются партиями по 5000 строк, а если пакетное чтение не проходит, обработка сама переключается на построчное — без остановки сверки на середине.

Результат — таблица расхождений с колонками Кол-во нач. (здесь), Сумма нач. (здесь), Кол-во нач. (там), Сумма нач. (там): входящий остаток по обеим базам в одной строке. Рядом с ними — колонки Разница количества, Разница суммы и Причина, так что величина и характер расхождения видны без арифметики в уме. Желтым выделяются строки, где пара найдена в обеих базах, но сумма или количество не совпали; красным — строки, у которых пары нет: позиция есть только в одной базе. Протокол под таблицей отдельно печатает, по каким разрезам шло сравнение, и сколько строк свода получилось в каждой базе. Таблицу можно искать по строкам полем Поиск (Ctrl+F), а результат выгрузить кнопкой Выгрузить в таблицу в Excel.

Желтым — пара найдена в обеих базах, но количество или сумма разошлись

По каждой строке кнопка Показать документы раскладывает расхождение по документам-виновникам — это запрос оборотов по регистратору за период, а не пересчет остатка заново. Причины ровно четыре:

• документ проведен в одной базе и отсутствует в другой;
• документ есть в обеих базах, но сумма или количество различаются;
• документ не проведен или помечен на удаление в одной из баз;
• объект не сопоставлен или сопоставлен дважды — тот самый случай задвоения, который разобран ниже.

Документы двух баз обработка сопоставляет по аналитике, дню и сумме, а не по номеру: номера и префиксы документов при переносе между базами обычно меняются, и сравнивать по ним бессмысленно. Это эвристика, а не точное соответствие, и я говорю об этом прямо: на объемной базе, где в один день по одной аналитике проходит несколько документов на одинаковую сумму, обработка может ошибиться парой. Точных идентификаторов обмена для сопоставления документов текущая версия не использует — только диагностирует связь баз, как описано выше. По самым крупным по сумме расхождениям расшифровка ограничена первыми документами по каждой строке, чтобы протокол оставался читаемым, а не превращался в полную выгрузку оборотки.

По каждой строке расхождения виден конкретный документ, а не только факт, что суммы не совпали

Двойники номенклатуры и валютные счета

Здесь — то, что нельзя увидеть в документации, только руками разобрав, как устроена виртуальная таблица остатков. Она отдает одну строку на каждую комбинацию ссылок: если одна и та же позиция заведена в базе двумя разными карточками с одинаковым наименованием, таблица остатков честно покажет их отдельными строками. Но в свод для сравнения между базами уходят не ссылки, а представления — потому что ссылка одной базы бессмысленна в другой. А следующим шагом свод сворачивается по представлению, и две карточки с одинаковым именем на этом шаге склеиваются в одну строку с суммарным остатком.

Значит, если считать задвоенные объекты после свертки, они уже неразличимы. Поэтому обработка ищет двойники до свертки — в исходном, еще не сгруппированном своде, по совпадению всех представлений разрезов, кроме суммы и количества: если таких строк больше одной, это и есть объект, перенесенный в базу дважды под одним наименованием. В отчетах и в оборотке эта проблема не видна вовсе, потому что суммы там сходятся — расходится только то, к какой карточке они привязаны.

На валютных счетах эта проверка намеренно отключена, и обработка честно пишет об этом в протоколе. Причина: остаток в разных валютах формирует отдельные строки свода (валюта в само сравнение не включена — суммы сверяются в валюте регламентированного учета), и такие строки внешне неотличимы от настоящих двойников. Признак валютного счета обработка не предполагает, а проверяет — по свойству «Валютный» плана счетов соответствующей базы.

Проверено на «Бухгалтерии предприятия» 3.0, редакция 3.0.201.16, под пользователем без полных прав, с ролью главного бухгалтера: обработка открывается и сравнивает базы так же, как под администратором — платформенных отказов по правам на этом функционале не возникает.

Настройки в файл и выгрузка в Excel

Заполненные параметры — период, счета, ИНН организаций, разрезы, данные второй базы кроме пароля — сохраняются в файл и загружаются обратно тем же файлом: повторную сверку не нужно настраивать заново. Пароль в список сохраняемых настроек не входит намеренно и вводится каждый раз вручную. Результат сравнения кнопка Выгрузить в таблицу переносит в отдельный табличный документ, откуда его можно сохранить как Excel-файл для отчета руководству или для дальнейшей работы вне 1С.

Как это выглядит в работе

1. Открываете обработку в разделе Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Дополнительные отчеты и обработки и заполняете параметры подключения ко второй базе и период.
2. Нажимаете Проверить подключение — в протоколе видна конфигурация второй базы и вывод о том, чем связаны базы.
3. Указываете коды счетов через запятую, отмечаете нужные разрезы и нажимаете Сравнить.
4. В таблице расхождений красным и желтым видно, где остатки не совпали, — по каждой строке нажимаете Показать документы и получаете конкретную причину.
5. Настройки сохраняете в файл, чтобы в следующий раз не вводить заново, а результат выгружаете в Excel для отчета.

Кому подходит и кому нет

• Компаниям, ведущим регламентированный учет в одной базе, а оперативный — в другой (типичная пара «Бухгалтерия предприятия» и «Комплексная автоматизация» или ERP), связанным обменом любого вида: типовой синхронизацией, старыми правилами конвертации или даже ручным вводом документов в обе базы.
• Бухгалтерам и внедренцам, которым нужно не просто увидеть расхождение по счету, а найти конкретный документ, из-за которого оно возникло, без ручной сверки оборотки в Excel.

Не подойдет, если хотя бы одна из баз работает в 1С:Фреш или недоступна по COM-соединению — обработке нужен именно внешний доступ к базе, а не веб-клиент. Не подойдет и тем, кому нужно автоматическое исправление расхождений: обработка только диагностирует и ничего не пишет ни в одну из баз, исправление документов остается за пользователем. Наконец, если номенклатура заведена в двух базах под разными наименованиями без объединяющего признака, точное автоматическое сопоставление позиций — задача следующей версии; сейчас обработка находит такие случаи как расхождение, но таблицы ручных соответствий пока нет.