Как настроить автоматическую рассылку отчетов из 1С по электронной почте

Короткий ответ

• Рассылки живут в справочнике «Рассылки отчетов». В одной рассылке — сколько угодно отчетов, форматов файлов и получателей.
• Отправка идет из регламентного задания «Рассылка отчетов». Значит, нужен работающий сеанс: в файловой базе кто-то должен быть в программе, в клиент-серверной задание отрабатывает само.
• Письмо уходит через учетную запись электронной почты, у которой стоит признак использования для отправки. Без нее рассылка не отправит ничего.
• Адрес получателя берется не из рассылки, а из контактной информации самого получателя — контрагента, партнера, пользователя.
• Проверить настройку можно, не дожидаясь расписания: кнопка «Выполнить сейчас», а результат каждого запуска виден в истории рассылки.

Где в программе лежат рассылки отчетов

Справочник «Рассылки отчетов» входит в служебную подсистему библиотеки стандартных подсистем, и своего пункта в панели разделов у него нет — искать его в «НСИ и администрирование» бесполезно. Пользователь попадает в рассылку из формы любого отчета: сформировали отчет, дальше в меню отчета — команда настройки рассылки, которая создает новую рассылку уже с этим отчетом внутри. Второй путь — список рассылок целиком, он открывается навигационной ссылкой e1cib/list/Справочник.РассылкиОтчетов.

Права на механизм выданы отдельными ролями: «Чтение рассылок отчетов» — посмотреть, «Добавление и изменение рассылок отчетов» — настраивать. Если у пользователя первой роли нет, он не увидит и списка. Как раздаются роли, разобрано в статье про настройку прав доступа — там же про то, какие отчеты вообще доступны конкретному сотруднику.

Из чего состоит рассылка

Карточка рассылки собрана из четырех закладок. Первая — «Отчеты»: список того, что будет сформировано и отправлено. Отчет берется вариантом — то есть тем самым сохраненным вариантом с настройками, отборами и колонками, который вы готовите в форме отчета. Хотите рассылать не типовой вид отчета, а свой — сначала настройте вариант отчета и сохраните его, а потом добавляйте в рассылку.

У каждой строки есть флаг «Отправлять пустой». Снят — и отчет, в котором за период не оказалось ни одной строки, в письмо не попадет; если пустыми окажутся все отчеты рассылки, письма не будет вовсе. Это удобно для рассылок вида «просроченная задолженность»: пришло письмо — есть о чем говорить, не пришло — все в порядке.

Форматы файлов задаются отдельно для каждого отчета: PDF, XLSX, XLS, ODS, DOCX, MXL, HTML, TXT. Форматов у одного отчета может быть несколько — тогда во вложении будет несколько файлов одного и того же отчета. Практика простая: PDF — для тех, кто читает, XLSX — для тех, кто считает дальше.

Кому уходят отчеты

Наверху карточки, до закладок, стоят два поля, которые определяют всю логику рассылки. «Отправлять» — вид рассылки: общая (всем получателям уходит одинаковый комплект отчетов), личная (рассылка только автору) и персонализированная (каждому получателю отчет формируется отдельно, с его собственными данными). «Получатели» — тип справочника, из которого берутся адресаты.

Состав типов получателей — единственное содержательное отличие конфигураций. В Управлении торговлей 11.5 это организации, пользователи, группы пользователей, контрагенты, партнеры и физические лица. В Бухгалтерии 3.0 организаций и партнеров в списке нет, зато есть контактные лица. Механизм, поля и логика в остальном совпадают полностью.

Отдельная кнопка «Получатели рассылки» открывает готовый список адресатов с подставленными адресами — до запуска видно, кому реально уйдет письмо. Любую строку можно пометить как исключенную, не удаляя ее из рассылки.

Расписание и регламентное задание

Закладка «Расписание» включает флаг «Выполнять по расписанию» и открывает обычный диалог расписания 1С: периодичность, дни недели, время. Расписание рассылки хранится не в справочнике, а в собственном регламентном задании, которое программа создает для каждой рассылки автоматически.

