Заметки, задачи и напоминания в 1С

В данной статье рассмотрим использование механизмов заметок, напоминаний и задач пользователям в 1С 8.3 на примере 1С:Управление Торговлей 11.5.

Заметки в 1С

Заметки в 1С – это вспомогательные текстовые сведения, предназначенные для временного хранения в системе. Например, это может быть адрес электронной почты или номер телефона клиента, записанный в системе вместо листочка бумаги. Позже эту информацию нужно будет внести в справочник, а для быстроты временно можно создать заметку.

Функционал использования заметок и напоминаний включается в НСИ и администрирование - Органайзер - Заметки, напоминания, анкетирование, шаблоны сообщений: 

Создание заметок

Чтобы создать заметку об определенном документе или справочнике в форме этого объекта (или в форме списка) необходимо выполнить команду Органайзер - Создать заметку.

В открывшемся окне нужно ввести текстовое описание заметки. Возможно применение элементов визуального оформления текста (цвет, размер шрифта, маркированный список и т.д.). Внизу расположена настройка отображения заметки на рабочем столе. Установим эту галку.

В списке заметки могут выделяться различными цветами (поле Цвет на форме). Выберем Зеленый. 

Список заметок

Настроим отображение заметок на рабочем столе (на начальной странице) с помощью команды Сервис и настройки - Настройки - Настройка начальной страницы:

В окне настройки слева находится список доступных форм, которые можно вывести на рабочий стол. Разместим заметки в левой колонке начальной страницы, а задачи - в правой. 

Вот такой вид примет наша начальная страница:

Из списка заметок на начальной странице можно создать новую заметку, не привязанную к какому-либо документу или справочнику.

Кликом по заметке открывается форма заметки. По гиперссылке Предмет можно провалиться в объект заметки. Чтобы заметка считалась отработанной и не отображалась на рабочем столе, отключим соответствующий флаг.

Все заметки по конкретному документу или справочнику можно увидеть, нажав Перейти - Мои заметки в панели навигации этого объекта.

Администратор системы имеет возможность видеть заметки других пользователей при установленной галке Показывать заметки других пользователей в этом списке. Жирным шрифтом выделяются заметки, отображаемые на рабочем столе. 

Просмотр всех заметок, введенных в систему доступен по команде Главное - Почта, задачи - Все заметки:

В этом списке можно осуществить отбор по цвету и предмету заявки. Жирным шрифтом здесь также выделяются заметки, отображаемые на рабочем столе.

Напоминания

Механизм напоминаний позволяет автоматически выдавать пользователю всплывающие сообщения при наступлении определенного момента (даты и времени).

Создание напоминаний

Для того, чтобы добавить напоминание о каком-нибудь документе или элементе справочника, нужно в форме этого объекта выполнить команду Органайзер – Напомнить.

Рассмотрим на примере документа Заказ поставщику (прикрепление напоминаний к справочникам выполняется аналогично):

Или по кнопке Еще - Органайзер - Напомнить:

В открывшемся окне нужно ввести текст напоминания и указать время в поле Напомнить. Помимо указания конкретного времени, интервала (через каокое время должно появиться напоминание) можно задать также периодичность (например, каждый день в 9 утра) или выбрать настройку относительно предмета:

По одному и тому же справочнику или документу возможно установить только одно напоминание. Чтобы исправить ранее введенное напоминание следует воспользоваться той же командой Органайзер – Напомнить и отредактировать его.

Список напоминаний

Когда наступит указанное в напоминании время, в программе открывается список напоминаний.

В списке для каждой строки указан текст напоминания и время, на сколько напоминание было просрочено. Двойным щелчком мыши можно открыть документ или справочник, для которого было установлено напоминание.

После нажатия на кнопку Прекратить выбранные напоминания больше не будут показываться пользователю.

По кнопке Отложить все можно перенести появление напоминаний на определенный период времени.

Все напоминания, введенные в систему, можно увидеть в списке Мои напоминания. Открыть его можно в разделе Главное - Мои напоминания.

Из этой формы можно также прекратить действие напоминаний. Кроме того, при нажатии на кнопку Создать можно внести напоминание, не привязанное к какому-либо документу или справочнику.

Задачи в 1С

Задачи позволяют реализовать механизм распределения заданий между пользователями системы.

Функционал использования задач включается в разделе НСИ и администрирование - Органайзер - Бизнес-процессы и задачи:

Создание задач

Рассмотрим механизм создания задач на основании документа приобретения (для элементов справочников задачи создаются аналогично).

Создать задачу можно как из списка документов, так и из формы документа.

Выделим документ в списке, выполним команду Создать на основании - Задание:

Или по кнопке Еще - Создать на основании - Задание:

В открывшейся форме нужно заполнить следующие реквизиты:

• Главная задача - автоматически заполняется заданием-родителем, если текущая задача создана на основании другой задачи.
• Задание - краткая суть задачи, отображается в списке задач.
• Исполнитель - выбирается из справочника Пользователи.
• Предмет - заполняется автоматически (элемент какого-нибудь справочника или документа, на основании которого создана задача).
• Срок - срок выполнения, по истечению заданного срока задача считается просроченной.
• Проверить выполнение - если установить данный флажок, то после завершения задачи исполнителем, указанному сотруднику (по умолчанию устанавливается автор задачи) придет задача Проверить выполнение. После проверки, ответственный за проведение проверки либо принимает задачу, либо возвращает на доработку.
• Начато - автоматически заполняется текущая дата и время.

К задаче можно прикрепить различные файлы.

Нажимаем кнопку Стартовать и закрыть. 

После этого задача появляется в рабочем месте исполнителя (на начальной странице). Исполнитель принимает задачу к исполнению.

В форме задачи Исполнитель заполняет поле Результат выполнения задачи и нажимает на кнопку Выполнено.

После выполнения данная задача у исполнителя больше не будет отображаться в списке задач. А у пользователя, ответственного за проверку, появится задача с необходимостью проверить результаты задачи.

Ответственный принимает задачу к исполнению, проверяет результаты и либо принимает результаты задачи, либо возвращает исполнителю.

На одноименной закладке отображается история выполнения задачи:

Если исполнитель указал, что он по какой-либо причине не может выполнить данное задание, то ответственный может перенаправить задачу другому пользователю:

Список задач

На начальной странице пользователь может видеть назначенные ему задачи :

Для удобства задачи можно группировать по различным признакам.

Этот  же список можно открыть из раздела Главное - Мои задачи:

В разделе Главное - Задания отображаются все задачи, которые созданы и поставлены другим исполнителям. Создать задачу можно также и из этого рабочего места.