Больничные,невыходы,отпуска в Комплексной автоматизации 2

В программе 1С:Комплексная автоматизация 2 учет рабочего времени ведется двумя способами:

• Отклонений. Это рекомендуемый 1С способ, при котором рабочее время учитывается рабочим графикам сотрудников, а его отклонение – путем ввода документов.
  • При уменьшении рабочего времени это документы – Отпуск, Больничный лист, Невыходы и т.п.
  • При увеличении – работа в праздничные и выходные, переработка при суммированном учете рабочего времени и т.п.
• Сплошной регистрации. С помощью документа Табель отработанного времени фиксируется рабочее время сотрудника и вводимые документы отклонения должны соответствовать табелю.

График рабочего времени сотрудника закрепляется в кадровых приказах – Прием на работу, Кадровый перевод и другие. Подробнее об оформлении кадровых приказов читайте в статье Кадровые приказы в 1С:КА 2.

Рассмотрим на примерах порядок ввода документов отклонений в программе 1С:Комплексная автоматизация 2.

Учет отпусков в 1С:КА 2

Виды отпусков

По законодательству РФ, работникам гарантирован ежегодный оплачиваемый отпуск – 28 календарных дней. Для некоторых категорий работников предусмотрены удлиненные отпуска. Например, несовершеннолетним – от 30 дней, инвалидам – от 31-го календарного дня.

Для рабочих, связанных с вредными условиями труда, работающих ненормированный рабочий день, в районах Крайнего Севера или приравниваемым к ним районам, полагается дополнительный отпуск.

Выделяется также группа целевых отпусков:

• Отпуск по беременности и родам;
• Отпуск по уходу за ребенком;
• Отпуск без сохранения оплаты;
• Учебный отпуск.

Право на отпуск сотруднику закрепляется при приеме на работу в приказе. Пользователь может отредактировать количество дней и добавить дополнительно полагающийся вид отпуска сотруднику.

Учет всех перечисленных видов отпусков реализован в программе 1С:Комплексная автоматизация 2.

Некоторые документы включены в стандартный интерфейс, а для включения дополнительного функционала программы, выполняются определенные настройки.

Настройки для учета отклонений

В разделе НСИ и администрирование откройте раздел Расчет зарплаты. Перейдите по гиперссылке Настройка состава начислений и удержаний – Отпуска. В этом разделе включаются возможности предоставления:

• учебных отпусков;
• дополнительных отпусков гражданам, пострадавшим от аварии на Чернобыльской АЭС;
• отпуска без оплаты.

Настройки кадрового учета, в части отпусков есть в разделе НСИ и администрирование – Кадры. Здесь включается возможность печати унифицированной формы Т-6 Приказ о предоставлении отпуска по беременности и родам.

Эти настройки пользователь может выполнить и в ходе работы с программой.

На предприятии утверждается график отпусков. В программе 1С:КА 2 реализован этот документ. Его использование облегчает кадровую работу и на основании него легко вводить кадровые приказы на отпуск. Рассмотрим пошагово порядок заполнения и работы с этим документом.

Графики отпусков в 1С:КА 2

Заполнение графика отпусков

Шаг 1. Перейдите Кадры – Графики, переносы отпусков.

Шаг 2. Нажмите Создать и выберите График отпусков.

Кадровик заполняет документ информацией об отпусках.

Шаг 3. С помощью Подбор или Добавить сформируйте список сотрудников и задайте дату начала отпуска и количество дней. Дату окончания программа рассчитывает автоматически.

Нажав на ссылку Оформить отпуск, из документа формируется приказ на отпуск. Внизу документа восклицательным знаком отображается информация – Отпуска не отражены в кадровом учете, что означает, что приказы на отпуск по сотрудникам не вводились. Нажав Контроль остатков, пользователь получит информацию об остатках отпусков.

С помощью данного отчета кадровик может контролировать остатки дней отпуска по данным учета.

Еще один востребованный способ заполнения данного документа – это загрузка из файла. Рассмотрим, как загрузить данные об отпусках в документ, из таблицы и на примере загрузки из файла документа Excel.

Загрузка графика отпусков из табличного документа

Шаг 1. Для загрузки графика отпусков в табличную часть документа нажмите Загрузить из файла.

