Учет услуг автосервиса

Назначение

Расширение позволяет вести учет заявок клиентов в автосервисе в разрезе статусов (предварительная заявка, на оформлении, в работе, готов, отменен и другие). График работы автосервиса позволяет планировать проведение работ по участкам и формировать загрузку СТО. Расчет премирования мастеров согласно выполненным работам. Возможность составления дефектовочных ведомостей и контроля их отработки. Формирование отчетности по работам, по механикам, по загрузке СТО и другие.

Настройки модуля Автосервис

Модуль добавляет новый пункт в главное меню, в котором расположены справочники, документы и отчеты (на скриншоте представлен вид меню для пользователей с полными правами):

Основные настройки модуля сведены в отдельную форму. Здесь можно установить:

• Час начала работы - время начала работы автосервиса.
• Час окончания работы - время окончания работы автосервиса.
• Ручные скидки – возможность использования ручных скидок.
• Режим работы - можно выбрать из списка: ежедневно, Пн-Пт, Пн-Сб.
• Услуга диагностики – для определения исполнителя при печати дефектовочной ведомости.

Создание профилей групп доступа

Для возможности использования модуля необходимо создать Профили групп доступа и указать пользователей – участников группы. Для создания профиля групп доступа выбрать пункт меню НСИ и администрирование -> Настройки пользователей и прав -> Профили групп доступа.

По кнопке Создать открывается форма создания профиля групп доступа.

На вкладке Основное заполнить Наименование. Ниже на вкладке Разрешенные действия (роли) поставить галку напротив нужной роли.

Для доступа к модулю создано две роли:

• _Автосервис (обычные права)
• _Автосервис (полный доступ)

На вкладке Группы доступа создать группу и подобрать участников группы.

Ниже рассмотрен пример создания профиля групп доступа с полными правами:

Пользователи с обычными правами имеют доступ к следующим командам:

Справочник Модели транспортных средств

После установки расширения, справочник Модели транспортных средств будет пустым. По кнопке Загрузить данные открывается форма загрузки:

Можно загрузить данные из буфера обмена или по гиперссылке Из файла непосредственно из Excel, который предоставляется в комплекте вместе с файлом расширения. Файл содержит актуальный список легковых автомобилей. Номера колонок в форме загрузки заполнятся автоматически. Так как файл может периодически обновляться, то для корректной загрузки информации необходимо проверить соответствие номеров колонок в полях формы и в таблице. Дополнительно к этому списку можно загружать данные из файлов или создавать модель транспортного средства вручную. После загрузки нажать Заполнить справочники. При создании новой модели транспортного средства по кнопке Создать можно выбрать следующие типы:

• Легковой (отечественный)
• Грузовой автомобиль
• Спецтехника
• Мотоцикл
• Легковой (иномарка)
• Легковой автомобиль

Заполненный справочник выглядит так:

Здесь можно посмотреть информацию по выбранной модели автомобиля:

• наименование,
• марка,
• группа списка,
• тип,
• годы производства,
• габариты,
• применяемость запчастей,
• тип кузова,
• тип привода.

Справочник Транспортные средства

Содержит информацию о транспортных средствах клиентов.

Информация в дальнейшем будет использоваться в Документе сервиса для автоматического заполнения транспортного средства партнера.

По кнопке Создать открывается форма создания нового элемента справочника:

На основной вкладке заполняем:

• модель,
• госномер,
• владелец (клиент),
• VIN-код,
• Двигатель,
• Тип кузова,
• Тип привода,
• КПП,
• Год выпуска.

Наименование формируется автоматически после заполнения полей Модель, Гос.номер.

На вкладке Пробег автомобилей отображается список документов, в которых был зарегистрирован пробег по данному транспортному средству:

Справочник Виды работ

Содержит перечень видов работ автосервиса. Виды работ пользователь заполняет самостоятельно.

