Как посмотреть, кто и сколько работает в базе 1С

Короткий ответ

• Кто в базе прямо сейчас — форма «Активные пользователи».
• Кто заходил, сколько работал и сколько документов ввел — отчет «Анализ активности пользователей».
• С какими конкретно объектами работал один сотрудник — отчет «Активность пользователя».
• Что именно произошло, вплоть до отдельного события, — журнал регистрации.

Все четыре инструмента живут в одном месте: «НСИ и администрирование» → «Администрирование» → «Обслуживание».

Какие данные о работе пользователей хранит программа

Источник у всех отчетов один — журнал регистрации. Это служебный файл, куда платформа пишет события: вход в программу и выход, запись и проведение документов, изменение справочников, ошибки и предупреждения. Отчеты не собирают данные сами, а разбирают этот журнал по пользователям и датам.

Отсюда важное следствие: глубина анализа равна глубине журнала. Если журнал очищали или он ведется не по всем событиям, отчет покажет ровно то, что в нем осталось.

Верхняя строка формы «Обслуживание» — это четыре готовые ссылки: журнал регистрации, активные пользователи, блокировка работы пользователей и удаление помеченных объектов. Отчеты спрятаны ниже, в группе «Отчеты и обработки».

Отчеты администратора: их пять, а не два

По ссылке «Отчеты администратора» открывается список готовых отчетов с пояснением к каждому.

В списке лежат:

• «Активность пользователя» — подробная информация о том, с какими объектами работал конкретный человек;
• «Анализ активности подразделений» — то же, но в разрезе подразделений;
• «Анализ активности пользователей» — сводный мониторинг: насколько интенсивно и с какими объектами работают люди;
• «Контроль журнала регистрации» — список критичных записей журнала;
• «Продолжительность работы регламентных заданий» — график выполнения фоновых заданий.

Первые три закрывают вопрос «кто и сколько работает», четвертый нужен, когда база ведет себя странно и надо быстро найти ошибки.

Анализ активности пользователей: где найти и что показывает

Отчет строится за период и по выбранным пользователям. Период задается парой дат в шапке, пользователи — отдельным полем.

Результат состоит из трех частей:

1. Сводная таблица по каждому пользователю: сколько было подключений за период, сколько часов работы, сколько документов введено и изменено, сколько справочников введено и изменено, сколько ошибок и предупреждений пришлось на этого человека.
2. Блок «Максимальное количество одновременно работавших пользователей» — по месяцам и датам, со списком тех, кто работал одновременно. Это прямой ответ на вопрос, сколько лицензий нужно на самом деле.
3. Диаграмма введенных и измененных документов за период.

Колонки «Ошибок» и «Предупреждений» стоит смотреть отдельно: если у одного сотрудника их заметно больше, чем у остальных, дело обычно не в человеке, а в его рабочем месте или правах.

Кто работает в базе прямо сейчас

Форма «Активные пользователи» отвечает на вопрос о текущем моменте, а не о периоде.

В списке видно имя пользователя, вид приложения, время начала работы, имя компьютера и номер сеанса. Поле «Показывать» переключает состав списка, а кнопка «Журнал регистрации» открывает журнал сразу по выбранному сеансу. Именно отсюда стоит начинать, когда нужно закрыть базу для обновления или срочно ограничить кому-то доступ.

Журнал регистрации: события целиком

Отчеты дают свод, журнал — первичные записи.

В журнале у каждой записи есть дата и время, приложение, событие, пользователь, компьютер и текст сведений. Сверху стоят поле «Показывать» с количеством выводимых записей, отбор по критичности и отбор по дате, а кнопка «Установить отбор» открывает полноценную настройку отбора. Есть и выгрузка в файл — она пригодится, когда журнал надо передать специалисту.

Порядок работы, который экономит время: сначала отчет по активности показывает, у кого всплеск действий или ошибок, а потом журнал с отбором по этому пользователю и дате показывает, что именно произошло.

Что учесть по объему хранимых данных

• Журнал регистрации растет вместе с базой, и в файловом варианте это отдельный каталог на диске.
• Если журнал ведется не по всем событиям, часть данных в отчеты просто не попадет.
• Полностью очищенный журнал делает отчеты бесполезными: пересчитать активность задним числом не из чего.
• Настройки журнала задаются администратором, поэтому глубину хранения стоит согласовать до того, как понадобится разбор.

Грабли

Отчет требует указать пользователей. Поле «Пользователи» обязательное: без него отчет не формируется и выдает сообщение «Не заполнено значение поля Пользователи». Подбор открывается кнопкой выбора и позволяет взять сразу целую группу — например «Все пользователи».

Часы работы — это не рабочее время. Отчет считает длительность сеансов. Открытая и забытая на ночь программа даст десятки часов, а реальная работа за тот же день может занять полчаса.

Отчеты ищут не там. Их нет ни в разделе отчетов по продажам, ни в настройках прав: они лежат в «Обслуживании», в группе «Отчеты и обработки».

Данные ждут задним числом. Если журнал регистрации был очищен или велся не по всем событиям, за прошлый период отчет покажет пустоту — и это не ошибка отчета.

Итог

Теперь вы знаете, где в 1С лежат встроенные средства контроля работы пользователей и чем они отличаются. «Активные пользователи» показывают текущие сеансы, «Анализ активности пользователей» — свод по периоду с часами работы и количеством документов, «Активность пользователя» — детализацию по одному человеку, а журнал регистрации — исходные события. Дорабатывать для этого ничего не нужно: все перечисленное входит в типовую поставку.

Смежные материалы

• Как заблокировать пользователя в 1С: три способа
• Кто изменил документ или справочник: версионирование объектов
• Как настроить права пользователей: профили и группы доступа
• Как ускорить работу 1С