Общий обход всех рассылок выполняет регламентное задание «Рассылка отчетов». Из этого следует главное практическое ограничение: в файловой базе регламентные задания работают только тогда, когда открыт хотя бы один сеанс. Поставили рассылку на 8 утра, а базу открывают в 10 — рассылка уйдет в 10. В клиент-серверном варианте задание отрабатывает на сервере независимо от пользователей.

Письмо: учетная запись, тема и подстановки

Закладка «Доставка» отвечает за то, как отчеты попадут к получателю. Кроме почты механизм умеет класть файлы в папку, в сетевой каталог и на FTP-ресурс — способы можно включать одновременно. Для почты обязательна учетная запись из справочника учетных записей электронной почты (в интерфейсе раздел называется «Настройки почты»), у которой включено использование для отправки.

В теме и тексте письма работают подстановки — программа заменяет их фактическими значениями при отправке: [Получатель], [ДатаВыполнения], [Автор], [НаименованиеРассылки], [СформированныеОтчеты], [ЗаголовокСистемы], [СпособДоставки], [ФорматОтчета], [Период], [ДатаРассылки], [НаименованиеОтчета]. Одна тонкость: [Получатель] подставится только в персонализированной рассылке — в общей письмо одно на всех, и подставлять в него имя конкретного адресата не из чего.

Там же, на закладке «Доставка», лежит блок «Параметры архивации в ZIP» и флаг транслитерации имен файлов. Флаг «Архивировать» собирает вложения в один архив с заданным именем — в имени тоже работают подстановки. Рядом стоят пароль архива и флаг «Установить пароли и зашифровать»: пароли программа отправляет получателям отдельно. Флаг «Отправлять только уведомления» превращает письмо в короткое сообщение о том, что отчеты сформированы и лежат в папке, — вложений в таком письме нет.

Проверка: выполнить сейчас и история рассылки

Ждать расписания, чтобы проверить настройку, не нужно: в карточке и в списке рассылок есть команда «Выполнить сейчас». Она формирует отчеты и отправляет письма немедленно, тем же кодом, что и регламентное задание.

Результат каждого запуска пишется в регистр «История рассылки отчетов» — по строке на получателя: дата запуска, адрес, признак выполнения, статус письма и комментарий с причиной отказа. История ведется, пока включена функциональная опция «Хранить историю рассылки отчетов»; старые записи подчищает регламентное задание «Очистка истории рассылки отчетов».

Что чаще всего мешает рассылке

• Учетная запись не отмечена для отправки. Запись есть, адрес заполнен, а флага использования для отправки нет — рассылка молча не отправляет ничего.
• У получателя не заполнена почта. Самая частая причина «письмо не пришло только одному». Проверяется списком получателей рассылки до запуска.
• Файловая база и никого в программе. Регламентное задание не стартует само — рассылка уходит при первом входе в базу.
• Все отчеты пустые. При снятом флаге «Отправлять пустой» письма не будет вовсе, и это штатное поведение, а не сбой.
• Не хватает прав. Формирование отчета идет от имени автора рассылки: данных, которых автор не видит, в отчете не окажется.

Если вам нужны не отчеты, а уведомления клиентам о заказах и оплатах, это соседний механизм — про него отдельная статья про рассылки email и SMS. А если получателям удобнее мессенджер, посмотрите отправку уведомлений в Telegram.

Итог

Рассылка отчетов настраивается один раз и снимает с сотрудников ежедневную ручную работу: сформировать, сохранить, приложить, отправить. Собрать рассылку — значит выбрать варианты отчетов и форматы файлов, указать тип получателей и вид почтового адреса, задать расписание и учетную запись отправителя. Проверять настройку нужно не расписанием, а кнопкой «Выполнить сейчас» и историей рассылки: там видно каждое письмо и причину, по которой оно не ушло.

Смежные материалы

• Настройка отчетов в 1С
• Универсальный отчет
• Изменение стандартных отчетов
• Рассылки email и SMS клиентам
• Уведомления в Telegram из 1С