По кнопке Создать открывается форма создания вида работ. На вкладке Основное указывается наименование работы, при необходимости можно указать Родителя - группу справочника.

На вкладке Стоимость работ по кнопке Создать открывается окно, в котором необходимо заполнить период начала действия стоимости нормо-часа. В случае изменения расценок нужно создать новую запись. Для расчетов будет применяться последняя расценка. Можно указать процент наценки, который будет применятся для расчета стоимости работ в случае, если для ремонта используются материалы заказчика.

Станции технического обслуживания

Справочник содержит список СТО компании.

На вкладке Основное нужно заполнить:

• Наименование.
• При необходимости заполнить Родителя - группу справочника.
• Указать Потенциал загрузки СТО в часах, который рассчитывается как суммарный потенциал загрузки всех рабочих участков СТО. Т.е., если на СТО имеется два рабочих участка, потенциал загрузки каждого из участков составляет по 10 часов в день, то общий потенциал СТО составит 20 часов в день.

На вкладке Рабочие участки по кнопке Создать открывается форма создания нового элемента, где нужно заполнить следующие поля:

• Наименование участка.
• Владелец – СТО, в котором находится участок.
• Потенциал – максимально возможное количество рабочих часов в день.

По кнопке Добавить указать мастеров участка.

Справочник Ставки мастеров

Используется для расчета премий мастеров.

По кнопке Создать открывается форма создания ставок мастеров. Необходимо заполнить следующие поля:

• Период – дата начала действия ставки мастера.
• Вид работ – выбрать работу из выпадающего списка.
• Мастер – указать мастера, для которого действует данная ставка. Если поле оставить пустым, то часовая ставка по данному виду работ будет применяться ко всем мастерам СТО.
• Часовая ставка, руб. – указать размер часовой ставки.

Стоимость работ

Регистр содержит перечень видов работ с указанием стоимости нормо-часа и наценки.

Создание номенклатуры запчастей и работ

Создадим два отдельных вида номенклатуры:

• Автосервис (запчасти) с типом Товар
• Автосервис (услуги) с типом Услуга

Для вида номенклатуры Автосервис (услуги) создать номенклатуру:

После записи карточки на вкладке Реквизиты внизу из выпадающего списка нужно выбрать Вид работ, к которому относится данная услуга:

Для вида номенклатуры Автосервис (запчасти) создать номенклатуру:

В номенклатурной карточке на вкладке Реквизиты внизу нужно выбрать все работы, выполняемые с этой запчастью.

 

Документ Установка нормо-часов

Журнал открывается по одноименной ссылке:

Документ создается по определенным видам работ для конкретной модели автомобиля с учетом двигателя.

Из выпадающего списка нужно выбрать Модель автомобиля.

На вкладке Работы из выпадающего списка выбрать услугу. Указать количество нормо-часов. Также услугу можно выбрать по кнопке Подбор или Заполнить из файла. В один документ можно добавлять произвольное количество работ.

На вкладке Двигатели по кнопке Добавить все заполняется список двигателей для выбранной модели авто. При необходимости ненужные двигатели можно удалить.

Установленные нормо-часы в дальнейшем будут использоваться в Документе сервиса для определения стоимости выполненных работ. Справочник можно и не заполнять. В таком случае в заказе нормо-часы нужно будет указывать вручную. Если поставить галку Записывать нормо-часы, то данные по указанным видам работ запишутся и при создании новых документов сервиса нормо-часы по этим работам будут подставляться автоматически.

Документы сервиса

Для создания и отработки заявок на ремонт используются Документы сервиса.

Они позволяют определить загрузку рабочих участков и сервиса в целом, используются для расчета премии мастеров, а также служат основанием для заполнения заказа клиента.

Журнал доступен по одноименной ссылке.

