Акт выполненных работ в 1С:УНФ 3.0: оформление, проведение и расчеты с покупателем

Что нужно сделать до этого урока

• оформить заказ покупателя (заказ на продажу) на работы и услуги; виды заказов покупателя и заказ-наряд разобраны в уроке «Заказ-наряд»;
• по желанию поручить работы исполнителям — урок «Задание на работу»;
• завести покупателя и договор с ним в справочнике «Контрагенты», а работы и услуги — в справочнике «Номенклатура».

Зачем нужен акт

Заказ покупателя принимает заказ: в нем договорились о работах и цене. Акт выполненных работ фиксирует, что работы сделаны и покупателю предъявлена стоимость. Акт создает продажу в учете: по нему возникает задолженность покупателя, учитывается выручка, а при списании материалов — расход запасов. Для клиента акт — документ, который подписывают обе стороны, поэтому у него есть печатная форма.

Заказ-наряд из урока 59 закрывает работы сам, через свое состояние «Завершен», — акт на его основании ввести нельзя: программа отвечает «Нельзя ввести Акт выполненных работ на основании заказ-наряда». Акт нужен там, где работы и услуги продаются по обычному заказу покупателя (заказу на продажу), по счету на оплату, по приему в ремонт или без заказа — например, для разовой услуги, оформленной сразу после выполнения.

Где найти акты выполненных работ

Команда Акты выполненных работ лежит в разделе «Услуги», в подразделе «Работы», рядом с заказ-нарядами и документом приема в ремонт. Список актов доступен и из раздела «Продажи». Команда видна, если в программе включена возможность «Использовать акты выполненных работ».

В списке показаны основные реквизиты документа: дата и номер, покупатель, организация и сумма. Новые акты вверху, проведенные отличаются от непроведенных значком в первой колонке. Через настройку списка можно вывести и остальные реквизиты — договор, заказ, ответственного, комментарий. Кнопка Создать открывает новый акт, а по строке списка документ открывается двойным щелчком.

Как создать акт

Акт создают тремя способами:

• по заказу покупателя — кнопка Создать на основании в заказе на продажу: покупатель, договор, организация и таблица работ переносятся из заказа, а в акте появляется ссылка на заказ;
• по счету на оплату или по документу приема в ремонт — тем же путем из этих документов;
• вручную — кнопка Создать в списке актов, затем выбор покупателя, договора и строк.

В нашем примере акт ВРНФ-000061 от 16 октября 2026 года создан на основании заказа покупателя, по которому покупатель заранее внес аванс. Если заказ изменился после создания акта, в акте есть кнопка заполнения по заказу — она заново переносит данные из заказа.

Шапка акта и таблица работ

В шапке формы слева стоят реквизиты расчетов:

• Покупатель — контрагент, которому оказаны услуги; рядом программа показывает остаток взаиморасчетов — сколько покупатель должен фирме;
• Договор — договор с покупателем, по которому ведутся расчеты; при выборе покупателя подставляется договор по умолчанию;
• Заказ — заказ покупателя, по которому выполнены работы; рядом кнопка заполнения акта по заказу.

Справа — Номер и дата документа («от»), а ниже слева — Организация, от имени которой оформлен акт. Флажок УПД превращает акт в универсальный передаточный документ — тогда по нему создается счет-фактура; надпись «Создать счет-фактуру» открывает ее оформление. Ссылка «Подписи и другие реквизиты» открывает выбор подписантов для печатной формы, а «Выбрать основание» — документ, по которому оформлен акт.

Ниже шапки находятся вкладки; вкладка Работы и услуги открыта сразу. Это таблица строк акта:

• № — номер строки;
• Номенклатура — выполненная работа или услуга из справочника «Номенклатура»;
• Характеристика — если у номенклатуры ведется учет характеристик;
• Содержание — произвольное описание строки, оно попадает в печатную форму вместо наименования;
• Количество и Ед. — объем работы и единица измерения;
• Цена, Сумма — цена за единицу и стоимость строки;
• % НДС, Сумма НДС и Всего — ставка налога, его сумма и итог по строке.

Сумма строки считается как количество, умноженное на цену, с учетом скидок; итог по строке зависит от того, включен ли НДС в цену. Цена подставляется по виду цен и договору, но ее можно изменить вручную. Над таблицей находятся кнопки добавления и удаления строк, перемещения вверх и вниз, копирования и вставки строк, подбора номенклатуры и пересчета скидок. Кнопка Заполнить позволяет подтянуть строки из другого документа.

В подвале формы расположены:

• Комментарий — произвольная заметка к документу;
• Скидка руч.% и Скидка руч. Σ — ручная скидка или наценка на весь документ;
• НДС и Всего — итоги акта: сумма налога и общая сумма к оплате покупателем.

Вкладка «Оплата»

На вкладке Оплата программа показывает, как покупатель оплатил работы. Если покупатель уже вносил предоплату по заказу, она зачитывается в акт: таблица Предоплата содержит заказ, сумму расчетов, курс, кратность и сумму платежа. Режим зачета переключается кнопкой «Предоплата: Автоматически» — программа сама подбирает поступления, либо «Вручную» — пользователь выбирает платежи. Кнопка Подобрать открывает помощник зачета, а подменю «Бонусы и сертификаты» позволяет добавить оплату сертификатом или бонусами.

