Учет подписанных и неподписанных оригиналов документов

В этом уроке рассмотрим, как в типовых конфигурациях 1С:Предприятие 8.3 можно учитывать факт возврата оригиналов документов продажи (с печатью и подписью покупателя). В качестве примера использованы конфигурации Бухгалтерия предприятия 3.0, Управление торговлей 11, Комплексная автоматизация 2.

Данный способ применим во всех типовых конфигурациях на управляемых формах на платформе 1С:Предприятие 8.3.

Для чего нужен учет неподписанных документов

• Контроль за соблюдением регламентов. Учет неподписанных документов позволяет контролировать своевременное подписание документов, что особенно важно для бумажного документооборота, где геобходимо получение оригинала документа от клиента.
• Отслеживание эффективности работы. Помогает увидеть, какие документы на протяжении длительного времени остаются неподписанными и какие сотрудники несут за это ответственность.
• Управление рисками. Снижает риски, связанные с несвоевременным подписанием документов, которые могут привести к нежелательным юридическим последствиям.

Учет неподписанных документов в БП 3.0

Откроем любой документ реализации. На форме документа есть реквизит Документ подписан с типом Булево. Если галка не установлена, значит документ не подписан.

Когда по документу вернутся подписанные оригиналы, пользователь устанавливает галку и записывает документ нажатием кнопки Записать. Проводить документ не рекомендуется во избежание изменения проводок. 

В списке документов в колонке Подписан также выводится галка:

Отбор документов в списке по реквизиту Подписан

Чтобы отобрать все неподписанные документы, в списке документов в любой строке выделим ячейку без признака Подписан и выбираем команду Найти: Подписан - Нет: 

В результате будут отобраны все документы, по которым нет подписанных оригиналов (не установлена галка Подписан).

Для дальнейшей обработки можно вывести список и сохранить в файл.

Выделяем галками нужные реквизиты, формируем табличный документ, сохраняем в файл и передаем ответственному лицу в работу.

Аналогично можно отобрать только подписанные документы. Для этого нужно спозиционироваться в списке документов на любой ячейке с галкой Подписан и выбрать команду Найти: Подписан - Да.

Реестр документов

Если нужно вывести информацию о подписанных или неподписанных документах в виде отчета, можно сформировать Реестр документов по кнопке Печать:

В сформировавшемся отчете можно установить критерии отбора по кнопке Показать настройки:

Добавим в отбор поле Подписан:

Для отбора неподписанных документов установим значение Нет и сформируем отчет:

В результате получим реестр документов реализации, по которым не получены оригиналы. Также в настройках можно задать период и отбор по организации:

Учет неподписанных документов в УТ 11, КА 2 и ERP

В конфигурациях УТ 11 и КА 2 и ERP в документах нет реквизита Подписан. 

Добавим данный реквизит с помощью механизма Дополнительные реквизиты и сведения. Подробнее с функционалом можно ознакомиться в уроке Использование дополнительных реквизитов и сведений.

Для документа Реализация товаров и услуг создадим дополнительный реквизит Документ подписан с типом Булево.

Откроем любой документ реализации, перейдем на закладку Дополнительно. Внизу будет выведен допреквизит Документ подписан.  Допустим, по этому документу есть все подписанные оригиналы. Установим галку и запишем документ.

Теперь добавим наш реквизит на форму списка документов, чтобы в дальнейшем можно было отфильтровать подписанные или неподписанные документы. Для этого по команде Еще - Изменить форму добавляем реквизит Документ подписан через реквизит Ссылка:

В поле Заголовок изменим название на Подписан (чтобы было короче):

Реквизит выведен на форму списка документов:

Отфильтруем неподписанные документы, выделив в любой строке ячейку со значением Нет у реквизита Подписан и выбрав команду Найти: Подписан - Нет: 

В результате будут отобраны все документы, по которым нет подписанных оригиналов (не установлена галка Подписан). Далее точно так же, как и в БП 3.0, можно вывести список и сохранить его в файл для дальнейшей обработки.