При создании необходимо заполнить следующие поля:

• Партнер – из выпадающего списка выбрать Партнера.
• Контрагент – заполняется автоматически из справочника Контрагенты, если создан контрагент.
• Соглашение – выбрать из справочника Индивидуальные соглашения с клиентами или Типовые соглашения.
• Организация – заполняется Организация, которой принадлежит СТО.
• Договор – если используются расчеты по договорам, указать Договор.
• Склад – указать склад, с которого списываются запчасти.

На вкладке Сервис заполнить:

• Транспортное средство – заполняется автоматически, если у клиента ранее был создан автомобиль. В противном случае создаем новое транспортное средство.
• СТО – если СТО одна, то поле заполнится автоматически.
• Рабочий участок – указать, на каком рабочем участке будет осуществляться ремонт.
• Приемщик - выбрать из списка.
• Период обслуживания – заполняется автоматически после заполнения Графика.
• Продолжительность работ, н/ч - заполняется автоматически после заполнения Работ на одноименной вкладке документа.
• Пробег – указать фактический пробег автомобиля. Данные будут отражаться в карточке транспортного средства на одноименной закладке.
• Неисправность – текст в произвольной форме.
• Описание - текст в произвольной форме.

В подвале формы документа находится легенда:

• Материалы с НДС – общая стоимость запчастей на вкладке Запчасти.
• Услуги с НДС – общая стоимость услуг на вкладке Работы.
• Всего с НДС – общая стоимость материалов с НДС и услуг с НДС.
• ФОТ – фонд оплаты труда, общая сумма премии мастеров на вкладке Работы.

Документ сервиса имеет следующие статусы:

На вкладке Запчасти нужно указать те запчасти, которые будут использованы в ремонте. Здесь заполняются только материалы сервиса. Материалы заказчика, в случае использования таковых, заполняются на одноименной вкладке.

Подобрать запчасть для ремонта можно двумя способами: по кнопке Подбор или Заполнить.

Возможны два вида подбора:

• Обычный – подбор запчасти из общего списка номенклатуры.
• По применяемости - подбор только тех запчастей, которые применимы для выбранной модели авто.

Для возможности использования подбора номенклатуры По применяемости, внизу на вкладке Запчасти должна быть установлена галка Записать применяемость:

Тогда при проведении документа будет записана информация по использованной запчасти для ремонта автомобиля выбранной модели. В дальнейшем по аналогичной модели авто для подбора номенклатуры По применяемости будет предлагаться к выбору только та, которая связана с данной моделью./p>

По кнопке Заполнить возможны следующие варианты:

• по заказу клиента
• по заказу на перемещение
• по перемещению

На вкладке Работы можно автоматически заполнить виды услуг, которые связаны с выбранными запчастями. Для это нужно нажать на кнопку Заполнить по запчастям. Система подберет все виды услуг по данной запчасти. Ненужные строки можно удалить. Автоматически будут заполнены:

• номенклатура,
• нормо-часы,
• цена,
• сумма,
• ставка НДС.

Также строки можно добавлять вручную по кнопке Добавить. Этот метод используется, если для ремонта применяются запчасти клиента.

Установленная галка Записывать нормо-часы позволяет при проведении записывать данные по указанным видам работ и при создании новых документов нормо-часы по этим работам будут подставляться автоматически.

В колонке З/ч клиента с помощью поставленной галки можно обозначить, что для конкретной услуги используется запчасть клиента. Если в таблице Стоимость работ была указана наценка для данного вида работ, то в случае использования запчасти клиента сумма за работу увеличится на соответствующий процент. Таким образом, можно поощрять клиентов покупать запчасти на СТО предприятия (или наказывать тех, кто приезжает со своими запчастями).

С помощью стрелок можно менять расположение строк в таблице.

В таблице, расположенной ниже, необходимо указать исполнителя для каждого вида работ. Для этого в верхней таблице нужно выделить строку с работой. В нижней таблице заполнить исполнителя самостоятельно по кнопке Добавить. Или же по кнопке Заполнить по работам выбрать мастера участка из предложенного списка. Если на участке работает один мастер, система автоматически заполнит исполнителя.

