Прикрепить файл к 1С

Короткий ответ

• В 1С:Бухгалтерии 3.0 файл прикрепляется кнопкой со скрепкой на командной панели документа или списка документов.
• В Управлении торговлей 11, Комплексной автоматизации 2 и ERP для этого служит ссылка Файлы в карточке объекта.
• Расширение файла произвольное: скан договора, фотография, PDF, таблица. Исполняемые и скриптовые файлы (exe, bat, js и еще несколько десятков типов) программа при открытии помечает как небезопасные.
• Прикрепить файл можно не только к документу, но и к элементу справочника — в том числе в Бухгалтерии.
• По умолчанию файлы лежат внутри информационной базы и увеличивают ее размер. Чтобы вынести их на диск, заводятся тома хранения.

Где лежит команда прикрепления файла

Механизм присоединенных файлов приходит в конфигурации из Библиотеки стандартных подсистем, поэтому устроен он одинаково, а называется по-разному. В Бухгалтерии предприятия 3.0 команда выведена на форму документа как кнопка со скрепкой, в Управлении торговлей и родственных конфигурациях — как ссылка Файлы. За обеими стоит одна и та же общая команда платформы.

Хранилищем служит отдельный справочник, свой для каждого объекта-владельца: файлы документа «Поступление товаров и услуг» лежат в справочнике «Поступление товаров услуг присоединенные файлы», файлы физического лица — в «Физические лица присоединенные файлы». Поэтому вложения хранятся отдельно от самого документа, а не в его реквизитах.

Как прикрепить файл к документу в Бухгалтерии 3.0

Откройте любой документ, например «Поступление товаров и услуг»:

На верхней командной панели нажмите кнопку со скрепкой:

Откроется форма со списком всех файлов этого документа. Нажмите Добавить и выберите файл на диске. После этого он появится в списке. Если прикреплена картинка, в правой части формы показывается ее предварительный просмотр:

Порядок действий повторяется для каждого следующего файла: ограничения на количество файлов у одного документа нет.

Признак того, что файлы прикреплены, виден прямо в списке документов — напротив строки появляется изображение скрепки:

Открывать карточку документа ради файлов не обязательно. Та же кнопка со скрепкой есть на командной панели списка: выделите строку нужного документа и нажмите ее.

Файлы прикрепляются и к справочникам, а не только к документам

Распространенное мнение, что в Бухгалтерии файлы принимают только документы, неверно. Справочники Бухгалтерии тоже имеют собственные хранилища присоединенных файлов — это проверяется прямым запросом к базе.

Разница между конфигурациями не в том, кто принимает файлы, а в том, для каких объектов команда выведена на форму. Если в карточке справочника скрепки или ссылки Файлы не видно, команда добавляется через настройку формы, а не отсутствует вовсе.

Как прикрепить файл в Управлении торговлей 11, Комплексной автоматизации 2 и ERP

В этих конфигурациях команда вынесена в карточку объекта отдельной ссылкой Файлы:

По ссылке открывается список файлов объекта — та же форма, что и по скрепке в Бухгалтерии:

Так же файлы прикрепляются к справочникам. Откройте, например, карточку партнера:

Сканы договоров, свидетельств и доверенностей удобно хранить именно в карточке контрагента: они нужны не в одном документе, а при работе со всеми его документами.

Где физически лежат прикрепленные файлы

Способ хранения задается в разделе Администрирование → Общие настройки → Работа с файлами. Вариантов три: в информационной базе, в томах на диске, либо одновременно и там, и там. По умолчанию выбран первый.

Это главное, что стоит знать заранее: каждый скан, прикрепленный к документу, увеличивает файл базы. На стендах, где проверялась эта статья, во всех трех конфигурациях включено хранение в информационной базе, а список томов пуст — то есть типовая поставка складывает файлы внутрь базы, пока настройка не изменена.

Предельный размер файла задается не общей настройкой, а отдельно для каждого тома — у тома есть реквизит с максимальным размером. Поэтому вопрос «какой максимальный размер файла в 1С» корректного ответа не имеет: пока файлы хранятся в базе, ограничение определяется размером самой базы, а при переходе на тома — тем числом, которое указано в карточке тома.

Какие файлы считаются небезопасными

Список опасных расширений зашит в код и одинаков во всех конфигурациях на Библиотеке стандартных подсистем: около полусотни значений — exe, bat, cmd, com, dll, js, msi, hta, lnk, chm и другие исполняемые и скриптовые типы.

Поведение здесь мягче, чем ожидается: файл такого типа прикрепляется, а проверка срабатывает при открытии — программа просит подтверждение. Запрета на добавление нет, поэтому рассчитывать на этот список как на защиту от вредоносных вложений нельзя.

Грабли

• Размер базы растет непонятно от чего. Причина — сканы в информационной базе. Симптом: база выросла на гигабайты без роста числа документов. Решение — тома хранения на диске.
• Тома включены, но не заведены. Если в настройках выбрано хранение в томах, а ни одного тома нет, настройка не сохраняется: форма настроек проверяет наличие тома нужного вида и сообщает об ошибке. Сначала заводится том, потом переключается способ хранения.
• Файл прикреплен, а коллега его не видит. Хранилище файлов — отдельный справочник, и права на него выдаются отдельно от прав на сам документ. Проверяется это в профиле доступа: настройка прав пользователей.
• Список запрещенных расширений принят за защиту. Он ею не является: файл с опасным расширением добавляется штатно, а предупреждение выдается тому, кто его открывает. Антивирус на рабочих местах это не заменяет.
• Файл ищут в карточке, а команда не выведена. Отсутствие скрепки или ссылки Файлы на форме означает, что команда не выведена в этой форме, а не то, что объект вложений не принимает: узнать, кто именно менял документ или справочник, и прикрепить к нему файл — разные механизмы.

Что в итоге

Прикрепление файла — штатная возможность типовых конфигураций, отдельной разработки она не требует. Скрепка в Бухгалтерии и ссылка Файлы в Управлении торговлей делают одно и то же, файлы принимают и документы, и справочники, а главное решение принимается один раз и заранее: хранить вложения внутри базы или вынести на диск в тома. Найти нужный файл среди прикрепленных помогает полнотекстовый поиск — он просматривает и содержимое вложений.