Как добавить пользователя в 1С и выдать ему права

Короткий ответ

1. Откройте справочник «Пользователи» и нажмите «Создать».
2. Заполните «Полное имя», «Физическое лицо» и «Имя (для входа)», оставьте флажок «Вход в приложение разрешен».
3. Нажмите «Установить пароль...» и, если пароль временный, поставьте флажок «Потребовать смену пароля при входе».
4. Запишите карточку, откройте нужную группу доступа и добавьте сотрудника на закладке «Участники группы» кнопкой «Подобрать».
5. Сформируйте отчет «Права доступа» по новому пользователю и убедитесь, что права пришли.

Права в УТ 11.5 выдаются через группу доступа и ее профиль, а не отдельными ролями на пользователя.

Как добавить пользователя в 1С: список и карточка

Справочник «Пользователи» открывается в разделе «НСИ и администрирование» → «Настройка пользователей и прав» → «Пользователи».

Слева в форме — группы пользователей: «Администраторы», «Кладовщики», «Менеджеры отдела продаж» и другие. Это папки для удобного поиска сотрудников, права задаются не здесь. Названия легко спутать: на стенде рядом живут группа пользователей «Менеджеры отдела продаж» и группа доступа «Менеджер отдела продаж», и это разные объекты.

Под списком стоит легенда значков: «Вход ограничен», «Нет входа», «Без настройки». Флажок «Показывать недействительных пользователей» под списком выключен, поэтому карточки с пометкой «Недействителен» в нем не видны.

Новый пользователь заводится так:

1. Нажмите «Создать».
2. В поле «Полное имя» введите ФИО сотрудника, например «Смирнова Ольга Викторовна».
3. В поле «Физическое лицо» выберите этого же человека из справочника физических лиц. «Подразделение» заполните, если в базе ведется учет по подразделениям.
4. Проверьте, что включен флажок «Вход в приложение разрешен».
5. На закладке «Главное» задайте «Имя (для входа)» — короткий логин без пробелов: на стенде это «СмирноваОВ».
6. Оставьте флажок «Аутентификация 1С:Предприятия» — это вход по имени и паролю.
7. Флажок «Показывать в списке выбора» оставьте, если сотрудник выбирает себя из списка при входе.
8. Сохраните карточку кнопкой «Записать».

Кроме входа по паролю, в карточке есть флажки аутентификации по протоколам OpenID и OpenID-Connect, токеном доступа и средствами операционной системы. Для сотрудника, который входит по логину и паролю, они не нужны. «Режим запуска» по умолчанию стоит «Авто». Над полями карточки — строка ссылок, среди них «Права доступа»: она понадобится для проверки прав.

Пароль пользователя: задать, сбросить, потребовать смену

Пароль задается кнопкой «Установить пароль...» под флажком «Аутентификация 1С:Предприятия». Рядом выводится состояние: у Смирновой на стенде — «Пароль установлен».

В открывшемся окне введите новый пароль и повторите его для подтверждения, затем запишите карточку. Пароль хранится в учетной записи информационной базы, в самой карточке его не видно.

Под кнопкой три флажка:

• «Потребовать смену пароля при входе» — сотрудник при первом входе задаст свой пароль, и администратор его знать не будет;
• «Пользователю запрещено изменять пароль» — пароль меняет только администратор;
• «Пользователю запрещено восстанавливать пароль» — запрет на самостоятельное восстановление пароля.

Поле «Электронная почта» в карточке подписано «Используется для восстановления пароля». У Смирновой почта не заполнена, и последний флажок на ее карточке недоступен.

Если сотрудник забыл пароль, новый задает администратор. Откройте карточку сотрудника, нажмите «Установить пароль...», задайте временный пароль, поставьте «Потребовать смену пароля при входе» и запишите карточку. Временный пароль передайте сотруднику, при входе он заменит его своим.