Если предоплаты не было, вкладка остается без строк: акт создает задолженность покупателя, и она гасится позже документами поступления денег — например, «Поступление на счет» или «Поступление в кассу».

Вкладка «Дополнительно»

Вкладка Дополнительно хранит служебные реквизиты:

• Подразделение — подразделение, к которому относится продажа; по нему анализируются доходы;
• Ответственный — сотрудник, отвечающий за документ;
• Проект — проект, если выручку нужно учитывать по проектам;
• Автор — пользователь, создавший документ; поле только для чтения.

В правой части вкладки находятся поля для розничных чеков — подпись кассира, телефон или адрес электронной почты покупателя для отправки чека; в учете услуг по актам они не нужны. Кнопка добавления дополнительного реквизита открывает настройку собственных реквизитов документа.

Кроме перечисленных, в форме есть вкладки «Подарки» и «Бонусы к начислению» — они нужны для маркетинговых скидок и бонусных программ и появляются при их использовании, и вкладка «Скидки» с отчетом о примененных скидках. В обычной работе по актам ими не пользуются.

Проведение и печать

Кнопка Провести и закрыть проводит документ. Перед этим заполнение проверяется: нужны организация, покупатель, договор и хотя бы одна строка с номенклатурой, количеством и ценой; сумма предоплаты не может превышать сумму акта. Проведенный акт создает записи в учете:

• возникновение обязательств покупателя — задолженность на сумму акта по договору и заказу;
• зачет предоплаты, если на вкладке «Оплата» есть строки;
• доходы и расходы — выручка от оказанных услуг и, если в акте списываются запасы, расходы на них;
• списание запасов, если в строках акта указаны материалы.

Движения документа открываются командой «Отчет по движениям» в командной панели формы, а если нужно оформить документ заново — снимается проведение.

Печатные формы находятся в меню Печать: Акт об оказании услуг (в том числе подробный вариант), Счет-фактура, Универсальный передаточный документ и Реестр документов. Акт об оказании услуг распечатывают в двух экземплярах: один остается у фирмы, второй подписывает покупатель. Через меню Отправить акт уходит покупателю по электронной почте, а команда «Состояние оригинала» помогает отследить, вернулся ли подписанный экземпляр.

Повторите у себя

1. Откройте раздел «Услуги» → «Работы» → «Акты выполненных работ» и просмотрите список.
2. Откройте проведенный заказ покупателя (заказ на продажу) с работами или услугами и выберите Создать на основании → Акт выполненных работ.
3. Проверьте покупателя, договор, организацию и заказ в шапке.
4. На вкладке «Работы и услуги» сравните строки акта со строками заказа: номенклатура, количество, цена, сумма.
5. Откройте вкладку «Оплата»: если была предоплата, убедитесь, что она зачтена.
6. На вкладке «Дополнительно» проверьте подразделение, ответственного и автора.
7. Нажмите Провести и закрыть, затем откройте меню Печать и сформируйте «Акт об оказании услуг».
8. В командной панели формы откройте «Отчет по движениям» и убедитесь, что возникла задолженность покупателя.

Грабли

Нет команды «Акты выполненных работ». Возможность включается в настройках программы; без нее раздел остается скрытым. Включите «Использовать акты выполненных работ» и перезапустите список.

В акте нет строк. Если акт создавался из пустого заказа или заказ еще не проведен, таблица остается пустой. Проведите заказ и повторно нажмите кнопку заполнения по заказу.

Акт не вводится по заказ-наряду. Программа отвечает «Нельзя ввести Акт выполненных работ на основании заказ-наряда». Заказ-наряд закрывается сам — переводом в состояние «Завершен» (урок 59); акт вводят по заказу на продажу, счету, приему в ремонт или вручную.

Не проводится. Проверьте покупателя, договор и строки таблицы; для каждой строки нужны количество и цена. Сообщения программы указывают, какое поле не заполнено.

Другая цена, чем в заказе. Цены в акт переносятся из заказа, но после этого их можно менять; итоговая сумма акта считается по таблице акта.

Акт «висит» на покупателе. Пока нет оплаты, задолженность видна рядом с полем «Покупатель» и в отчетах по взаиморасчетам. Оплата оформляется отдельными документами поступления денег.

Что получится в нашем примере

В примере урока акт ВРНФ-000061 оформлен 16 октября 2026 года на основании заказа покупателя: покупатель, договор, организация и работы перенесены из заказа, а внесенный по заказу аванс зачтен на вкладке «Оплата». Акт проведен, поэтому работы учтены как выручка, а сумма акта сверх аванса осталась задолженностью покупателя. Заказ принял работы, акт закрыл цепочку — предъявил результат покупателю.

Итоги

• акт выполненных работ — документ УНФ 3.0, который оформляет оказанные услуги и создает продажу в учете;
• создается по заказу покупателя, счету на оплату, приему в ремонт или вручную; по заказ-наряду акт не вводится;
• в шапке — покупатель, договор, заказ и организация, в таблице — работы с количеством, ценой, суммой и НДС;
• на вкладке «Оплата» зачитывается предоплата, на вкладке «Дополнительно» — подразделение, ответственный, проект и автор;
• проведение создает задолженность покупателя и доходы, печатная форма — «Акт об оказании услуг».