Как настроить и применять подарочные сертификаты в 1С: УТ 11

В этом уроке показано использование подарочных сертификатов при оплате товаров покупателями.

Вначале покажу, где включается функциональная опция использования оплаты сертификатами:

Нужно, чтобы были установлены выделенные галочки:

Продажа сертификата, прием оплаты сертификатом в РМК в УТ 11.4

Использование подарочных сертификатов в УТ11.4 возможно только в розничной торговле.

Учет подарочных сертификатов начинается с создания видов подарочных сертификатов (ВС):

Создадим новый ВС, укажем для него номинал, тип карты, валюту, срок действия. Также нужно указать возможной многоразовой оплаты покупок сертификатами данного ВС. При необходимости можно установить отбор на номенклатуру, покупка которой оплачивается серфтикатами данного ВС:

На второй вкладке задаются диапазоны штрихкода сертификатов:

Из карточки можно сразу посмотреть список оформленных сертификатов, относящихся к данному ВС. Отсюда же можно создать новый сертификат:

В карточке сертификата указывается наименование и штрихкод:

Можно распечатать такую печатную форму:

При необходимости данную печатную форму можно отредактировать в пользовательском режиме:

Продажа подарочных сертификатов осуществляется из рабочего места кассира:

Появляется новое окно, в котором нужно ввести штрихкод продаваемого сертификата:

Теперь нужно принять оплату от клиента (тут все аналогично приему оплаты за товары):

Теперь из карточки сертификата можно увидеть историю изменения его статуса:

В списке сертификатов теперь тоже видно изменение:

Оплачивать сертификатами покупку можно как полностью, так и частично. В случае, если сумма покупки превышает номинал подарочного сертификата, необходимо оформлять смешанную оплату:

В появившейся форме вводим штрихкод сертификата (вручную или сканером):

Видим, что по данному сертификату есть доступный остаток денежных средств для списания:

Оставшуюся сумма покупатель вносит, например, наличными:

После закрытия кассовой смены в отчете о розничных продажах видим проданный товар (обратите внимание, что данных о продаже самого подарочного сертификата в отчете нет):

Зато есть информация о оплате подарочным сертификатом:

В списке сертификатов видим изменение статуса:

Продажа сертификата, прием оплаты сертификатом в РМК в УТ 11.5

В УТ11.5 актуальной версией функциональности является Учет подарочных сертификатов 11.5. В этой версии снят ряд ограничений и поддерживается работа с сертификатами в документах оптовой схемы.

Если в организации ранее использовались сертификаты предыдущей версии (флаг Учет подарочных сертификатов 11.5 снят), то такие сертификаты могут использоваться одновременно с сертификатами актуальной версии до момента погашения всех сертификатов этого вида. Для новых видов сертификатов рекомендуется использовать актуальную версию (установлен флаг Учет подарочных сертификатов 11.5). Дальнейшее развитие предыдущей версии функциональности (флаг Учет подарочных сертификатов 11.5 снят) компанией 1С не ведется.

Для включения функционала 11.5 в карточке вида сертификатов нужно установить соответствующий флаг.

Для Вида подарочных сертификатов 11.5 требуется указать следующие реквизиты:

• Организация – используется для автоматического заполнения организации в карточке подарочного сертификата для корректного отражения взаиморасчетов.
• Статья ДДС (продажа) - используется для автоматического заполнения статьи ДДС в документах прихода денежных средств (например, Приходном кассовом ордере) при продаже подарочных сертификатов.
• Статья ДДС (возврат) - используется для автоматического заполнения статьи ДДС в документах возврата денежных средств (например, Расходном кассовом ордере) при возврате подарочных сертификатов.
• Группа финансового учета – определяет порядок отражения расчетов с контрагентами по подарочным сертификатам в финансовом учете.

Продажа сертификатов 11.5, так же как и сертификатоов предыдущей версии, оформляется в РМК командой Прочие операции – Подарочные сертификаты – Продажа.

Сертификат можно подобрать сканированием штрихкода или ввести код вручную по кнопке Сертификат. Вид подарочных сертификатов определяется автоматически по шаблону кода.

Цена продажи заполняется по номиналу, указанному для вида сертификата. Теперь нужно принять оплату от клиента (тут все аналогично приему оплаты за товары). К примеру, клиент оплачивает наличными.