Пользователю предоставлено 2 варианта:

• заполнение таблицы, которую пользователь может заполнить здесь же;
• загрузка из файла.

При первом варианте, после внесения данных в таблицу нажмите Далее и они перенесутся в документ.

Шаг 2. Нажмите Загрузить из файла.

Для формирования файла, пользователю нужно предварительно сохранить бланк для внесения данных об отпусках – Сохранить бланк для заполнения…

Программа 1С:КА 2 поддерживает форматы:

• *.xls и *.xlsx – книга Excel;
• *.ods – электронная таблица OpenDocuments;
• *.csv – текстовый документ с разделителем;
• *.mxl – табличный документ в формате 1С.

Заполнив данные в файле табличного документа, пользователь имеет возможность загрузить его в программу.

Шаг 3. Нажмите Загрузить из файла.

В окне обработки нажмите Загрузить таблицу из файла и укажите его.

Для продолжения нажмите Далее – данные из таблицы Excel перенесутся в документ 1С.

Шаг 4. Нажмите Записать.

В графе Фактический отпуск у каждого сотрудника появятся ссылки Оформить отпуск.

График отпусков сформирован. Рассмотрим порядок формирования документа Отпуск.

Приказ на отпуск и его начисление

Оформление отпуска в 1С:КА 2

Приказ на отпуск в 1С:КА 2 можно сформировать двумя способами:

• Из документа График отпусков.
• Из раздела Кадры – Отпуска.

Преимущество работы с Графиком отпусков в том, что, создавая документ Отпуск из графика, он заполняется данными автоматически. При вводе документа из журнала Отпуск, пользователю придется заполнить документ самостоятельно.

Нажмите в графике отпусков ссылку Оформить отпуск. Откроется заполненный документ. Расчетчику останется только рассчитать его – кнопка со стрелками Пересчитать документ.

На вкладке дополнительные отпуска, установив галочку Предоставить дополнительный отпуск можно отразить:

• оплачиваемый или неоплачиваемый учебный отпуск;
• за вредность;
• на период лечения за счет ФСС и другие.

Дни дополнительного отпуска прибавляются к основному, составляя общую продолжительность отпуска сотрудника.

На вкладке Начислено (подробно), после расчета, отразится начисление с разбивкой по периодам. В нашем примере 9 дней за период в мае – с 23.05.2020 по 31.05.2020 года и июнь – с 01.06.2020 по 20.06.2020 года.

Чтобы посмотреть данные для расчета среднего заработка нажмите кнопку «карандаш» у поля Средний заработок.

Более подробный расчет можно посмотреть в печатной форме. Если в вашей версии кнопки Печать нет, нажмите кнопку Еще и выберите печатную форму в команде Печать там.

В формах можно посмотреть подробный расчет среднего заработка и начислений.

В команде Печать так же можно распечатать Приказ о предоставлении отпуска (Т-6) и Записку – расчет о предоставлении отпуска (Т-60).

После проведения документа, в Графике отпусков у сотрудника появится отметка – Отпуск предоставлен, начисления выполнены. Напоминание в нижней части документа, изменилось – Не все отпуска отражены в кадровом учете.

Так в программе осуществляется контроль за предоставлением отпусков с помощью графика. Но данные об использовании отпусков можно посмотреть в виде отчетов. Рассмотрим, как это сделать.

Контроль остатков отпусков

В программе 1С:КА 2 использование отпусков можно проконтролировать несколькими способами:

• Из документа График отпусков;
• Из документа Отпуск;
• С помощью кадровых отчетов.

Рассмотрим эти способы.

Способ 1. Из документа График отпусков.

В документе График отпусков нажмите на гиперссылку Контроль остатков отпуска.

В открывшемся окне перейдите по гиперссылке в строке сотрудника и откроется отчет об использовании дней отпуска по данному сотруднику. В отчете видно количество накопленных за период дней отпуска, полагающихся сотруднику. В дальнейшем, при проведении документа Отпуск отразится их использование.

Способ 2. Из документа Отпуск.

В документе Отпуск, перейдите по ссылке Как сотрудник использовал отпуск.

В отчете отображаются накопленные дни отпуска и его использование в разрезе документов. В случае возврата дней отпуска – в отчете эти данные отображаются с плюсом. Например, в случае отзыва сотрудника из отпуска, его неиспользованные дни вернулись.