Сумма премии рассчитывается автоматически благодаря заполненному регистру Ставки мастеров.

В случае, если для ремонта используются материалы заказчика, на одноименной вкладке по кнопке Добавить необходимо указать наименование запчасти либо в произвольной форме, либо установить галку Из справочника, таким образом номенклатура будет предлагаться из существующего справочника.

На вкладке Дополнительно заполняем поля:

• Менеджер – пользователь, создавший документ сервиса.
• Подразделение – выбрать из списка.
• Валюта – заполняется автоматически на основании соглашения.
• Налогообложение НДС – заполняется автоматически на основании выбранной организации и соглашения.
• Цена включает НДС – заполняется автоматически на основании выбранной организации и соглашения.
• Рекомендации – поле автоматически заполняется данными из дефектовочной ведомости или же можно заполнить вручную в произвольной форме.

Из журнала по кнопке Пометка клиента открывается окно для заполнения каких-либо примечаний о клиенте, например, КЛИЕНТ НЕ ПРИЕХАЛ.

Для изменения пометки нужно создать другую пометку и текст автоматически перезапишется.

Из документа сервиса можно сформировать печатную форму Истории ремонтов:

В отчете отображаются все ремонты по автомобилю клиента.

Также можно распечатать:

• Акт приема-передачи авто
• Дефектовочную ведомость
• Заказ-наряд

Рабочее место автосервиса

Доступ к рабочему месту осуществляется по одноименной ссылке.

При установленной галке Клиенты списком, рабочее место имеет следующий вид:

По кнопке Создать открывается окно создания документов.

Скидки на работы

Модуль позволяет использовать автоматические скидки на работы.

Документ состоит из следующих реквизитов:

• Период действия – период действия скидки.
• Тип скидки – выбрать один из вариантов: Процент или Уменьшение до суммы. Указать размер скидки.
• Применение отборов – выбрать один из вариантов: Совместно (И) или Раздельно (ИЛИ). При варианте Совместно (И) скидка срабатывает, удовлетворены всем условия отбора. При варианте Раздельно (ИЛИ) скидка срабатывает, если сработало хотя бы одно условие отбора: по услугам, по клиентам или по моделям.

Указать условия отбора, при которых будет работать скидка. Условия задаются на соответствующих вкладках.

При необходимости можно добавлять поля для реквизитов, по которым будет производиться отбор, нажав на кнопку Добавить новый элемент.

Рассмотрим пример. На скринах ниже представлены настройки, согласно которым сработает скидка в размере 25% при одновременном выполнении условий отбора:

• Клиент находится в бизнес-регионе Ростов.
• Год начала производства модели авто клиента – больше 2014 года:

Скидка сработала корректно (скидки рассчитываются при записи):

Ручные скидки

Для возможности использования ручных скидок, в настройках модуля должен быть установлен флаг:

Скидки могут назначаться как на запчасти, так и на работы.

В Документе сервиса на закладке Запчасти или Работы соответственно в поле Ручная скидка установить размер скидки в процентном или стоимостном выражении. Сумма уменьшается на размер скидки:

Гарантийный ремонт

В случае возникновения гарантийного случая, создается заявка на гарантийный ремонт. Предполагается, что запчасть клиенту заменят бесплатно по гарантии.

Документ Гарантийный ремонт можно создать тремя способами:

• Из списка Документов сервиса - выделить тот, по которому будет производиться гарантийный ремонт, и нажать Гарантийный ремонт:
• Из формы Документа сервиса:
• Из Рабочего места - выделить документ, по которому будет производиться гарантийный ремонт, и нажать Гарантийный ремонт:

Документ заполняется автоматически. В поле Вид брака выбрать подходящий вариант:

• Заводской - брак, связанный с неисправностью устанавливаемых запчастей.
• Вина мастера - брак, возникший по вине мастера, связанный с нарушением технического процесса ремонта.

