Ответственное хранение в УТ 11

В данной статье рассмотрим операции, связанные с ответственным хранением в УТ 11. Стоит отметить - в данной конфигурации нет отдельных договоров или функционала, предназначенного для операций по ответственному хранению. Именно поэтому мы используем для реализации этих операций механизмы (подсистемы), которые уже существуют в конфигурации. Функционал, который мы используем – это комиссионная схема документооборота, наиболее подходящий вариант для операций ответственного хранения. Есть и другие варианты, но далее будет описано, почему эти варианты нельзя применять и почему подходит именно комиссионная схема.

Одним из вариантов будет прием товаров по ордерам, исключая финансовые документы. Это создание ордеров по заказам и размещение товаров, приятых на хранение, на складе, не нарушая при этом баланс. Но проблема в том, что нет возможности отслеживания, какой именно товар пришел от клиента.

Второй вариант – это создание в системе нового склада для товаров, принятых на хранение, и прием таких товаров обычными документами поступления. Возврат товара оформлять документами возврат товара поставщику. В этом варианте проблемой будет движение взаиморасчетов и изменение себестоимости товаров, которые находятся на балансе.

Третий, и правильный, вариант будет комиссионная схема. При приеме товара на комиссию в балансе нет искажений и за товаром закреплен комитент (тот, кто передал товар на хранение). Далее будет происходить возврат товара комитенту, это когда товар забирают с ответственного хранения. Но как же ограничить данный товар на складе таким образом, чтобы его случайно не продали? Для пользователей с профилем групп доступа, например, Менеджер по продажам, можно ограничить доступ к группе товаров, принятых на хранение, и таким образом продать их будет невозможно.

Для этого можно создать Группу доступа номенклатуры, которую можно будет указать в карточке номенклатурной позиции.

Прием товаров на ответственное хранение в УТ 11

Теперь подробней рассмотрим оформление приема товаров на ответственное хранение с помощью комиссионной схемы документооборота.

Товар будем размещать на обычном складе, назовем его к примеру Склад мебели (или выбираем существующий), на котором не применяется ордерная система документооборота.

Создаем номенклатуру, к примеру Шкаф 4-дверный.

Так же создаем и комитента (поставщика, от которого принимаем на хранение) – ООО Поставщик.

Оформляем прием товара. Раздел Закупки -> Документы закупки -> Создать – Приобретение товаров и услуг -> Прием на комиссию.

Заполняем на вкладке Основное организацию, поставщика, контрагента и склад.

На вкладке Товары заполняем табличную часть номенклатурой Шкаф 4-дверный, количество допустим 10 шт. и цену (залоговую стоимость) 1000 р. (в данном примере цена не включает НДС).

Обязательные данные указаны и теперь проводим документ.

Выдача с ответственного хранения в УТ 11

Представим, что через некоторое время ООО Поставщик забирает с ответственного хранения 4 шт товара Шкаф 4-дверный.

На основание нашего документа Приобретение товаров и услуг создаем документ Возврат товаров поставщику.

Указываем количество в табличной части 4 шт и документ проводим. Все остальное автоматически заполнено из документа поступления товаров. В результате мы вернули товар поставщику.

Теперь, например, нам необходимо посмотреть, сколько товара осталось на складе. Открываем раздел Закупки -> Отчеты по закупкам -> Остатки товаров, принятых на комиссию.

В отчете указываем нужную дату и организацию и нажимаем Сформировать.

Видим, что остаток 6 шт, так как принимали 10 шт, и вернули 4 шт.

В итоге мы применили комиссионную схему документооборота для приема товара на хранение. Такой же вариант возможен и когда мы передаем товар на хранение комиссионеру.

Спорные ситуации

Рассмотрим случай, когда одна штука товара, принятого на хранение, была испорчена на нашем складе. Стоимость товара необходимо возместить поставщику ООО Поставщик, а также списать испорченный товар, для которого указано виновное лицо (списание на финансовый результат).

Чтобы это отразить сначала переходим в раздел Склад и доставка -> Внутренние документы (все) – Создать -> Внутреннее потребление товаров -> Списание на расходы.

Указываем на вкладке Основное организацию, склад, подразделение.

На вкладке Товары выбираем нужную номенклатуру и количество. Статью списанию нужно создать.

Назовем к примеру статью Порча товаров (на виновное лицо). Тип расходов – Прочие операционные и внереализационные расходы, В регл. учете – Списать на финансовый результат и распределить по правилу, например, Пропорционально выручке. Тип аналитики расходов в нашем примере Физическое лицо, так же можно указать Контролировать заполнение аналитики, чтобы система проверяла заполнение аналитики.

Выбираем созданную статью в документе, добавляем в табличной части Аналитику – это физическое лицо, к примеру Иванов Иван Иванович и проводим документ.

Далее заполним Отчет комитенту (принципалу). Это раздел Закупки -> Отчеты комитентам (принципалам) – Закладка Распоряжения к оформлению, далее выбираем наш отчет и нажимаем Оформить отчет комитенту. На вкладке Товары нужно указать в табличной части Цену комитента и проводим документ.

Снова сформируем отчет Остатки товаров, принятых на комиссию и видим уменьшение количества товара на одну штуку.

Выставление акта за услуги ответхранения в УТ 11

Далее нужно выставить акт выполненых работ за хранение товара поставщику. Это можно сделать, выбрав один из докуменов: Реализация товаров и услуг, Акт выполненных работ, Реализация услуг и прочих активов. Если в организации деятельность по ответственному хранению является основной, тогда выбираем первые два варианта, если это дополнительная деятельность – выбираем последний документ из трех. Создадим для примера новый документ Реализация услуг и прочих активов (в разделе Финансовый результат и контроллинг). Выбираем на вкладке Основное поставщика (в карточке поставщика должно быть указано что он является поставщиком и клиентом),организацию. Соглашение можно создать новое или выбрать существующее.

На вкладке Выручка (доход) заполняем содержание, например Ответственное хранение, количество, цену, ставку НДС.

В столбце Статья доходов добавляем новую статью (например Услуги ответственного хранения) и выбираем ее в табличной части документа, аналитика в табличной части к примеру Склад.

Проводим документ, и в результате будет зафиксирована выручка по услугам ответственного хранения.