Договоры и спецификации из 1С в вашем шаблоне Word

У компании есть свой бланк договора: фирменные шрифты, логотип в шапке, формулировки, выверенные юристом. В 1С такого бланка нет и не будет — типовые печатные формы выглядят так, как их нарисовала фирма «1С». Поэтому менеджер открывает заказ клиента, следом — шаблон договора в Word, и переносит данные руками: наименование покупателя, ИНН, номер и дату, десять позиций спецификации, сумму, сумму прописью. Двадцать минут на документ и опечатка в реквизитах, которую заметит бухгалтер контрагента.

Эта обработка печатает ваш собственный бланк Word, подставляя в него данные из 1С. Вы один раз размечаете шаблон метками вида {{Контрагент}} и один раз указываете, откуда берется каждое значение. Дальше документ формируется по кнопке за секунду — в DOCX или PDF, с документов и справочников конфигурации.

Что это дает

• Документы в фирменном оформлении без единой правки конфигурации: шаблон остается обычным файлом Word, его правит юрист или маркетолог, а не программист.
• Ноль ручного переноса данных. Реквизиты, таблица позиций, итоги и суммы прописью подставляются из объекта печати — опечаткам взяться неоткуда.
• Печать работает и там, где Word не установлен — на сервере, в веб-клиенте, в облачном сервисе: серверный движок собирает .docx сам.
• Готовый файл сразу уходит клиенту письмом с подставленным адресом получателя, а копия остается в присоединенных файлах документа.
• Настройка — разовая. Один раз собранный шаблон печатает любое количество документов, в том числе списком.

Шаблон — обычный файл Word

Шаблон вы готовите в Word, и он остается вашим файлом: верстка, шрифты, логотип, колонтитулы — все сохраняется, обработка меняет только значения.

В местах, куда должны попасть данные из 1С, вы пишете прямо в тексте метки — имя реквизита в двойных фигурных скобках: {{Контрагент}}, {{НомерДоговора}}, {{СуммаПрописью}}. Метку видно глазами, ее можно скопировать в соседний абзац и в колонтитул, а одно имя работает на любое число вхождений: {{ДатаДоговора}} хоть десять раз по всему тексту — это одна строка настройки в 1С и одно указанное значение.

Второй способ разметки — закладки Word (Вставка → Закладка). Он выручает, когда бланк уже сверстан юристом и править текст нежелательно. Способы равноправны и живут в одном шаблоне: обработка читает и метки, и закладки в одну таблицу настройки — оба способа работают одинаково, независимо от того, когда собран шаблон.

Для таблицы позиций в шаблоне оставляют шапку и одну пустую строку-образец: по ней обработка размножит строки табличной части, сохранив оформление ячеек.

Как поставить и где открыть настройку

Обработка ставится штатно, как любая другая дополнительная: НСИ и администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Дополнительные отчеты и обработки → Добавить из файла. Конфигурация при этом не меняется и с поддержки не снимается.

Печать по шаблону работает и без дополнительных расширений: обработка сама читает файл шаблона из справочника «Файлы» и сохраняет готовый документ в присоединенные файлы — привилегированно, теми же правами, что и сама печать. Пользователю с ограниченными правами открываются только файлы, назначенные шаблонами печати, — доступ ко всему справочнику «Файлы» ему для этого не нужен.

В поставке есть небольшое расширение «Доступ к файлам» — оно пригодится, если вы хотите дать пользователям доступ к справочнику «Файлы» и вне печати (например, чтобы прикладывать свои документы). Для самой печати по шаблону ставить его не обязательно.

Настройка печати в 1С

Настройка открывается из того же меню, откуда печатают: Печать → По шаблону Word (настройки) в списке или в форме документа. Кому эта команда видна, решаете вы: права на дополнительную обработку раздаются штатными средствами конфигурации, там же, где она подключена.

Верхняя таблица формы — Шаблоны печати: список шаблонов, настроенных для этого вида объекта. У заказов клиентов, договоров и счетов свои наборы шаблонов, друг другу они не мешают.

Файл шаблона выбирается из справочника «Файлы» — с деревом папок слева и списком файлов справа; папки вкладываются одна в другую, поэтому у договоров, спецификаций и коммерческих предложений — своя папка. Шаблоны лежат в базе, а не на диске у менеджера: обновили бланк в одном месте — печатают все. Права на чтение этого справочника обработке для печати не нужны — она обращается к нему сама, привилегированно; расширение «Доступ к файлам» из поставки нужно только тем, кому доступ к «Файлам» требуется отдельно от печати.