Общие требования к паролям задаются в форме «Настройки входа»:

• сложность пароля;
• минимальная длина;
• проверка по списку запрещенных паролей;
• действие при входе, если пароль требованиям не отвечает.

Как выдать права пользователю через группу доступа

В УТ 11.5 включен полный интерфейс настройки прав. Профиль пользователю напрямую не назначается: он указан у группы доступа, а пользователь становится ее участником. Устройство ролей и профилей — в уроке о правах и ролях в 1С, здесь — сама операция.

1. Откройте раздел «НСИ и администрирование» → «Настройка пользователей и прав» → «Группы доступа» и выберите подходящую группу, например «Менеджер отдела продаж».
2. Проверьте поле «Профиль»: у этой группы — «Менеджер по продажам». Именно профиль определяет, какие роли получит участник.
3. На закладке «Участники группы» нажмите «Подобрать» и выберите нового пользователя.
4. Нажмите «Записать и закрыть».

После записи у Смирновой на стенде оказалось 343 роли — весь состав профиля «Менеджер по продажам». Если нужной группы нет, создайте ее в том же списке и выберите профиль: одна группа — один профиль. Как выбирать профили и делить сотрудников по группам, показано в уроке о группах доступа пользователей.

На закладке «Ограничения доступа» группы задается, какие именно данные видят ее участники: например, только партнеры группы «Оптовые покупатели». Такое ограничение разобрано в уроке об ограничении доступа на уровне записей (RLS).

Если отдельным сотрудникам нужно запретить открывать конкретные документы и справочники или менять проведенные без настройки RLS, такие правила задаются в нашем расширении для запрета открытия и изменения документов.

Назначить профиль пользователю напрямую программно тоже нельзя: в УТ 11.5 это дает ошибку «Данная операция возможна только для упрощенного интерфейса настройки прав доступа».

Как посмотреть, какие права есть у пользователя

В карточке пользователя нажмите ссылку «Права доступа»: откроется форма прав с группами доступа сотрудника. Из этой формы вызывается отчет «Права доступа» — сразу с отбором по этому пользователю. Отчет формируется кнопкой «Сформировать».

В отчете два блока. В блоке «Свойства пользователя информационной базы» — то, что задано в карточке:

• «Вход в приложение разрешен» и «Имя (для входа)»;
• «Аутентификация 1С:Предприятия» и «Аутентификация операционной системы»;
• «Пользователю запрещено изменять пароль»;
• «Показывать в списке выбора», «Язык», «Режим запуска».

В блоке «Просмотр объектов» по каждому справочнику и документу указано, какие права есть, какая группа доступа их дала и есть ли ограничение на уровне записей. У Смирновой справочник «Банковские счета» открыт с пометкой «просмотр, ограничен», а в колонке ограничений значится «Группы партнеров (разрешенные): Оптовые покупатели». Так видно, откуда пришло право и почему сотрудник видит не все записи. Над отчетом есть еще флажок «Подробные сведения о правах доступа».

Окончательная проверка — войти в программу под новым пользователем и открыть те документы, с которыми он будет работать. Отчет показывает права, но не заменяет пробного входа. Права ролей, групп и пользователей в одном окне, с ролью, через которую пришло каждое право, показывает наша обработка «Аудит прав доступа».

Как скопировать настройки другому пользователю

Новый сотрудник видит программу «с нуля»: без настроенных списков, начальной страницы и вариантов отчетов. Настройки коллеги переносит обработка «Настройки пользователей».

Обработка открывается в разделе «НСИ и администрирование» → «Настройка пользователей и прав» → «Настройки пользователей».

Настройки разложены по трем закладкам: «Внешний вид», «Настройки отчетов» и «Прочие настройки». В скобках у названия закладки — число настроек: у пользователя «Администратор» на стенде 34, 1 и 3. Дальше:

1. В поле «Пользователь» выберите коллегу, чьи настройки берете за образец.
2. Отметьте нужные настройки или оставьте все.
3. Нажмите «Скопировать другим...» и выберите нового пользователя.

