Учет услуг автосервиса

Назначение

Расширение позволяет вести учет заявок клиентов в автосервисе в разрезе статусов (предварительная заявка, на оформлении, в работе, готов, отменен и другие). График работы автосервиса позволяет планировать проведение работ по участкам и формировать загрузку СТО. Расчет премирования мастеров согласно выполненным работам. Возможность составления дефектовочных ведомостей и контроля их отработки. Формирование отчетности по работам, по механикам, по загрузке СТО и другие.

Настройки модуля Автосервис

Модуль добавляет новый пункт в главное меню, в котором расположены справочники, документы и отчеты (на скриншоте представлен вид меню для пользователей с полными правами):

Основные настройки модуля сведены в отдельную форму. Здесь можно установить:

• Час начала работы - время начала работы автосервиса.
• Час окончания работы - время окончания работы автосервиса.
• Ручные скидки – возможность использования ручных скидок.
• Режим работы - можно выбрать из списка: ежедневно, Пн-Пт, Пн-Сб.
• Услуга диагностики – для определения исполнителя при печати дефектовочной ведомости.

Создание профилей групп доступа

Для возможности использования модуля необходимо создать Профили групп доступа и указать пользователей – участников группы. Для создания профиля групп доступа выбрать пункт меню НСИ и администрирование -> Настройки пользователей и прав -> Профили групп доступа.

По кнопке Создать открывается форма создания профиля групп доступа.

На вкладке Основное заполнить Наименование. Ниже на вкладке Разрешенные действия (роли) поставить галку напротив нужной роли.

Для доступа к модулю создано две роли:

• _Автосервис (обычные права)
• _Автосервис (полный доступ)

На вкладке Группы доступа создать группу и подобрать участников группы.

Ниже рассмотрен пример создания профиля групп доступа с полными правами:

Пользователи с обычными правами имеют доступ к следующим справочникам, документам и отчетам:

Справочник Модели транспортных средств

После установки расширения, справочник Модели транспортных средств будет пустым. По кнопке Загрузить данные открывается форма загрузки:

Можно загрузить данные из буфера обмена или по гиперссылке Из файла непосредственно из файла Excel, который предоставляется в комплекте вместе с файлом расширения. Файл содержит актуальный список легковых автомобилей. Номера колонок в форме загрузки заполнятся автоматически. Так как вышеуказанный файл может периодически обновляться, то для корректной загрузки информации необходимо проверить соответствие номеров колонок в полях формы и в таблице. Также дополнительно к этому списку можно загружать данные из любых имеющихся в наличии файлов или создавать модель транспортного средства вручную по кнопке Создать. После загрузки данных нажать кнопку Заполнить справочники. При создании новой модели транспортного средства по кнопке Создать можно выбрать следующие типы:

• Легковой (отечественный)
• Грузовой автомобиль
• Спецтехника
• Мотоцикл
• Легковой (иномарка)
• Легковой автомобиль

Заполненный справочник выглядит так:

В справочнике можно посмотреть информацию по выбранной модели автомобиля:

• наименование,
• марка,
• группа списка,
• тип,
• годы производства,
• габариты,
• применяемость запчастей,
• тип кузова,
• тип привода.

Справочник Транспортные средства

Справочник содержит информацию о транспортных средствах клиентов.

Данная информация в дальнейшем будет использоваться в Документе сервиса для автоматического заполнения транспортного средства партнера.

По кнопке Создать открывается форма создания нового элемента справочника:

На основной вкладке заполнить следующие поля:

• модель,
• госномер,
• владелец (клиент),
• VIN-код,
• Двигатель,
• Тип кузова,
• Тип привода,
• КПП,
• Год выпуска.

Наименование заполняется автоматически после заполнения полей Модель, Гос.номер и записи документа.

На вкладке Пробег автомобилей отображается список документов, в которых был зарегистрирован пробег по данному транспортному средству:

Справочник Виды работ

Содержит перечень видов работ автосервиса. Виды работ пользователь заполняет самостоятельно вручную.

По кнопке Создать открывается форма создания вида работ. На вкладке Основное указывается наименование работы, при необходимости можно указать Родителя - группу справочника.