Откуда берутся значения

Перечень параметров собирается сам. При выборе шаблона обработка разбирает файл и заводит по одной строке на каждое имя — и на метку {{...}}, и на закладку Word, включая те, что стоят в колонтитулах. Повторы не задваиваются: десять вхождений {{ДатаДоговора}} дают одну строку, значение подставится во все десять мест.

Источник для строки подбирается автоматически по имени метки: {{Контрагент}} находит одноименный реквизит объекта печати — по имени или по представлению. Совпадения нет — строка остается пустой, и реквизит выбирается вручную. Шаблон переверстали и подключили заново — уже настроенные строки не затираются и не задваиваются, сопоставление идет по имени.

Файл .docx обработка разбирает без установленного Word, поэтому настройка шаблона доступна и в веб-клиенте. Для старого .doc Word на компьютере все-таки понадобится.

Источник задается кнопкой выбора в колонке Реквизит — открывается дерево доступных реквизитов с поиском по названию: список отбирается прямо по мере набора, полное имя набирать не нужно.

Доступны не только собственные реквизиты объекта печати:

• реквизиты реквизитов — «Контрагент.ИНН», «Договор.Дата», «Организация.КПП»;
• дополнительные реквизиты (созданные пользователями вручную) — как у самого объекта, так и у его реквизитов; в списке присутствуют все, включая те, что у текущего документа пока не заполнены;
• руководитель и главный бухгалтер организации — «Организация.Руководитель», «Организация.Главный бухгалтер»;
• банковские реквизиты — наименование банка, БИК, SWIFT, корреспондентский счет, номер счета, город и страна банка, даже если таких реквизитов в самом документе нет;
• контактная информация — e-mail, телефон, адрес;
• «Сумма НДС» и «Текущая дата».

Любой числовой реквизит выводится прописью — в списке он идет отдельной строкой с пометкой «(прописью)», отдельная настройка не нужна. Сумма договора и сумма НДС попадают в бланк в том виде, в каком их требует юрист.

Три колонки таблицы закладок доводят значение до нужного вида:

Колонка Пример заполнения прямо в форме настройки показывает значение, которое подставится в бланк: по текущему документу, до печати. Ошибку в пути к реквизиту видно сразу, а не в готовом договоре.

Строку можно завести и руками — командная панель таблицы содержит Добавить и Удалить, колонка Наименование открыта для ввода. Это нужно, когда метка дописана в шаблон после подключения или названа не так, как реквизит: вписали имя — источник подберется по нему.

Таблицы: позиции, нумерация, итоги

За табличные части отвечает таблица Таблицы документа. При выборе шаблона строки в ней создаются автоматически — по одной на каждую таблицу файла.

Таблицы считаются по порядку — все подряд, включая служебные, которыми сверстана шапка документа: город и дата в двух ячейках, реквизиты сторон в конце. Поэтому в обычном договоре обработка видит не одну таблицу, а пять-шесть, и таблица с товарами почти никогда не первая. Считать их вручную не нужно: рядом с номером выводится описание таблицы — сколько в ней строк и колонок, что стоит в шапке, какие метки найдены в строке-образце. Нужная таблица — та, у которой в шапке «Номенклатура», «Количество», «Цена».

Первая строка таблицы — шапка, она остается как есть. Вторая строка — образец: именно она размножается по числу строк табличной части, а после заполнения удаляется. Метки вида {{Цена}} ставятся в ячейки образца, а не в шапку.

Для каждой указывается, из какой табличной части брать данные («Товары», «Услуги», «Запасы»), и через запятую перечисляются реквизиты, значениями которых заполняются колонки: Номенклатура,Количество,Цена,Сумма. Для колонки, где всегда стоит одно и то же, вместо реквизита пишется постоянное значение — например, единица измерения.

Ячейки образца можно оставить пустыми — тогда значения встают в них по порядку: первый реквизит перечня попадает в первую ячейку, второй во вторую и так далее. Так бланк настраивается быстрее всего: достаточно, чтобы число перечисленных реквизитов совпадало с числом колонок таблицы. Метки в ячейках образца нужны, когда порядок колонок в бланке другой или одно и то же значение выводится дважды: {{Цена}} в третьей ячейке и {{Цена}} в шестой заполнятся обе. Регистр метки роли не играет — {{номенклатура}} и {{Номенклатура}} работают одинаково.

По меткам образца табличная часть и колонки подбираются сами: нашлись {{Номенклатура}}, {{Количество}}, {{Цена}} — подставятся табличная часть «Товары» и эти реквизиты. Настроенное вручную сопоставление автоподбор не трогает.