В обоих случаях запчасть клиенту заменят бесплатно, т.е. клиент повторно не платит ни за материалы, ни за услуги. Но т.к. система не позволяет проводить документы с нулевой стоимостью, то запчасти и услуги будут стоить клиенту по 0,01 руб:

Дефектовочная ведомость

Дефектовочная ведомость – это чек-лист по проверке основных узлов и агрегатов автомобиля.

Формируется из сервисной заявки по одноименной ссылке:

В открывшейся форме указать неисправности, состояние, стоимость услуг и стоимость запчастей:

Печатная форма выглядит вот так:

В подвале автоматически заполняется Приемщик и Исполнитель услуги дефектовки:

Для автоматического заполнения исполнителя, в настройках модуля в поле Услуга диагностики указать Услугу дефектовки:

Формирование заказа клиента

По окончании ремонта на основании создается Заказ клиента (по одноименной гиперссылке), заполняется автоматически:

Если сервисная заявка была изменена, для автоматического изменения Заказа клиента нужно нажать кнопку Обновить. Правее кнопки отображается информация о состоянии оплаты по Заказу. Для корректного отображения оплаты расчеты с клиентами рекомендуется производить в разрезе заказов клиента:

На основании Заказа клиента создать Реализацию товаров и услуг (заполняется автоматически):

Далее на основании Заказа клиента создать Приходный кассовый ордер или Поступление безналичных ДС:

В журнале отражается информация об оплате:

Рабочий график

График позволяет планировать проведение работ по участкам и формировать загрузку сервиса.

Его можно заполнить из заявки по ссылке Поставить в график:

В открывшейся форме видим следующие поля:

Период - по умолчанию заполняется период от текущей даты плюс 7 календарных дней.

Кратность шкалы, мин - можно указать кратность шкалы графика. По умолчанию 30 мин.

Устанавливать время вручную - установленная галка позволяет вручную обозначить время ремонта. Удобно использовать для разбивки ремонта на несколько частей.

Для установки ремонта в графике нужно кликнуть мышью напротив выбранного времени. График заполнится одним блоком:

Если необходимо разбить ремонт на несколько частей в один день в разное время (например, утром и вечером) или запланировать работы в течение нескольких дней, нужно поставить галку Устанавливать время вручную, кликнуть напротив выбранного времени:

Блок можно растягивать вверх-вниз за края с помощью мыши, тем самым регулируя время в графике. Кликнув по блоку, появляется окно, в котором, нажав на соответствующие кнопки, можно редактировать или удалить блок:

По кнопке Редактировать открывается окно, где можно задать период и время ремонта:

После заполнения Графика, в заявке на сервис заполнится период обслуживания, а также ссылка Поставить в график изменится на В графике:

Рабочее место автосервиса

Рабочее место предназначено для просмотра информации по Партнерам (вкладка Документы), а также для просмотра загрузки сервиса (вкладка График).

Из Рабочего места можно создавать:

Транспортное средство клиента

Документы сервиса

Предварительную заявку

Гарантийный ремонт

На первой вкладке содержится информация об автомобиле клиента и обо всех заявках на ремонт:

Ниже расположена таблица с перечнем использованных запчастей и выполненных работ по всем документам клиента:

При установленной галке Клиенты списком, Рабочее место имеет следующий вид:

На вкладке График находится непосредственно график работы сервиса в разрезе рабочих участков с разбивкой по дням:

По умолчанию Период графика заполняется как текущая дата плюс 7 календарных дней.

Нажав на плюсик над датой, видим разбивку рабочего дня по часам и минутам:

Согласно графику, 12.10.2022 на СТО на Гагарина запланирован ремонт:

• Подъемник №1: с 11:00 до 14:30 по Документу сервиса №5 (находится в статусе На оформлении).
• Подъемник №2: с 9:00 до 14:00 по Документу сервиса №8 (находится в статусе Диагностика).