На вкладке Стоимость работ по кнопке Создать открывается окно, в котором необходимо заполнить период начала действия стоимости нормо-часа. В случае изменения расценок нужно создать новую запись новой датой. Для расчетов будет применятся последняя расценка. При необходимости можно указать процент наценки, который будет применятся для расчета стоимости работ в случае, если для ремонта используются материалы заказчика.

Справочник Станции технического обслуживания

Справочник содержит список СТО компании.

По кнопке Создать открывается форма создания СТО. На вкладке Основное нужно заполнить:

• Наименование станции.
• При необходимости заполнить Родителя - группу справочника.
• Указать Потенциал загрузки СТО в часах, который рассчитывается как суммарный потенциал загрузки всех рабочих участков СТО. Т.е., если на СТО имеется два рабочих участка, потенциал загрузки каждого из участков составляет по 10 часов в день, то общий потенциал СТО составит 20 часов в день.

На вкладке Рабочие участки по кнопке Создать открывается форма создания нового элемента, где нужно заполнить следующие поля:

• Наименование участка.
• Владелец – СТО, в котором находится участок.
• Потенциал – максимально возможное количество рабочих часов в день.

По кнопке Добавить указать мастеров участка.

Справочник Ставки мастеров

Данный справочник используется для расчета премий мастеров.

По кнопке Создать открывается форма создания ставок мастеров. Необходимо заполнить следующие поля:

• Период – дата начала действия ставки мастера.
• Вид работ – выбрать работу из выпадающего списка.
• Мастер – указать мастера, для которого действует данная ставка. Если поле оставить пустым, то часовая ставка по данному виду работ будет применяться ко всем мастерам СТО.
• Часовая ставка, руб. – указать размер часовой ставки.

Стоимость работ

Регистр содержит перечень видов работ с указанием стоимости нормо-часа и наценки. По кнопке Создать можно добавить запись вручную.

Создание номенклатуры запчастей и работ

Создадим два отдельных вида номенклатуры:

• Автосервис (запчасти) с типом Товар
• Автосервис (услуги) с типом Услуга

Для вида номенклатуры Автосервис (услуги) создать номенклатуру:

После записи карточки на вкладке Реквизиты внизу из выпадающего списка нужно выбрать Вид работ, к которому относится данная услуга:

Для вида номенклатуры Автосервис (запчасти) создать номенклатуру:

В номенклатурной карточке на вкладке Реквизиты внизу по кнопке Добавить нужно выбрать все работы, выполняемые с этой запчастью.

Документ Установка нормо-часов

Журнал документов открывается по одноименной ссылке:

Документ создается по определенным видам работ для конкретной модели автомобиля с учетом двигателя.

По кнопке Создать открывается форма документа.

Из выпадающего списка нужно выбрать Модель автомобиля.

На вкладке Работы по кнопке Добавить добавляется строка. Из выпадающего списка выбрать услугу. Указать количество нормо-часов. Также услугу можно выбрать по кнопке Подбор или Заполнить из файла. В один документ можно добавлять произвольное количество работ.

На вкладке Двигатели по кнопке Добавить все заполняется список двигателей для выбранной модели авто. При необходимости ненужные двигатели можно удалить.

Установленные нормо-часы в дальнейшем будут использоваться в Документе сервиса для определения стоимости выполненных работ. Справочник можно и не заполнять. В таком случае в документе сервиса нормо-часы нужно будет указывать вручную. Если поставить галку Записывать нормо-часы, то данные по указанным видам работ запишутся и при создании новых документов сервиса нормо-часы по этим работам будут подставляться автоматически.

Документы сервиса

Для создания и отработки заявок на ремонт используются Документы сервиса.

Они позволяют определить загрузку рабочих участков и сервиса в целом, используются для расчета премии мастеров, а также служат основанием для заполнения заказа клиента.

Журнал документов доступен по одноименной ссылке.

