Внутреннее потребление товаров

Внутреннее потребление и соседние документы

Выдача товара со склада без продажи оформляется не одним документом, а несколькими, и их легко спутать.

• Внутреннее потребление — товар ушел со склада на нужды организации: на расходы, в эксплуатацию, на основные средства, на прочие цели.
• Перемещение товаров — товар остался в организации, но сменил склад (урок 58).
• Инвентаризация — недостачу или излишек выявляют пересчетом (урок 59).
• Сборка (разборка) — один товар превращается в другой (урок 60).

Внутреннее потребление применяют, когда факт расхода известен заранее и оформляется сразу, без пересчета склада.

Включение возможности

Документ в интерфейсе не виден, пока не включена функциональная опция. Откройте НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Склад и доставка и найдите группу «Внутреннее потребление».

Под кадром разберем флажки по порядку.

• Внутреннее потребление — главный флажок (константа ИспользоватьВнутреннееПотребление). Подсказка к нему: «Регистрация выдачи со склада товаров, предназначенных для внутреннего потребления». Включите его, и появится документ.
• Заказы на внутреннее потребление — учет заказов, когда у подразделений возникает потребность в товарах. Доступен только при включенном внутреннем потреблении.
• Не закрывать частично отгруженные заказы на внутреннее потребление — запрещает закрывать заказ, пока он отгружен не полностью. Виден при включенных заказах.
• Внутреннее потребление по нескольким заказам — позволяет оформить один документ по нескольким заказам сразу. Доступен при включенных заказах.
• Статусы заказов на внутреннее потребление — более детальный контроль обработки заказов. Подсказка предупреждает: отключать статусы после начала работы с системой не рекомендуется.
• Согласование заказов на внутреннее потребление — заказ перед исполнением проходит согласование. Отключать его после начала работы тоже не рекомендуется.

Планирование внутренних потреблений включается отдельно, в разделе настроек «Бюджетирование и планирование» (флажок ИспользоватьПланированиеВнутреннихПотреблений); в этом уроке оно не используется.

Список документов

Документы хранятся в разделе склада рядом с другими документами внутреннего товародвижения. Создайте новый кнопкой Создать. У документа два статуса — «Отгружено (не принято)» и «Принято» — они нужны, если включен контроль статусов потреблений; в простом случае документ проводят сразу.

Документ «Внутреннее потребление»: основное

Кадры ниже сняты на документе УР00-000061: списание двух товаров на хозяйственные нужды офиса.

Поля вкладки:

• Номер и Дата — нумерация автоматическая;
• Организация и Подразделение — чьи нужды закрывает списание;
• Хозяйственная операция — главный выбор документа: «Списание на расходы», «Передача в эксплуатацию», «Передача в состав основных средств», «Передача в состав НМА и НИОКР» или «Передача на прочие цели». От операции зависят колонки таблицы товаров;
• Склад — откуда списывают товар;
• Комментарий — текст для себя.

Если документ создан по заказу, над шапкой появляются флажок Потребление по заказу (или «по заказам») и команда Закрыть заказ. Если статусы потреблений включены, сверху выводится поле Статус. Строка Основание показывает документ, по которому внутреннее потребление создано.

Вкладка «Товары»

Колонки таблицы:

• Номенклатура, Характеристика, Серия — что списывается; серия нужна для номенклатуры с учетом по сериям;
• Упаковка и Количество — сколько;
• Цена и Сумма — оценка списания, видны, когда цена задана видом цены на вкладке «Дополнительно»;
• Статья списания — статья расходов (или активов и пассивов), на которую отнесена стоимость товара. Для «Списания на расходы» заполняйте ее обязательно;
• Аналитика — зависит от статьи: подразделение, договор, сделка и так далее;
• Направление деятельности расходов — по какому направлению учесть расход;
• Заказ на внутреннее потребление — заказ-распоряжение строки, если потребление по заказу;
• Категория эксплуатации, Физическое лицо, Инвентарный номер — для передачи в эксплуатацию (кому и что выдано).

Над таблицей кнопки: Добавить, Копировать, Удалить, перемещение строк, Подбор и меню Заполнить. В меню «Заполнить» собраны команды: «Подобрать товары по заказам», «Дополнить многооборотной тарой», «Заполнить серии по FEFO» (отбор партий по сроку годности), «Заполнить направление деятельности», «Заполнить статью расходов», а для ТМЦ в эксплуатации — «Категорию эксплуатации», «Физическое лицо», «Инвентарный номер». Команда «Разбить строку» делит строку на две, «Найти товар по штрихкоду» подбирает товар сканером.

Вкладка «Дополнительно»

• Ответственный — кто оформил документ;
• Сделка — если списание связано со сделкой с клиентом;
• Вид цены — по какому виду цены оценить товар;
• Потребление для деятельности — тип налогообложения НДС, для которого потребляют товар (облагаемая, необлагаемая и так далее);
• Направление деятельности запасов — направление, к которому относятся списываемые запасы.