Способ 3. Кадровые отчеты.

Информацию о накопленных и фактических отпусках, можно получить из отчетов в разделе – Кадры – Кадровые отчеты.

Например – отчет Остатки Отпусков, показывает количество накопленных дней по периодам.

Так пользователь в программе может проконтролировать остатки отпуска и посмотреть, как учитывается их использование.

Кроме трудового отпуска, в программе 1С: Комплексная автоматизация 2 реализована возможность отразить и такой вид отпуска, как Отпуск по уходу за ребенком. Рассмотрим, как его ввести, изменить условия и отразить возврат на работу.

Отпуск по уходу за ребенком

Предоставление отпуска по уходу за ребенком и его изменение

По заявлению сотрудника, ему предоставляется Отпуск по уходу за ребенком до 3-х лет. Отпуск может быть предоставлен не только женщине, но и другим родственникам или опекунам, осуществляющим уход за ребенком.

Документ вводится в разделе Зарплата – Отпуска по уходу и возвраты из отпуска.

Шаг 1. Нажмите Создать и выберите Отпуск по уходу за ребенком.

Шаг 2. Выберите сотрудника и заполните даты предоставления отпуска. Установите галочки Выплачивать по и задайте даты в разделе настройки пособия до 1,5 лет и до 3-х лет.

Шаг 3. Укажите количество детей и, если это первый ребенок, отметьте это.

Шаг 4. Для просмотра и корректировки данных для расчета среднего заработка нажмите кнопку «карандаш».

Имеющиеся в программе данные о заработной плате заполнятся автоматически. Если данных не хватает, их можно внести вручную. Для этого переключатель устанавливается в положение Задается вручную и заполняется таблица сведений о заработке по месяцам.

Шаг 5. Нажмите Добавить справку с предыдущего места работы.

Шаг 6. Укажите страхователя, период за который предоставлена справка и внесите в таблицу сведения о заработке по расчетным периодам – Добавить.

После проведения, сведения из справки отобразятся в таблице.

Шаг 7. На вкладке Начисления установите галочку Не начислять зарплату… В случае, если сотрудник продолжит работу, например, неполный рабочий день, то галочка не ставится, и пользователь может подкорректировать начисления.

Шаг 8. На вкладке Пилотный проект ФСС занесите сведения о ребенке.

Шаг 9. Проведите документ.

При начислении зарплаты, в документе Начисление зарплаты и взносов, на вкладке Пособия отражаются суммы начисленный пособий.

В табеле у сотрудника отпуск по уходу за ребенком обозначен кодом ОЖ.

Изменение условий оплаты отпуска по уходу

Для внесения изменений в документ, вводится документ Изменение условий оплаты отпуска по уходу за ребенком.

Документ можно создать двумя способами:

• Из журнала Отпуска по уходу и возвраты из отпуска;
• На основании документа Отпуск по уходу.

Способ 1.

Укажите сотрудника и документ, в который вносятся коррективы. Внесите изменения и проведите его.

Способ 2.

Откройте первоначальный документ Отпуск по уходу и выберите документ, нажав Создать на основании.

Внесите необходимые изменения.

Этот документ применяется также в случае, если сотрудник выходит на работу на неполный рабочий день. На вкладке Начисления измените при необходимости сведения о его начислениях.

Для изменения его рабочего графика дополнительно вводится документ Кадровый перевод или Изменение графика работы списком, где сотруднику назначается новый график работы.

Пример заполнения графика с сокращенным рабочим днем.

Таким способом в программе 1С:КА 2 отражается выход сотрудника на работу на неполное рабочее время.

По окончании отпуска, в программе создается документ возврата сотрудника из него. Рассмотрим, как это сделать.

Возврат из отпуска по уходу за ребенком

Для отражения факта возврата из отпуска по уходу, вводится документ Возврат из отпуска по уходу.

Укажите сотрудника и документ Отпуск по уходу. В табличной части отображены начисления сотрудника, если они требуют изменения – установите галочку Изменить начисления и внесите изменения.

Если сотруднику надо внести еще какие-то изменения, то вводится документ Кадровый перевод. Подробнее об этом документе читайте в статье про кадровые приказы в 1С:КА 2.