В зависимости от процента загрузки участков меняется цвет шрифта в колонке Потенциал:

• От 0 до 25% - красный.
• От 25% до 50% - оранжевый.
• Свыше 50% - зеленый.

При наведении курсора мыши на блок заявки в графике, появляется всплывающее окно с информацией по данному Документу сервиса:

В зависимости от статуса меняется цвет блока заявки в графике:

Предварительная заявка

Для того, чтобы быстро сориентировать клиента по стоимости услуг, можно из Рабочего места сформировать Предварительную заявку, нажав кнопку Быстрое создание:

В открывшейся форме заполнить следующие поля:

• Партнер - Розничный покупатель.
• Контрагент - Розничный покупатель.
• Соглашение - указать соглашение.
• Модель - выбрать модель автомобиля из списка.
• Двигатель - выбрать из списка.
• СТО - указать сервис, на котором оформляется заявка.
• Рабочий участок - выбрать из списка участок, на котором планируется проведение ремонта.

На вкладках Запчасти и Работы указать запчасти и работы соответственно.

По ссылке Поставить в график указать планируемую дату и время ремонта.

По ссылке Сформировать дефектовочную ведомость можно сформировать дефектовку.

Заполненная Предварительная заявка выглядит вот так:

В подвале расположена легенда:

 

Если клиент, по которому ранее была оформлена Предварительная заявка, приехал на ремонт, необходимо в поле Партнер вместо Розничного покупателя выбрать данного клиента:

Форма автоматически примет стандартный вид сервисной заявки. Останется только заполнить недостающую информацию и, при необходимости, откорректировать данные по запчастям и работам, изменить статус.

Отчеты

На скрине ниже представлен список отчетов для пользователей с полными правами:

Пользователям с обычными правами доступны следующие отчеты:

• Отработка дефектовок
• Отчет для механиков

Отчет Отработка дефектовок

Для оказания дополнительных услуг по ремонту и обслуживанию на СТО удобно проводить обзвон по Дефектовочным ведомостям, используя данный отчет:

При необходимости можно установить галку Только неотработанные, что позволяет сформировать отчет только по неотработанным дефектовкам:

Для отработки дефектовки, жмем одноименную кнопку:

В открывшемся окне ввести комментарий:

В отчете появится комментарий по отработанной дефектовке:

Отчет Гарантийные ремонты

Отчет отражает информацию по Гарантийным ремонтам в разрезе мастеров-приемщиков за период:

Отчет Загрузка СТО

Отчет отражает плановые и фактические показатели нормо-часов, выручки, сумму и процент недополученной выручки как сервиса в общем, так и по рабочим участкам в отдельности за определенный период времени. Выручка Факт – это сумма стоимости работ по заказам в статусе Выдан:

Отчет Общее количество авто

Отчет отражает количество отремонтированных авто в разрезе исполнителей работ за период:

Отчет Для механиков

Отчет По документам сервиса

Показывает информацию по заявкам в разрезе менеджеров.

Для формирования отчета можно использовать фильтры:

• По менеджерам.
• По статусам.
• По мастерам (приемщикам).

Отчет по мастерам-приемщикам

Отчет показывает количество нарядов (заявок) в разрезе мастеров-приемщиков и суммы по нарядам за период.

Отчет формируется по заявкам в статусе Выдан.

В отдельных колонках выведена информация:

• Сумма по работам - стоимость услуг;
• Сумма по материалам - стоимость запчастей;
• Сумма всего – общая сумма заявки.

Отчет по механикам

В отчете представлена информация о выручке и прибыли автосервиса с детализацией по механикам в разрезе видов работ, нормо-часы на выполнение данных работ, а также указана сумма премии исполнителей за период.

Ниже выводится таблица Ставок мастеров по всем видам работ сервиса:

Релиз 760.1.1.2 от 10.03.2023

Теперь считать премию механиков можно не только применяя фиксированную часовую ставку, но и процентом от суммы услуги. Для этого добавлено отдельное поле в список Ставки мастеров.