По кнопке Создать открывается форма нового документа. Необходимо заполнить следующие поля:

• Партнер – из выпадающего списка выбрать Партнера.
• Контрагент – заполняется автоматически из справочника Контрагенты, если создан контрагент.
• Соглашение – выбрать из справочника Индивидуальные соглашения с клиентами или Типовые соглашения.
• Организация – заполняется Организация, которой принадлежит СТО.
• Договор – если используются расчеты по договорам, указать Договор.
• Склад – указать склад, с которого списываются запчасти.

На вкладке Сервис заполнить:

• Транспортное средство – заполняется автоматически, если у клиента ранее был создан автомобиль. В противном случае создаем новое транспортное средство.
• СТО – если СТО одна, то поле заполнится автоматически.
• Рабочий участок – указать, на каком рабочем участке будет осуществляться ремонт.
• Приемщик - выбрать из списка.
• Период обслуживания – заполняется автоматически после заполнения Графика.
• Продолжительность работ, н/ч - заполняется автоматически после заполнения Работ на одноименной вкладке документа.
• Пробег – указать фактический пробег автомобиля. Данные будут отражаться в карточке транспортного средства на одноименной закладке.
• Неисправность – текст в произвольной форме.
• Описание - текст в произвольной форме.

В подвале формы документа находится легенда:

• Материалы с НДС – общая стоимость запчастей на вкладке Запчасти.
• Услуги с НДС – общая стоимость услуг на вкладке Работы.
• Всего с НДС – общая стоимость материалов с НДС и услуг с НДС.
• ФОТ – фонд оплаты труда, общая сумма премии мастеров на вкладке Работы.

Документ сервиса имеет следующие статусы:

На вкладке Запчасти нужно указать те запчасти, которые будут использованы в ремонте. Здесь заполняются только материалы сервиса. Материалы заказчика, в случае использования таковых, заполняются на одноименной вкладке.

Подобрать запчасть для ремонта можно двумя способами: по кнопке Подбор или Заполнить.

Возможны два вида подбора:

• Обычный – подбор запчасти из общего списка номенклатуры.
• По применяемости - подбор только тех запчастей, которые применимы для выбранной модели авто.

Для возможности использования подбора номенклатуры По применяемости, внизу на вкладке Запчасти должна быть установлена галка Записать применяемость:

В этом случае при проведении документа будет записана информация по использованной запчасти для ремонта автомобиля той модели, которая указана в текущем документе. В дальнейшем при создании документов по аналогичной модели авто для подбора номенклатуры По применяемости будет предлагаться к выбору только та номенклатура, которая связана с данной моделью./p>

По кнопке Заполнить возможны следующие варианты:

• по заказу клиента
• по заказу на перемещение
• по перемещению

На вкладке Работы можно автоматически заполнить виды услуг, которые связаны с выбранными запчастями. Для это нужно нажать на кнопку Заполнить по запчастям. Система подберет все виды услуг по данной запчасти. Ненужные строки можно удалить. Автоматически будут заполнены:

• номенклатура,
• нормо-часы,
• цена,
• сумма,
• ставка НДС.

Также строки можно добавлять вручную по кнопке Добавить. Этот метод используется, если для ремонта применяются запчасти клиента.

Установленная галка Записывать нормо-часы позволяет при проведении документа записывать данные по указанным видам работ и при создании новых документов нормо-часы по этим работам будут подставляться автоматически.

В колонке З/ч клиента с помощью поставленной галки можно обозначить, что для конкретной услуги используется запчасть клиента. Если в таблице Стоимость работ была указана наценка для данного вида работ, то в случае использования запчасти клиента сумма за работу увеличится на соответствующий процент. Таким образом, можно поощрять клиентов покупать запчасти на СТО предприятия (или наказывать тех, кто приезжает со своими запчастями).

С помощью стрелок можно менять расположение строк в таблице.

В таблице, расположенной ниже, необходимо указать исполнителя для каждого вида работ. Для этого в верхней таблице нужно выделить строку с работой. В нижней таблице заполнить исполнителя самостоятельно по кнопке Добавить. Или же по кнопке Заполнить по работам выбрать мастера участка из предложенного списка. Если на участке работает один мастер, система автоматически заполнит исполнителя.

Сумма премии рассчитывается автоматически благодаря заполненному регистру Ставки мастеров.