Виды запасов, из которых списывается товар, программа подбирает сама; их можно увидеть и поправить командой «Виды запасов».

Печатная форма документа

В командной панели документа есть меню Печать (кнопка видна справа от кнопки «Отчеты» на кадре 03 выше; готовая форма показана на кадре 12 ниже). В нем одна печатная форма — Внутреннее потребление (в базовой версии она называется «Списание товаров на хознужды»). Форма печатается только для проведенного документа: если документ не проведен, программа сперва предложит его провести. В табличном документе выводятся организация, склад, хозяйственная операция, список товаров с количеством и подписи. Печатная форма есть только у документа; у заказа на внутреннее потребление своих печатных форм в типовой нет.

Откройте проведенный документ, нажмите Печать и выберите команду — откроется табличный документ, который можно распечатать или сохранить в файл.

В шапке формы указаны номер и дата документа, организация и склад, ниже в таблице идут товары с количеством и единицей измерения. Из окна формы документ можно отправить на принтер, сохранить в файл или отправить по почте.

Заказ на внутреннее потребление

Заказ нужен, когда подразделение сначала заявляет потребность, склад обеспечивает ее, а отгрузка идет позже и, возможно, частями. Заказ сам склад не двигает: остатки меняет только документ «Внутреннее потребление».

Поля шапки:

• Статус — «На согласовании», «К выполнению» или «Закрыт»; «На согласовании» появляется, если включено согласование. Статусы доступны при включенной опции статусов заказов;
• Приоритет — важность заказа при обеспечении;
• Номер, Дата, Организация, Подразделение, Хозяйственная операция, Склад — как в документе потребления;
• Текущее состояние — сколько заказано, обеспечено и отгружено, программа считает его сама;
• Закрыть заказ — закрывает заказ вручную, даже если отгружено не все (если не включен запрет на закрытие частично отгруженных).

Таблица заказа похожа на таблицу документа, плюс колонки обеспечения:

• Действия (вариант обеспечения) — как обеспечить строку: например, «К обеспечению»;
• Дата отгрузки — к какому сроку нужен товар;
• Доступно — сколько этого товара можно обеспечить сейчас;
• Отменено — флажок отмены строки.

Под таблицей: флажок Не отгружать частями, общая Дата отгрузки и гиперссылка Состояние обеспечения, показывающая, хватает ли товара.

Здесь те же реквизиты, что и в документе: Ответственный, Сделка, Потребление для деятельности, Направление деятельности запасов — плюс Автор заказа. Есть и вкладка Комментарий.

Согласование заказа

Если включено согласование, заказ после записи получает статус «На согласовании» и запускает бизнес-процесс «Согласование заказа на внутреннее потребление». Результат видно в отчете «Результаты согласования заказа на внутреннее потребление».

Список запущенных процессов открывается из раздела согласования: в нем видны описание процесса, предмет (заказ), автор и результат. Отчет доступен только при включенном флажке «Согласование заказов на внутреннее потребление». По каждому заказу (параметр Предмет) он выводит строки согласования: Точка маршрута, Рецензент, Дата согласования, Результат согласования и Комментарий рецензента, а также номер версии заказа, которую согласовывали. Пока заказы не проходили согласование, отчет пуст.

Без согласования заказ сразу «К выполнению». Роль «Заказ на внутреннее потребление без согласования» позволяет пользователю обходить согласование.

Повторите у себя

1. Включите Внутреннее потребление и Заказы на внутреннее потребление в настройках «Склад и доставка».
2. Создайте заказ: организация, склад, операция «Списание на расходы», две строки товаров со статьей списания. Проведите его.
3. Создайте документ «Внутреннее потребление» тех же товаров. Проверьте, что в таблице заполнена Статья списания.
4. Проведите документ и убедитесь по отчету о товарах на складах, что остаток уменьшился.
5. Включите статусы и согласование заказов и посмотрите, как изменится шапка заказа.

Грабли

• Нет документа в меню. Не включен флажок «Внутреннее потребление».
• Документ не заполняется или не проводится. Для «Списания на расходы» не заполнена статья списания.
• Нет заказов. Заказы работают только при включенном внутреннем потреблении.
• Заказ остатков не меняет. Склад двигает только документ «Внутреннее потребление».
• Передача в эксплуатацию без физлица. Для передачи в эксплуатацию указывайте физическое лицо и категорию эксплуатации.

Итог

1. Внутреннее потребление включается флажком в настройках «Склад и доставка».
2. Документ «Внутреннее потребление» списывает товар со склада на нужды организации; направление задает хозяйственная операция.
3. Стоимость списания относится на статью списания.
4. Заказ на внутреннее потребление регистрирует потребность, имеет статусы и может проходить согласование.
5. Отчет «Результаты согласования» показывает, кто и когда согласовал заказ; он доступен только при включенном согласовании заказов.