Реализованные подарочные сертификаты автоматически переходят в статус  Активирован и становятся доступны для оплаты покупок.

Продажа отражается в системе документом Реализация подарочных сертификатов, который создается автоматически из документа Чек ККМ рабочего места кассира. Оформленные документы доступны к просмотру в списке Продажи – Розничные продажи – Чеки ККМ.

Подарочные сертификаты можно распечатать из документа Реализация подарочных сертификатов по установленному шаблону.

В финансовом учете и учете НДС реализация подарочного сертификата отражается как авансовый платеж, полученный от розничного покупателя.

В учете НДС авансы от розничных покупателей  отражаются сводными справками.

Продажа сертификата, прием оплаты документами оптовой схемы в УТ 11.5

Продажу подарочного сертификата версии 11.5 розничному покупателю, юридическому лицу или индивидуальному предпринимателю можно оформить документами:

• Приходный кассовый ордер,
• Эквайринговая операция,
• Поступление безналичных ДС.

На закладке Основное в документе оплаты необходимо выбрать операцию Поступление оплаты от клиента. Также необходимо указать плательщика – это может быть предопределенный элемент Розничный покупатель (обезличенный) или контрагент с видом Физическое лицо (персонализированный розничный покупатель), Индивидуальный предприниматель или Юридическое лицо.

На закладке Расшифровка платежа необходимо установить переключатель в значение Списком и по кнопке Подобрать подарочный сертификат в открывшейся форме сканировать штрихкод/магнитный код сертификата или ввести код вручную.

Статья ДДС автоматически заполнилась из настроек вида сертификата. Проводим документ.

Документ оплаты может быть создан вводом на основании сертификата, при условии, что сертификат находится в статусе Не активирован.

В оптовых документах для оплаты продажи можно использовать только подарочные сертификаты версии 11.5.

Оплата сертификатом производится по кнопке Зачет оплаты на закладке Основное в следующих документах:

• Заказ клиента,
• Реализация товаров и услуг,
• Акт выполненных работ,
• Выкуп возвратной тары клиентом,
• Выкуп товаров хранителем.

По кнопке Зачет оплаты открывается Помощник зачета оплат. В этой форме необходимо открыть закладку Неиспользованные авансы и далее воспользоваться кнопкой Подобрать/зачесть подарочный сертификат.

При этом открывается форма, в которой можно указать один или несколько подарочных сертификатов. Список подарочных сертификатов можно заполнить по кнопке Ввести подарочный сертификат вручную или с помощью сканера штриховых или магнитных карт. После ввода сертификата проверяется его статус и определяется доступный к оплате остаток.

Пользователь может изменить сумму К оплате, она может быть больше нуля и не больше суммы остатка по подарочному сертификату, а так же итог по колонке К оплате не должен превышать сумму, которую осталось доплатить.

По кнопке Перенести в документ указанные сертификаты будут заполнены в таблице Зачтено формы Помощника зачета оплат. До выполнения зачета оплаты строки с сертификатами не доступны для редактирования. При нажатии на кнопку Выполнить создается документ Взаимозачет задолженности с операцией Оплата подарочным сертификатом розничной продажи.

При повторном открытии формы зачета оплаты в таблице будет отображаться ссылка на документ взаимозачета задолженности.

В связанных документах заказа появился документ взаимозачета задолженности.

В заказе отразилась сумма оплаты сертификатом:

Можно также ввести вручную документ Взаимозачет задолженности для зачета оплаты подарочным сертификатом с указанием операции Прочие - Оплата подарочным сертификатом розничной продажи.

На закладке Авансы нажимаем кнопку Подобрать подарочный сертификат. Введем или отсканируем код сертификата. Перенесем сертификат в документ.

На закладке Получатели выбираем объект расчетов (документ, по которому будет произведена оплата сертификатом), заполняем сумму взаимрасчетов и проводим документ.

В таблице Авансы объекты расчетов вида Подарочный сертификат не могут сочетаться с другими видами. Сумма взаиморасчетов по строке не может превышать номинала подобранного подарочного сертификата.

В случае зачета оплаты подарочным сертификатом доступно пробитие чека на зачет предварительной оплаты.

