Как внедрить УТ 11 своими силами

Процесс внедрения программы может быть легким, но также и очень сложным. Все зависит от сложности и специфичности бизнес-процессов. Если бизнес процессы сложные, то без доработок системы, как правило не обходится. Все это существенно увеличивает срок внедрения системы.

Для снижения временных и денежных затрат, а также рисков, рекомендуется придерживаться методологии ведения проекта по внедрению 1С Управление торговлей 11.

Методология внедрения 1С Управление торговлей 11

Проектный подход внедрения системы включает в себя следующие этапы:

• Инициация проекта;
• Обследование бизнес-процессов компании;
• Моделирование бизнес-процессов компании;
• Доработка системы;
• Настройка системы;
• Обучение пользователей;
• Запуск в тестовую эксплуатацию;
• Перенос остатков;
• Запуск в промышленную эксплуатацию.

На рисунках изображен пример дорожной карты (этапов) внедрения системы.

Перед началом выполнения этапов выбирается и утверждается цель внедрения системы, потому что от этого может зависеть весь ход внедрения системы. Пример цели: сокращение расходов на 20% за счет сокращения количество персонала, снижение складских потерь и т. п. Для постановки более точных целей, необходимо провести расчет экономического эффекта после внедрения системы.

Инициация проекта внедрения УТ 11

На данном этапе определяется руководитель проекта внедрения системы. Руководитель проекта отвечает за коммуникации с рабочей группой и содержание проекта. Руководитель проекта может участвовать в проекте как специалист 1С.

Далее определяется рабочая группа проекта. В рабочую группу входят руководитель проекта и ключевые сотрудники автоматизируемых подразделений.

В процессе определения рабочей группы руководитель проекта разрабатывает план проекта, где указывается следующая информация:

• Этапы работ;
• Работы, которые необходимо провести;
• Результаты выполненных работ;
• Ответственные за выполнение работ;
• Сроки выполнения работ.

Далее встречается рабочая группа проекта и обсуждается план проекта. При необходимости план проекта корректируется. Результатом встречи является утвержденный план проекта.

На рисунке представлен примерный план проекта, реализованный в программе MS Excel. Рекомендую делать план проекта в программе MS Project. Программа специализируется на создании планов.

При составлении плана проекта не рекомендуется пытаться внедрить все и сразу. Например, внедрение адресного склада существенно усложнит запуск и обслуживание системы. Данный функционал можно внедрить после адаптации пользователей к новой программе.

Обследование бизнес-процессов компании

Вне зависимости от масштабов компании, в которой необходимо внедрить учетную систему, необходимо провести обследования ее бизнес-процессов.

На данном этапе письменно описываются бизнес-процессы всех подразделений компании, вне зависимости от того, что требовалось изначально автоматизировать. Потому что работа всех подразделений взаимосвязана. Для наглядности можно описать процессы графически, особенно если бизнес-процессы сложные.

На рисунке изображен пример графического оформления бизнес-процессов в нотации IDEF0.

Существуют различные виды нотаций и программных инструментов для их реализации, можно выбрать на свой вкус и цвет.

В ходе обследования руководитель проекта проводит интервью с каждым участником процесса. Список примерных вопросов для проведения интервью:

• Расскажите с чего начинается ваша работа, что вы делаете на работе?
• Расскажите всю цепочку процессов от начала и до конца
• Какие есть точки взаимодействия с другими подразделениями?
• Как Вы взаимодействуете с другими подразделениями?
• Какими отчетами пользуетесь?
• Для кого и какие отчеты готовите?
• Какие есть проблемы в текущей работе?
• Что можно улучшить в текущей работе?
• Что для Вас идеальная система учета?
• Вопросы по функционалу (Например, будет ли Вам полезен функционал резервирования товаров?)

Ответы необходимо фиксировать на бумажном или электронном носителе.

Вопросы необходимо продумать заранее. Чем грамотнее они будут составлены, тем больше информации можно получить.

После проведения интервью со всеми ключевыми сотрудниками, руководитель проекта готовит письменной отчет по проведенному обследованию. Далее весь отчет, или его части, согласуются с интервьюируемыми.

Далее руководитель проекта согласовывает отчет с руководством компании и утверждает его.

В отчете обычно указывается следующая информация:

• Общие сведения о компании;
• Описание процессов в произвольной форме по разделам учета;
• Графическая схема бизнес-процессов;
• Проблемы в текущей работе;
• Функциональные требования;
• Интервьюируемые сотрудники.

Моделирование бизнес-процессов компании

На данном этапе описанные бизнес-процессы компании накладываются на программу. Специалист заводит остатки, справочники и документы в программе, воспроизводит процессы, создавая примеры с реальными данными.

В случае возникновения функциональных разрывов (специфичные процессы, которые типовая программа не сможет автоматизировать), специалист их записывает в список функциональных разрывов.

После проведения моделирования на тестовых данных, специалист проводит демонстрацию каждому ответственному, за свой раздел учета, сотруднику. В случае необходимости, модель корректируется.

Далее специалист проводит демонстрацию модели всей рабочей группе. Модель корректируется и утверждается.

Данный этап хорош тем, что в самом начале можно узнать и понять, как будет работать программа. Риск возникновения ошибок существенно снижается, потому что здесь набиваются все основные шишки.

Доработка системы

На данном этапе происходит доработка системы под специфичные нюансы бизнес-процессов компании, либо просто для удобства. Как это происходит. Руководитель проекта, либо программист разрабатывает техническое задание на доработку системы согласно функциональным разрывам и функциональным требованиям пользователей.