В случае, если для ремонта используются материалы заказчика, на одноименной вкладке по кнопке Добавить необходимо указать наименование запчасти либо в произвольной форме, либо установить галку Из справочника, таким образом номенклатура будет предлагаться из существующего справочника номенклатуры.

На вкладке Дополнительно заполняем поля:

• Менеджер – пользователь, создавший документ сервиса.
• Подразделение – выбрать из списка.
• Валюта – заполняется автоматически на основании соглашения.
• Налогообложение НДС – заполняется автоматически на основании выбранной организации и соглашения.
• Цена включает НДС – заполняется автоматически на основании выбранной организации и соглашения.
• Рекомендации – поле автоматически заполняется данными из дефектовочной ведомости или же можно заполнить вручную в произвольной форме.

Из списка документов по кнопке Пометка клиента открывается окно для заполнения каких-либо примечаний о клиенте, например, КЛИЕНТ НЕ ПРИЕХАЛ. Текст пометки будет отражен на форме документа:

Для изменения текста пометки нужно создать другую пометку и текст автоматически перезапишется.

Из документа сервиса можно сформировать печатную форму Истории ремонтов:

В отчете отображаются все ремонты по автомобилю клиента.

По документу также можно распечатать:

• Акт приема-передачи авто
• Дефектовочную ведомость
• Заказ-наряд

Рабочее место автосервиса

Доступ к рабочему месту осуществляется по одноименной ссылке.

При установленной галке Клиенты списком, рабочее место имеет следующий вид:

По кнопке Создать открывается окно создания документов.

Документ Скидка на работы

Модуль позволяет использовать автоматические скидки на работы. Для этого необходимо изначально создать одноименный документ.

Документ состоит из следующих реквизитов:

• Период действия – период действия скидки.
• Тип скидки – выбрать один из вариантов: Процент или Уменьшение до суммы. Указать размер скидки.
• Применение отборов – выбрать один из вариантов: Совместно (И) или Раздельно (ИЛИ). При варианте Совместно (И) скидка срабатывает, если документ удовлетворяет всем условиям отбора. При варианте Раздельно (ИЛИ) скидка срабатывает, если документ соответствует хотя бы одному из условий отбора: по услугам, по клиентам или по моделям.

Указать условия отбора, при которых будет работать скидка. Условия задаются на соответствующих вкладках.

При необходимости можно добавлять поля для реквизитов, по которым будет производиться отбор, нажав на кнопку Добавить новый элемент.

Рассмотрим пример. На скринах ниже представлены настройки, согласно которым сработает скидка в размере 25% при одновременном выполнении условий отбора:

• Клиент находится в бизнес-регионе Ростов.
• Год начала производства модели авто клиента – больше 2014 года:

Скидка сработала корректно (скидки рассчитываются при записи документа):

Ручные скидки

Для возможности использования ручных скидок, в настройках модуля должен быть установлен флаг:

Скидки могут назначаться как на запчасти, так и на работы.

В Документе сервиса на закладке Запчасти или Работы соответственно в поле Ручная скидка установить размер скидки в процентном или стоимостном выражении. Сумма уменьшается на размер скидки:

Гарантийный ремонт

В случае возникновения гарантийного случая, создается заявка на гарантийный ремонт. Предполагается, что запчасть клиенту заменят бесплатно по гарантии.

Документ Гарантийный ремонт можно создать тремя способами:

• Из списка Документов сервиса - выделить документ, по которому будет производиться гарантийный ремонт, и нажать на кнопку Гарантийный ремонт:
• Из формы Документа сервиса:
• Из Рабочего места - выделить документ, по которому будет производиться гарантийный ремонт, и нажать на кнопку Гарантийный ремонт:

Документ заполняется автоматически. В поле Вид брака выбрать подходящий вариант:

• Заводской - брак, связанный с неисправностью устанавливаемых запчастей.
• Вина мастера - брак, возникший по вине мастера, связанный с нарушением технического процесса ремонта.

В обоих случаях запчасть клиенту заменят бесплатно, т.е. клиент повторно не платит ни за материалы, ни за услуги. Но т.к. система не позволяет проводить документы с нулевой стоимостью, то запчасти и услуги будут стоить клиенту по 0,01 руб:

Дефектовочная ведомость

Дефектовочная ведомость – это чек-лист по проверке основных узлов и агрегатов автомобиля.