В случае, когда сумма оплаты подарочным сертификатом больше суммы документа реализации, разница идет в доход компании и отражается в чеке как внереализационный доход. Печать чеков недоступна, если подарочным сертификатом оплачивается договор или заказ.

Рекомендуемый порядок расчетов:

• По расчетным документам,
• Аванс по договорам, долг по накладным,
• Аванс по заказам, долг по накладным.

Документ Взаимозачет задолженности может выступать платежной частью единого чека, если соблюдены другие условия, в частности совпадает дата. Пробитие единого чека рекомендуется выполнять из документа реализации.

Аналаиз статусов сертификатов и состояния расчетов по сертификатам

Подарочные сертификаты отображаются в разделе Продажи – См. также - Подарочные сертификаты 11.5 с указанием статуса. Полностью погашенные, возвращенные, аннулированные подарочные сертификаты, либо сертификаты с истекшим сроком действия считаются не действующими и на форме списка выделяются серым цветом.

В форме списка есть возможность отфильтровать элементы списка: Все, Действующие, Не активированные, Не действующие.

По команде Отчеты - Карточка расчетов с клиентами формируется отчет, который позволяет провести анализ операций по сертификату.

Возврат сертификата в РМК в УТ 11

В РМК можно осуществить возврат ранее проданного сертификата вне зависимости от версии вида сертификата.

Оформление возврата возможно только в том случае, если происходит в течение одной кассовой смены с момента покупки сертификата (т.е. покупатель купил сертификат и в этот же день вернул его обратно). На этот случай в рабочем месте кассира есть одноименная кнопка:

Программа выводит список сертификатов, проданных в течение текущей кассовой смены, выделяем нужный и оформляем возврат:

Возвращаем денежные средства клиенту:

Возврат отражается в системе документом Возврат подарочных сертификатов, который создается автоматически из документа Чек ККМ рабочего места кассира. Оформленные документы доступны к просмотру в списке Продажи – Розничные продажи – Чеки ККМ.

Возвращенный сертификат переходит в статус Возвращен и блокируется для оплаты покупок.

В финансовом учете и учете НДС возврат подарочного сертификата отражается как возврат аванса от розничного покупателя.

Возврат сертификата версии 11.5

Возврат подарочных сертификатов версии 11.5, наряду с возвратами из РМК, можно также регистрировать документами:

• Заявка на расходование денежных средств - в случае, если включена функциональная опция Заявки на расходование денежных средств в документах расчетов становится обязательным поле Заявка и требуется предварительная регистрация заявки.
• Расходный кассовый ордер,
• Эквайринговая операция,
• Списание безналичных ДС.

На закладке Основное в документе возврата оплаты необходимо выбирать операцию Возврат клиенту.

Также необходимо указать получателя – это может быть предопределенный элемент Розничный покупатель (обезличенный) или контрагент с видом Физическое лицо (персонализированный розничный покупатель), Индивидуальный предприниматель или Юридическое лицо и в общем случае может отличаться от лица, внесшего оплату за сертификат.

На закладке Расшифровка платежа необходимо установить переключатель в значение Списком и по кнопке Подобрать подарочный сертификат в открывшейся форме сканировать штрихкод/магнитный код сертификата или ввести его код вручную. При выборе сертификата производится контроль статуса. Проводим документ.

Сертификат приобретает статус Возвращен.

Документ возврата оплаты может быть создан из списка Продажи – См. также - Подарочные сертификаты 11.5 вводом на основании сертификата, при условии, что сертификат находится в статусе Активирован или Частично погашен.

Аннулирование сертификатов в УТ 11

В том случае, если у проданных сертификатов истек срок годности, их необходимо аннулировать.

Для аннулирования подарочных сертификатов предназначен одноименный документ. Он создается вручную из рабочего места Продажи – Розничные продажи – Аннулирование подарочных сертификатов или автоматически при выполнении закрытии месяца.

Созданные вручную документы аннулируют любые подарочные сертификаты. Документы, созданные при выполнении регламентных процедур Закрытие месяца, аннулируют подарочные сертификаты с истекшим сроком действия.

Создаем новый документ, в шапке указываем дату и организацию:

Табличная часть с сертификатами, подлежащими аннулированию, заполняется автоматически по кнопке Заполнить, при этом программа добавит в табличную часть только те сертификаты, которые были проданы и у которых уже истек срок годности.