Управление задачами ТaskForMe

Управление задачами может применяться в различных сферах деятельности по оказанию услуг, где предполагается планирование и учет рабочего времени сотрудников. Например, консалтинговые компании, бухгалтерские бюро, аренда автомобилей, репетиторы, салоны красоты, IT-услуги и т.п.

ТaskForMe - это отдельная конфигурация на платформе 1С. Изначально управление задачами разрабатывалось нами для собственных нужд как простой инструмент для регистрации запросов клиентов и контроля за их выполнением. Предлагаем и Вам воспользоваться всеми преимуществами данной конфигурации. Мы готовы рассматривать конструктивные предложения по доработке и сделать управление задачами еще удобнее.

Возможности конфигурации:

• Систематизация процессов. Крупные задачи разделены на более мелкие, структурированы. По мере выполнения отмечаются закрытые подзадачи.
• Планирование работы. Управление загруженностью работников. Удобно ориентироваться по канбан-доске или календарю.
• Автоматическое уведомление об изменениях в задаче по e-mail или в Telegram.
• Прием входящих писем и отображение их на доске в виде тикетов для дальнейшей обработки запросов клиентов. Отправка почты.
• Интеграция с Google инструментами.
• Отслеживание результатов, отчетность. Учет времени.
• Формирование финансового результата.

Вместо предисловия

Так выглядела повседневная жизнь в нашей компании.

Мы отправлял и получали десятки электронных писем, в которых обсуждались потребности клиентов.

Были еще и чаты в нескольких мессенджерах.

Использовалось большое количество заметок для регистрации этих потребностей.

Все это было очень не удобно и очень сложно. Нам требовался простой инструмент для регистрации запросов клиентов и контроля за их выполнением.

И мы создали ТaskForMe. Теперь у нас:

• Единое рабочее пространство.
• Задача - основной объект управления. Все запросы под контролем.
• Мы получаем сообщения, назначенные конкретной задаче. Почта и Telegram - основные инструменты взаимодействия с Клиентом.
• Канбан-доска - основной инструмент управления. Мы контролируем ход выполнения каждой задачи.
• У нас есть встроенный мессенджер для обсуждений.
• Google интеграция - основной инструмент доступа к информации. Простота и еще раз простота - это главное.

Взаимоотношения с Клиентом

Досье клиента

Основная информация по Клиенту доступна из Досье клиента. Досье клиента запускается автоматически при входе в Задачи.

Инструменты для взаимодействия с Клиентом - телефон, электронная почта и Telegram.

При поступлении запроса Клиента по телефону, из досье клиента возможно создание нового Клиента и создание новой Задачи по существующему клиенту.

Также доступен просмотр всех задач по существующему Клиенту. Документы оплаты и отчет по задолженности клиента.

При поступлении запроса Клиента по электронной почте сценарий немного меняется. Все письма, полученные на почту, автоматически попадают на канбан-доску.

Используя встроенные инструменты, из письма возможно создать новую задачу, добавить письмо к существующей задаче или удалить письмо если оно не относится к рабочему процессу. Регистрация нового клиента возможна и при создании Задачи.

Канбан-доска как инструмент управления задачами

Все задачи в едином пространстве и разделены по статусам. Приоритетные задачи выделены цветом.

Руководителю доступны к просмотру задачи всех сотрудников. Для каждого отдельного сотрудника возможно настроить видимость только “своих” задач.

Задача - основной объект управления

• Область “Шапка“ - основная информация о заказчике и исполнителе. Сервисная информация.
• Область “Содержание“ - основной блок. Описание задачи. Что надо сделать.
• Область “Вопрос/ответ“ - используется для внутреннего обсуждения задачи.

Учет времени по задаче

Позволяет вести учет затраченного времени на выполнение задачи и, соответственно, расчеты с заказчиком и исполнителем. Механизм используется при почасовых взаиморасчетах.

Почта и Telegram - инструменты общения

Почта

Отправка почты доступна из карточки Клиента:

• Отправка возможна на основной адрес
• На адрес контактного лица

Из Задачи для отправки присоединенных файлов:

Из любого отчета:

Чат в Telegram

• Получение и отправка сообщений возможна из Задач
• Доступна передача файлов

На телефоне обмен сообщениями выглядит как обычный чат.

Интеграция с Google сервисами

Google Calendar

Каждая задача ограничивается по срокам выполнения. Там где сроки, там календарь.

Руководителю доступны календари всех пользователей.

Настройка максимально простая, используются стандартные инструменты Google. Создается корпоративный аккаунт и все Пользователи добавляются в одну группу доступа.

Из календаря возможно “провалится“ в выбранную задачу

Можно просмотреть календарь конкретного пользователя:

Обычный Google Calendar синхронизирован с календарем “Задач” и доступен к просмотру с любого устройства.

Создание задачи доступно и из Google Calendar. После создания выполняется синхронизация календарей и новая задача появится на канбан-доске.

Google Drive

Google Drive - основное хранилище информации.

При создании нового Партнера на Google Drive автоматически создается “папка“ для этого Клиента.

После создания Задачи, в “папке“ Партнера автоматически создается “подпапка“ для задачи. Название “подпапки“ = номер задачи + наименование задачи:

Каждый пользователь может просмотреть файлы по конкретной задаче с любого устройства, на котором настроен доступ к инструментам Google.

Из каждой Задачи возможно открыть файл с описанием или просмотреть присоединенные файлы, хранящиеся на Google Drive:

При необходимости возможно настроить Клиенту доступ к файлу, используя стандартный функционал Google Drive.

Финансовый результат

Каждая Задача является объектом расчетов.

Регистрация времени по задаче:

• Таймер
• Регистрация времени - документ в котором фиксируется время работы по задаче и комментарий о выполненных работах
• Каждая запись о регистрации времени увеличивает задолженность Клиента и задолженность перед Исполнителем

Поступление оплаты от заказчика:

• На основании Задачи регистрируется поступление оплаты от Заказчика
• Документ поступление оплаты от Заказчика возможно оформить из карточки Партнера
• Отчетом возможно просмотреть Задолженность Партнера

Оплата исполнителю:

• На основании Задачи регистрируется оплата Исполнителю
• Документ оплата Исполнителю возможно оформить из карточки Пользователя
• Отчетом возможно просмотреть Задолженность Исполнителю

Отчет Доходы/Расходы:

• Показывает доходы/расходы за выбранный период с возможностью отбора по Партнеру, Задаче, Исполнителю.