В техническом задании описываются следующие моменты:

• Что необходимо разработать / доработать?
• Для чего это необходимо разработать / доработать?
• Как это должно работать?
• У кого должен быть доступ к новому функционалу?
• Какие объекты конфигурации изменяются или создаются в программе (все изменения в конфигурации рекомендуется фиксировать документально);
• Цена и сроки (Если доработка осуществляется внештатным программистом 1С).

После разработки технического задания, необходимо найти программиста 1с, если его еще нет. В наше время программиста найти не составит большого труда. Можно обратиться к официальным франчайзи 1С, либо к фрилансерам программистам.

По завершению доработок, программист должен провести презентацию работы дополнительного функционала. Обычно на данном этапе выявляются много ошибок и дополнительных хотелок.

Данный этап может выполняться после этапа моделирования и желательно завершить до этапа обучения.

Настройка системы

На самом деле, настройка системы начинается уже на этапе моделирования. Потому что основная часть настроек уже известна по результатам этапа моделирования.

Что может предстоит настроить в системе при ее внедрении (рассматриваем самый простой функционал):

• Провести общую параметризацию системы;
• Настройка организации и учетной политики;
• Настройка пользователей и прав доступа;
• Настройка видов цен продажи;
• Настройка синхронизации между УТ 11 и БП 3;
• Настройка автоматических скидок;
• Настройка торгового оборудования.

Обучение пользователей

После доработки системы необходимо разработать пользовательские инструкции для работы в системе. Инструкции могут помочь пользователем на этапе обучения, тестирования системы и в процессе работы.

Далее проводится обучение пользователей. Желательно обучать пользователей по функциональным группам (не более 4-5 человек за раз). Например, сегодня обучаются менеджеры по продажам, завтра менеджеры по закупкам и т.п.

Можно оборудовать учебный класс в переговорке или в отделе, чтобы каждый обучающийся мог повторять действия в тестовой программе, которые выполняет преподаватель.

После обучения можно провести для пользователей экзамен, чтобы понять насколько пользователи усвоили материал.

Лидеров в усвоении программы можно назначить консультантом в своем отделе. В таком случае, сотрудники будут идти с вопросами к нему. Если консультант сам не знает ответа, он может обращаться к преподавателю и потом транслировать ответ другим сотрудникам. Так сохраняется дисциплина и пресекается паника, при переходе на новую программу.

Запуск в тестовую эксплуатацию

На данном этапе пользователи должны максимально протестировать тестовую версию программы. Пользователи отлавливают все ошибки и недочеты в типовом и доработанном функционале, которые не выявились на этапе моделирования, доработки системы и обучения. Также, на этом этапе пользователи получают более углубленные знания в программе и привыкают с ней работать.

Пользователи должны буквально постараться сломать программу. Возникающие ошибки должен отрабатывать руководитель проекта или специалист по 1С.

Если сотрудников много, можно создать журнал обращений в гугл таблицах или гугл формах. Так, ни одно обращение не потеряется, и пользователи в режиме реального времени будут видеть решен их вопрос или нет.

Желательно, чтобы у пользователей был сценарий тестирования программы. Для этого руководитель проекта, либо специалист по 1С должен дать задания для тестирования программы. Например, задание для менеджера по продажам может выглядеть следующим образом:

• Запустить программу;
• Создать клиента;
• Оформить коммерческое предложение клиенту;
• Отправить коммерческое предложение по почте из 1С (на тестовую почту);
• Создать документ Заказ клиента с товарами, которые есть в наличии и отсутствуют на складе;
• Установить резерв по товару;
• Для обеспечения заказа клиента товарами, которых нет на остатке, на основании документа Заказ клиента создать документ Заказ на перемещение, либо создать задачу менеджеру по закупу, чтобы тот закупил товар под данного клиента;
• И т.п.

   

Сценарий тестирования должен соответствовать бизнес-процессам компании и утвержденной модели.

Перенос (ввод) данных в программу

Перед запуском в промышленную эксплуатацию, необходимо заполнить ее актуальными данными. Если компания уже работает, то необходимо будет заполнить следующие основные данные:

• Контрагенты (клиенты, поставщики и прочие контрагенты);
• Банковские счета контрагентов;
• Остатки по задолженностям контрагентов (Задолженность перед поставщиком, задолженность клиента, выданные и полученные авансы.);
• Номенклатура;
• Остатки номенклатуры;
• Кассы организации;
• Банковские счета организации;
• Кассы ККМ;
• Остатки по денежным средствам (В кассах организации, на банковских счетах).

Остатки принято вносить на конец предыдущего месяца относительно месяца запуска системы. Например, если дата запуска программы в промышленную эксплуатацию назначена на 1 или 10 января 2022 года, то остатки вносятся датой 31 декабря 2021 года

Здесь перечислены основные справочники и виды остатков, которых обычно достаточно при внедрении программы 1С:Управлении торговлей 11. Всего доступно внести остатки по 15 показателям.

Для перехода с программ 1С: Управление торговлей 10 или Торговля и склад 9 компания 1С выпустила обработки для переноса справочников и остатков в программу 1С: Управление торговлей 11. Обработки и инструкции перехода можно посмотреть в папке с установленной конфигурацией по следующему пути: C:\Users\ВАШ ПОЛЬЗОВАТЕЛЬ\AppData\Roaming\1C\1cv8\tmplts\1c\trade\11_4_13_281.

Загрузить начальные данные в Управление торговлей 11 можно также из бухгалтерии 3.

Запуск в промышленную эксплуатацию

Перед запуском системы руководителю проекта необходимо проследить, чтобы все было готово к запуску, иначе получится так, что, например, не будет хватать лицензий 1С.

В дату Х пользователи начинают работу в программе.

Пользователи, так же, как и на тестовой эксплуатации, могут оставлять запросы для технической поддержки.

После того, как пользователи привыкнут к работе в новой программе, можно внедрять дополнительный функционал.