Формируется из Документа сервиса по одноименной ссылке:

В открывшейся форме указать неисправности, состояние, стоимость услуг и стоимость запчастей:

Печатная форма выглядит вот так:

В подвале документа автоматически заполняется Приемщик и Исполнитель услуги дефектовки:

Для автоматического заполнения исполнителя, в настройках модуля в поле Услуга диагностики указать Услугу дефектовки:

Формирование заказа клиента

По окончании ремонта на основании Документа сервиса создается Заказ клиента (по одноименной гиперссылке). Документ заполняется автоматически:

Если Документ сервиса был изменен, для автоматического изменения Заказа клиента нужно нажать кнопку Обновить. Правее кнопки отображается информация о состоянии оплаты по Заказу. Для корректного отображения оплаты расчеты с клиентами рекомендуется производить в разрезе заказов клиента:

На основании Заказа клиента создать документ Реализация товаров и услуг. Документ заполняется автоматически:

Далее на основании Заказа клиента создать документ поступления оплаты (Приходный кассовый ордер или Поступление безналичных ДС):

В списке Документов сервиса отражается информация об оплате:

Рабочий график

График позволяет планировать проведение работ по участкам и формировать загрузку сервиса.

Его можно заполнить из Документа сервиса по ссылке Поставить в график:

В открывшейся форме видим следующие поля:

Период - по умолчанию заполняется период от текущей даты плюс 7 календарных дней.

Кратность шкалы, мин - можно указать кратность шкалы графика. По умолчанию 30 мин.

Устанавливать время вручную - установленная галка позволяет вручную обозначить время ремонта. Удобно использовать для разбивки ремонта на несколько частей.

Для установки ремонта в графике нужно кликнуть мышью напротив выбранного времени. График заполнится одним блоком:

Если необходимо разбить ремонт на несколько частей в один день в разное время (например, утром и вечером) или запланировать работы в течение нескольких дней, нужно поставить галку Устанавливать время вручную, кликнуть напротив выбранного времени:

Блок можно растягивать вверх-вниз за края с помощью мыши, тем самым регулируя время в графике. Кликнув по блоку, появляется окно, в котором, нажав на соответствующие кнопки, можно редактировать или удалить блок:

По кнопке Редактировать открывается окно, где можно задать период и время ремонта:

После заполнения Графика, в Документе сервиса заполнится период обслуживания, а также ссылка Поставить в график изменится на В графике:

Рабочее место автосервиса

Рабочее место предназначено для просмотра информации по Партнерам (вкладка Документы), а также для просмотра загрузки сервиса (вкладка График).

Из Рабочего места можно создавать:

Транспортное средство клиента

Документы сервиса

Предварительную заявку

Гарантийный ремонт

На вкладке Документы содержится информация об автомобиле клиента и обо всех заявках на ремонт:

Ниже расположена таблица с перечнем использованных запчастей и выполненных работ по Документам сервиса клиента:

При установленной галке Клиенты списком, Рабочее место имеет следующий вид:

На вкладке График находится непосредственно график работы сервиса в разрезе рабочих участков с разбивкой по дням:

По умолчанию Период графика заполняется как текущая дата плюс 7 календарных дней. При необходимости Период можно задать вручную.

Нажав на плюсик над датой, видим разбивку рабочего дня по часам и минутам:

Согласно графику, 12.10.2022 на СТО на Гагарина запланирован ремонт:

• Подъемник №1: с 11:00 до 14:30 по Документу сервиса №5. Документ находится в статусе На оформлении.
• Подъемник №2: с 9:00 до 14:00 по Документу сервиса №8. Документ находится в статусе Диагностика.

В зависимости от процента загрузки участков меняется цвет шрифта в колонке Потенциал:

• От 0 до 25% - красный.
• От 25% до 50% - оранжевый.
• Свыше 50% - зеленый.

При наведении курсора мыши на блок заявки в графике, появляется всплывающее окно с информацией по данному Документу сервиса:

Нажав на блок заявки в графике, можно провалиться в сам Документ сервиса.