Кроме реквизитов в строке-образце работают две служебные метки:

• {{НомерСтроки}} — сквозная нумерация позиций;
• {{Итог(Сумма)}} — сумма числовой колонки по всей таблице; вместо «Сумма» подставляется имя нужной колонки.

Итоговая строка спецификации собирается сама и всегда сходится с документом.

Если таблица не заполнилась, обработка называет причину: номер таблицы вне диапазона, в таблице нет строки-образца, табличная часть документа пуста, метка образца не соответствует ни одной колонке. Те же проверки собраны в команде «Проверить шаблон» — вердикт по каждой строке настроек выдается до печати.

Печать без Word: сервер, веб-клиент, облако

Классический способ — печать через установленный на компьютере Word (движок COM Word). Он поддерживает все возможности обработки, включая старый формат .doc, но требует, чтобы Word стоял у каждого, кто печатает, и не работает в веб-клиенте. Метки и закладки этот движок подставляет по всему документу — в теле, в надписях и в колонтитулах, длина значения при этом не ограничена.

Второй движок — Сервер (без Word) — собирает .docx средствами самой платформы: распаковывает файл шаблона, правит тело документа и колонтитулы, а затем запаковывает обратно. Word при этом не нужен вообще: печать работает на сервере, в веб-клиенте и в облачном сервисе, а скорость не зависит от того, насколько загружен компьютер менеджера.

Вывод в PDF на серверном движке делает LibreOffice — бесплатный пакет, который ставится один раз на сервер. Путь к нему вы указываете в поле Путь к LibreOffice (soffice) на форме настроек. Если путь не задан или файл недоступен, документ сформируется в DOCX, а печать не сорвется.

Серверный движок проверен на реальных документах: сборка .docx из шаблона, подстановка по закладкам и меткам, размножение строк таблицы, сквозная нумерация и итог по колонке.

Проверка шаблона до печати

Кнопка Проверить шаблон сверяет метки файла с настройкой: находит метки и закладки, для которых источник не указан, и строки настройки, которым в шаблоне уже ничего не соответствует. Так бывает, например, после того как юрист переверстал бланк и удалил абзац.

Проверка выполняется и автоматически, перед печатью: если расхождения есть, обработка сообщит о них и спросит, печатать ли все равно. Пустые места в договоре видны до того, как он уйдет клиенту.

Отправка клиенту письмом

Кнопка Отправить по почте формирует файл по шаблону и сразу создает письмо с ним во вложении. Адрес получателя подбирается автоматически: обработка берет его штатным механизмом конфигурации — из карточек контрагента, партнера, контактных лиц и документов-оснований. Письмо создается штатным документом «Исходящее письмо», поэтому остается в базе вместе с вложением.

Менеджеру не нужно искать почту клиента в карточке и вручную прикладывать файл: договор уходит из той же формы, где он сформирован.

С каких объектов печатать

Команды печати добавляются ко всем документам конфигурации, у которых есть собственные печатные формы, и к пяти справочникам:

• «Номенклатура»;
• «Договоры контрагентов»;
• «Договоры кредитов и депозитов»;
• «Контрагенты»;
• «Партнеры».

Печатать можно как один документ, так и выделенный список. Если для объекта настроено несколько шаблонов, при нажатии на команду печати появится окно выбора нужной формы.

Как это выглядит на практике

1. Юрист присылает бланк договора в Word. Вы вписываете в него метки {{Контрагент}}, {{КонтрагентИНН}}, {{ДатаДоговора}} на месте реквизитов покупателя и оставляете в таблице одну строку-образец.
2. Загружаете файл в справочник «Файлы» и открываете из заказа клиента Печать → По шаблону Word (настройки).
3. Добавляете строку шаблона, выбираете файл, ставите движок «Сервер (без Word)» и формат PDF. Обе таблицы — параметров и табличных частей — заполняются сами.
4. Указываете источники: «Контрагент», «Контрагент.ИНН», «Сумма документа (прописью)», для таблицы — «Товары» и перечень колонок.
5. Нажимаете Сохранить. Дальше менеджеры печатают договоры командой Печать → По шаблону Word (печать) — и при необходимости тут же отправляют клиенту письмом.

Когда это решение не подойдет

• Нужен старый формат .doc: его понимает только движок «COM Word», серверная сборка работает с .docx.
• В шаблоне требуется логика вида «если предоплата — вывести один абзац, иначе другой»: условные блоки и циклы по произвольным условиям не поддерживаются, обработка подставляет значения и размножает строки таблиц.
• Нужен вывод в PDF на сервере, но ставить LibreOffice нельзя: тогда остается DOCX или печать через COM Word на компьютере пользователя.