В программе 1С: Комплексная автоматизация представлен еще один вид отпуска – Отпуск без сохранения зарплаты. Разберемся, когда он предоставляется и порядок его оформления.

Отпуск без сохранения зарплаты

Отпуск предоставляется только по инициативе работника. Предоставление отпуска по инициативе работодателя (например, при снижении объема продаж или производства) не допускается.

В программе 1С:КА 2 этот документ расположен в разделе Кадры – Отпуска без сохранения оплаты.

Нажмите Создать в журнале документов и заполните данные.

В документе указывается сотрудник и период отпуска.

Проведите документ.

В табеле рабочего времени отпуск без сохранения заработной платы отмечен кодом ДО.

При начислении заработной платы, неоплачиваемые дни отпуска будут исключены из начисления.

Больничный лист в 1С:КА 2

Еще одним из отклонений в рабочем времени является временная нетрудоспособность работника. Сотрудник предоставляет листок нетрудоспособности, и работодатель производит расчет больничного. Первые три дня оплачиваются за счет работодателя, последующие – за счет ФСС.

Больничный вводится в разделе Зарплата – Больничные листы.

Рассмотрим пошагово, процесс заполнения больничного и отражение его в учете.

Шаг 1. Откройте журнал Больничные листы и нажмите Создать.

Заполнить документ можно следующими способами:

• самостоятельно;
• получить из ФСС (при подключенном сервисе 1С – Отчетность);
• загрузить из файла, указав ЭБЛ полученный из ФСС.

Шаг 2. Заполните дату и номер листа нетрудоспособности, укажите ее причину.

Шаг 3. Заполните период нетрудоспособности. Если данный ЛН является продолжением другого больничного, установите галочку и укажите его. Нажмите кнопку со стрелочками – Пересчитать документ. Программа рассчитает начисление больничного.

Если сведений для расчета больничных недостаточно в базе (например, в начале работы программой), их можно внести.

Шаг 4. Нажмите кнопку в виде «карандаша» - Редактировать, возле поля Средний заработок.

Откроется таблица, куда можно внести недостающие данные. Установите переключатель в положение – Задается вручную и заполните таблицу данными.

Шаг 5. Перейдите на закладку Оплата.

Исходя из страхового стажа работника, определяется процент оплаты пособия по нетрудоспособности. Для ввода данных о страховом стаже нажмите Ввести страховой стаж.

Шаг 6. Откройте Начислено (подробно). Расчет больничного произведен с разбивкой по периодам и выделением строки – Больничный за счет работодателя и Больничный за счет ФСС.

Шаг 7. Нажмите Еще. В команде Печать доступны следующие печатные формы:

• расчет пособия к листку нетрудоспособности;
• приказ о предоставлении отпуска (Т-6)
• расчет среднего заработка;
• подробный расчет начислений.

Шаг 8. Нажмите Провести и закрыть – больничный лист создан.

В практике бухгалтера зачастую встречаются ситуации необходимости выполнить изменение в документе Отпуск. Причины этих изменений могут быть различны – от ошибки бухгалтера, до возникновения каких-либо обстоятельств:

• предоставление сотрудником листка нетрудоспособности, в период нахождения в отпуске;
• отзыв из отпуска по решению руководителя или заявлению сотрудника;
• продление отпуска.

В таких случаях, период отпуска изменяется, что влечет за собой перерасчеты.

Рассмотрим такие ситуации на примерах.

Изменение и перерасчет отпуска

Продление дней отпуска

Примеры заполнения этих документов представлены выше. Продлим дни отпуска, на период ее нетрудоспособности. Для этого нам необходимо внести изменения в документ и выполнить пересчет.

При проведении больничного при обнаружении введенного документа отсутствия, программа предупредит об этом пользователя в сообщении.

Рассмотрим, как внести изменение в документ отпуск и изменить его. Может быть два варианта развития событий:

1 вариант – исправление отпуска в том же расчетном периоде. В этом случае в текущем документе пользователь продлевает дни отпуска. Сложности в этом вопросе не возникает.

2 вариант – исправление происходит в следующем расчетном периоде. В этом случае вводится документ-исправление.

Исправление вносится в другом расчетном периоде, и чтобы продлить отпуск нажмите Исправить, в нижней части формы.