В зависимости от статуса Документа сервиса меняется цвет блока заявки в графике:

Предварительная заявка

Для того, чтобы быстро сориентировать клиента по стоимости услуг, можно из Рабочего места сформировать Предварительную заявку, нажав кнопку Быстрое создание:

В открывшейся форме заполнить следующие поля:

• Партнер - Розничный покупатель.
• Контрагент - Розничный покупатель.
• Соглашение - указать соглашение.
• Модель - выбрать модель автомобиля из списка.
• Двигатель - выбрать из списка.
• СТО - указать сервис, на котором оформляется заявка.
• Рабочий участок - выбрать из списка участок, на котором планируется проведение ремонта.

На вкладках Запчасти и Работы указать запчасти и работы соответственно. Данные заполняются по аналогии с Документом сервиса.

По ссылке Поставить в график указать планируемую дату и время ремонта.

По ссылке Сформировать дефектовочную ведомость можно сформировать дефектовку.

Заполненная Предварительная заявка выглядит вот так:

В подвале формы документа расположена легенда:

Документ отображается в списке Документов сервиса со статусом Предварительная заявка:

Если клиент, по которому ранее была оформлена Предварительная заявка, приехал на ремонт, необходимо в форме документа заявки в поле Партнер вместо Розничного покупателя выбрать данного клиента:

Форма документа автоматически примет стандартный вид Документа сервиса. Останется только заполнить недостающую информацию и, при необходимости, откорректировать данные по запчастям и работам. Изменить статус документа.

Отчеты

На скрине ниже представлен список отчетов для пользователей с полными правами:

Пользователям с обычными правами доступны следующие отчеты:

• Отработка дефектовок
• Отчет для механиков

Отчет Отработка дефектовок

Для оказания дополнительных услуг по ремонту и обслуживанию на СТО удобно проводить обзвон по Дефектовочным ведомостям, используя данный отчет:

При необходимости можно установить галку Только неотработанные, что позволяет сформировать отчет только по неотработанным дефектовкам:

Для отработки дефектовки, из формы отчета с помощью двойного клика мышкой по Документу сервиса перейти в документ и нажать кнопку Отработать дефектовку:

В открывшемся окне ввести комментарий:

В отчете появится комментарий по отработанной дефектовке:

Отчет Гарантийные ремонты

Отчет отражает информацию по Гарантийным ремонтам в разрезе мастеров-приемщиков за период:

Отчет Загрузка СТО

Отчет отражает плановые и фактические показатели нормо-часов, выручки, сумму и процент недополученной выручки как сервиса в общем, так и по рабочим участкам в отдельности за определенный период времени. Выручка Факт – это сумма стоимости работ по Документам сервиса в статусе Выдан:

Отчет Общее количество авто

Отчет отражает количество отремонтированных авто в разрезе исполнителей работ за период:

Отчет Для механиков

Отчет По документам сервиса

Отчет показывает информацию по заявкам в разрезе менеджеров (менеджер автоматически заполняется в Документе сервиса на вкладке Дополнительно как текущий пользователь).

Для формирования отчета можно использовать фильтры:

• По менеджерам.
• По статусам документов.
• По мастерам (приемщикам).

Отчет по мастерам-приемщикам

Отчет показывает количество нарядов (заявок) в разрезе мастеров-приемщиков и суммы по нарядам за период.

Отчет формируется по Документам сервиса в статусе Выдан.

В отдельных колонках выведена информация:

• Сумма по работам - стоимость услуг в документах;
• Сумма по материалам - стоимость запчастей в документах;
• Сумма всего – общая сумма документов.

Отчет по механикам

В отчете представлена информация о выручке и прибыли автосервиса с детализацией по механикам в разрезе видов работ, нормо-часы на выполнение данных работ, а также указана сумма премии исполнителей за период.

Ниже выводится таблица Ставок мастеров по всем видам работ сервиса:

Релиз 760.1.1.2 от 10.03.2023

Теперь считать премию механиков можно не только применяя фиксированную часовую ставку, но и процентом от суммы услуги. Для этого добавлено отдельное поле в список Ставки мастеров.