«Скопировать от...» работает в обратную сторону, «Очистить» и «Очистить все» сбрасывают настройки.

Права этой обработкой не переносятся: среди закладок нет ни ролей, ни групп доступа. Строка «Группы доступа» в дереве «Внешний вид» — это настройки формы группы доступа и ее списка, а не участие в группе. Сотрудника все равно нужно включить в группу доступа коллеги.

Права только на просмотр

Частая задача — дать руководителю или аудитору доступ «посмотреть, но ничего не менять». Готового профиля «Только просмотр» в УТ 11.5 нет: на стенде проверены все 67 штатных профилей, ни одного с правами только на чтение среди них не оказалось. Решение — свой профиль и своя группа доступа.

Материал для такого профиля в конфигурации есть. Среди 1145 ролей УТ 11.5 — 380 ролей чтения, по одной на объект, и 376 парных ролей добавления и изменения. Профиль «Только просмотр» собирается из базовой роли и ролей чтения:

1. Откройте раздел «НСИ и администрирование» → «Настройка пользователей и прав» → «Профили групп доступа» и нажмите «Создать».
2. Назовите профиль, например «Только просмотр».
3. В составе ролей профиля отметьте базовую роль конфигурации БазовыеПраваУТ и роли чтения нужных объектов — их имена начинаются с Чтение, например ЧтениеАссортимента.
4. Запишите профиль, создайте группу доступа с этим профилем и добавьте в нее сотрудника.

На стенде в профиль вошла роль БазовыеПраваУТ и все 380 ролей чтения — всего 381 роль. Вручную это долго, поэтому профиль собран программно, отбором ролей по началу имени. Итог: у Кузнецова 381 роль и ни одной роли добавления, изменения, удаления или проведения.

Закладка «Ограничения доступа» у такой группы неактивна. Колонка «Участвует до» задает срок участия — удобно для временного аудитора. Группы друг другу не мешают: после включения Кузнецова в свою группу у Смирновой остались те же 343 роли.

Бывает и обратная задача: профиль обычный, а запретить нужно отдельные действия, например удаление или правку проведенных документов. Это делает наше расширение для запрета операций с документами.

Грабли

Роль выдали напрямую, а прав нет. При пересчете прав такие роли не сохраняются. Включите сотрудника в группу доступа.

Скопировали настройки коллеги, а документы не открываются. Обработка переносит внешний вид и отчеты, но не права. Добавьте сотрудника в группу доступа коллеги.

Не находят профиль «Только просмотр». Штатного нет. Соберите свой из БазовыеПраваУТ и ролей чтения.

Не могут найти требования к паролям. «Настройки входа» открываются из подсказки «?» у флажка «Потребовать смену пароля при входе» в карточке пользователя.

Справочник виден не целиком. В отчете «Права доступа» у него пометка «просмотр, ограничен». Смотрите колонку «Ограничения на уровне записей» и закладку «Ограничения доступа» той группы, которая дала право.

В списке две группы или два профиля с одним именем. Наименование в этих справочниках УТ не уникально, и повторное создание дает дубль. Перед созданием найдите существующую запись в списке.

Путают группы пользователей и группы доступа. Папка «Менеджеры отдела продаж» в списке пользователей и группа доступа «Менеджер отдела продаж» — разные объекты. Права задаются во второй.

Итог

Теперь вы можете завести пользователя в УТ 11.5, задать временный пароль с обязательной сменой, выдать права через группу доступа и проверить их отчетом. Для доступа только на просмотр соберете свой профиль из ролей чтения, а внешний вид перенесете от коллеги обработкой «Настройки пользователей». После каждой правки группы сверяйтесь с отчетом «Права доступа».

Смежные материалы

• Как настроить права пользователей: роли и их нюансы
• Группы доступа пользователей в 1С: назначение и настройка
• Ограничение доступа на уровне записей (RLS)