Откроется новый документ-исправление Отпуск. Установите период расчета и внесите изменения – продлите дату отпуска. Программа пересчитает документ.

На вкладке Перерасчет прошлого периода программа красным с минусом сторнирует дни отпуска и суммы начисленных отпускных.

На вкладке Начислено (подробно) произведено новое начисление с учетом исправлений.

После внесения изменений в документ, в исходном документе Отпуск появится надпись внизу – Документ исправлен и его редактирование невозможно. Чтобы открыть созданное исправление, нажмите одноименную кнопку.

В табеле сотрудника дни больничного (Б) встанут на свои даты, а отпуск продлен - О.

На практике бывают случаи не только продления дней отпуска, но и их уменьшения, например, при досрочном выходе сотрудника из отпуска. Как поступить, если отпускные уже выплачены сотруднику. Рассмотрим на примере.

Отзыв сотрудника из отпуска

Нажмите ссылку Исправить в первичном документе начисления отпуска. В открывшемся новом документе исправьте дату окончания отпуска. Нажмите кнопку с круглыми стрелочками Пересчитать документ.

На вкладке Перерасчет прошлого периода отсторнируется вся сумма начисленная в первичном документе Отпуск. На вкладке Начислено (подробно) – отразится новая сумма начислений, за период с учетом уменьшения дней.

В результате досрочного выхода сотрудника на работу, у него образовалась переплата по отпускным.

В такой ситуации, при последующем начислении зарплаты, эта сумма автоматически учтется при определении суммы к выплате.

Программа автоматически учитывает выполненные перерасчеты.

Невыходы

Бывают ситуации, когда сотрудник не вышел на работу по какой-то причине. Невыход без уважительной причины – это прогул. Но бывают и уважительные причины:

• заболел, но больничный лист еще не предоставил;
• исполнение государственных обязанностей;
• вызов в качестве свидетеля в суд по повестке;
• вынужденное отсутствие по вине работодателя.

Как правильно рассчитать зарплату, зафиксировать дни отсутствия сотрудника?

Для этого предназначен документ Невыходы. Но чтобы отражать их в учете, выполните настройку.

В разделе НСИ и администрирование – Расчет зарплаты, в настройке состава начислений и удержаний – вкладка Учет отсутствий, отметьте галочкой Прогулы и неявки.

В разделе Кадры станет доступен пункт Отсутствия (болезни, прогулы, неявки).

Отразить отсутствие можно как по отдельному сотруднику, так и списком.

Нажмите Создать и выберите нужный документ.

В документе отразите период и причину отсутствия:

• больничный;
• по невыясненной причине;
• прогул.

При вводе в дальнейшем больничного, он перекроет дни отсутствия сотрудника и встанет на его место.

Нажмите Провести и закрыть. Невыход отражен. В табеле сотрудника он обозначен НН – неоплачиваемый невыход.

Работа в праздничные и выходные дни

Отклонение от рабочего графика может выражаться не только в отсутствии сотрудника, но и в превышении рабочих дней. Например, работа в праздничный или выходной день.

Красные дни определены производственным календарем. Просмотреть его можно в разделе НСИ и администрирование – Производственные календари.

В нем отображены все праздничные дни и с учетом него, заполняются графики работы сотрудников.

При настройке графика работы сотрудника, в нем имеется отметка – Учитывать праздники.

Если сотрудник отработал в свой нерабочий день, то это отражается документом из раздела Зарплата – Работа в выходные и праздники.

Нажмите Создать в журнале и заполните документ.

• добавите даты выхода в праздничные или выходные дни – Добавить (кнопка зеленый плюс);
• укажите причину – обоснование работы;
• заполните список сотрудников – Подбор или Добавить.

Проведите документ и в кнопке Печать распечатайте формы приказа и графика работы.

Обратите внимание, чтобы галочка Время учтено была установлена. При отмене проведения документов, где есть такая галочка, она автоматически снимается при отмене проведения и при повторном проведении документа из журнала программа выдает сообщение – Время не учтено. Пользователь, не открывая документ сразу не поймет в чем дело.

В табеле сотрудника эти дни обозначены как РВ – Рабочий выходной.

Мы рассмотрели наиболее распространенные виды отклонений и их отражение в программе 1С: Комплексная автоматизация 2.